Dalam kegiatan bisnis apa pun, pasti membutuhkan dokumentasi atau pengarsipan. Dokumen tersebut nantinya akan berguna untuk membuat laporan, baik itu laporan penjualan, keuangan, dan perkembangan perusahaan yang didirikan.
Dokumen tersebut bernama surat tanda terima barang. Nah, ini dia beberapa contoh surat tanda terima barang dan pengertiannya yang harus kamu ketahui!
Surat tanda terima barang adalah dokumen yang berisi informasi lengkap tentang barang yang dijadikan objek transaksi, termasuk nama pengirim dan penerima.
Tak hanya itu, surat ini menjadi bukti bahwa suatu barang yang dipesan oleh pelanggan sudah dikirim oleh penjual. Surat ini juga dapat digunakan oleh organisasi sosial sebagai laporan pertanggungjawaban kepada tiap donatur.
Surat tanda terima barang ini berfungsi untuk perusahaan agar bisa mengetahui progres dan proses pengiriman setiap barang kepada pelanggan, hingga memastikan apakah barang sudah dikirim dalam keadaan baik atau tidak.
Tak hanya itu, surat ini juga bisa jadi acuan apakah perusahaan atau bisnis yang didirikan berkembang atau tidak. Dengan demikian, di dalam surat ini, harus memuat detail barang yang diserahkan, waktu penyerahan barang, dan tanda tangan dari pihak pengirim dan penjual.
1. Judul
Judul surat tanda terima barang penting untuk ditulis karena akan mempermudahmu dalam pengarsipan atau pencarian bukti pernah membeli sebuah barang.
2. Tanggal penerimaan
Tanggal penerimaan tentu sangat penting. Bagian ini memperjelas kapan barang, uang, atau dokumen yang diserahkan. Tak hanya itu, hal ini sebagai bukti apakah penyerahan barang tepat waktu atau tidak.
3. Keterangan barang
Pada surat tanda terima, keterangan ini ditujukan untuk menjelaskan jenis dan jumlah barang yang dikirimkan. Jika berbentuk uang, maka ditulis dengan jumlah nominal angka dan terbilang.
4. Tanda tangan penerima dan pengirim uang
Bagian ini adalah paling penting, karena tanda tangan menjadi bukti sakral sah atau tidaknya sebuah surat tanda terima ini oleh kedua belah pihak.
Contoh surat tanda terima barang oleh perusahaan di atas, berkaitan dengan jumlah uang yang diterima PT Tiokindo Electrik. Keterangan yang tertulis pun harus jelas agar memudahkan penerima mengecek kembali faktur pembayaran yang berkaitan dengan PT Menara Asia Global.
Dalam surat di atas, terdapat penerimaan barang dari Rumah Sakit Gigi dan Mulut Pendidikan berupa Intraoral Camera sebanyak dua set untuk keperluan di Klinik Ilmu Penyakit Mulut Universitas Airlangga.
Tak hanya berupa barang pakai, surat tanda terima juga bisa dipakai sebagai bukti penyerahan atau penerimaan sebuah dokumen penting, lho!
Dari contoh surat di atas, dapat kita lihat adanya pengiriman benih jagung sebanyak enam jenis varietas oleh Hidayatul Fitriya. Informasi terkait koperasinya pun jelas, sehingga jika barang yang diterima pelanggan tak sesuai, pelanggan bisa langsung menghubungi koperasi tersebut.
Jika kalian mengirim barang atau membeli di marketplace, pasti akan mendapat nomor resi pengiriman dari sebuah ekspedisi, bukan? Nah, nomor resi itu juga termasuk ke dalam surat tanda terima barang, lho!
Itu dia 5 contoh surat tanda terima barang dan pengertiannya. Ketika kamu sedang memulai sebuah bisnis, jangan lupakan dokumen penting ini dan simpan baik-baik, ya!