9 Contoh Surat Undangan Rapat Resmi untuk Berbagai Keperluan, Lengkap

Sebelum mulai membuatnya, ada baiknya untuk memperhatikan susunan atau bagian-bagian surat undangan rapat. Mirip dengan surat resmi pada umumnya, kamu bisa mengikuti poin-poin berikut:

1. Kop surat harus selalu tercantum di dalam surat resmi yang menjelaskan secara singkat identitas perusahaan, instansi, atau organisasi. Kop surat setidaknya harus berisi logo dan nama instansi, alamat, kontak telepon dan e-mail.
2. Nama kota dan tanggal surat tertulis di bagian atas kanan setelah kop surat
3. Nomor surat yang dikeluarkan perusahaan atau instansi ini berguna sebagai arsip dalam pembuatan surat resmi. Penulisannya berada di sisi kiri surat
4. Lampiran ditujukan agar penerima mengetahui ada atau tidaknya surat yang turut dilampirkan sebagai keterangan lanjutan
5. Perihal berfungsi untuk mempermudah penerima mengetahui intisari topik yang akan dibahas pada rapat
6. Pihak yang dituju menerangkan nama lengkap atau jabatan pihak penerima surat yang akan berpartisipasi dalam rapat, tuliskan pula alamat singkatnya
7. Salam pembuka untuk mengawali surat bisa ditulis menggunakan sapaan “Dengan hormat”, “Assalamualaikum”, “Salam hangat”, dan lain sebagainya.
8. Isi surat merupakan bagian terpenting dari surat undangan rapat. Isi surat menerangkan pokok bahasan, maksud dan tujuan dibuatnya undangan rapat, waktu dan tempat rapat akan berlangsung, dan beberapa hal yang harus dipersiapkan atau dibawa sata rapat.
9. Salam penutup juga menjadi bagian wajib dari surat undangan rapat. Selain menyampaikan terima kasih, kamu bisa tuliskan pula harapan agar tamu undangan dapat hadir sesuai waktu yang ditentukan.
10. Keterangan pengirim surat ini merupakan bagian akhir dari surat undangan rapat. Bagian penutup ini memuat jabatan, tanda tangan, cap stempel, dan nama lengkap pengirim.

Cukup mudah dimengerti, bukan? Kalau kamu masih belum punya gambaran seperti apa formatnya, berikut contoh surat undangan rapat untuk berbagai kebutuhan.

Selain rapat awal tahun, kita juga mengenal rapat evaluasi kinerja akhir tahun. Rapat ini ditujukan untuk memaparkan laporan kinerja dari masing-masing divisi maupun pegawai secara individu terkait kegiatan-kegiatan yang telah diadakan selama satu tahun.

Lantaran pertemuan tersebut bersifat resmi dan formal, maka diperlukan surat undangan rapat yang dikirim beberapa hari sebelumnya. Dengan begitu, peserta rapat pun dapat mempersiapkan materi dan keperluan yang harus dibawa saat rapat.

Kamu pasti pernah menerima surat undangan rapat satu ini ketika duduk di bangku SD hingga SMA, ya. Dalam satu tahun, pihak sekolah beberapa kali mengadakan pertemuan dengan orangtua atau wali siswa.

Tidak bisa dimungkiri memang ada hal-hal yang perlu diketahui oleh orangtua siswa seperti kebijakan biaya sekolah. Selain itu, surat undangan rapat pertemuan ini juga dilayangkan menjelang acara penerimaan rapor dan pelepasan siswa tahun ketiga.

RT/RW di lingkungan tempat tinggalmu biasanya mengadakan rapat saat hendak menyelenggarakan kegiatan penting. Seperti misal peringatan Hari Kemerdekaan 17 Agustus atau kebijakan iuran bulanan.

Perangkat RT/RW pun memberitahukan lewat surat undangan rapat ini kepada seluruh warga atau pihak-pihak yang akan terlibat dalam acara. Selain itu, surat ini juga kerap dilayangkan jika hendak membahas kemajuan lingkungan RT/RW.

Surat undangan rapat satu ini juga kerap dikeluarkan saat desa atau keluarkan hendak mengadakan suatu acara penting. Seperti rapat perencanaan anggaran tahunan hingga sosialisasi kesehatan dari Puskesmas.

Surat ini tidak hanya ditujukan kepada perangkat internal desa, namun juga bisa ditujukan kepada warga maupun instansi lain. Jangan sampai absen kalau kamu dapat undangan satu ini, ya.

Tidak hanya perusahaan bisnis, akhir tahun juga menjadi waktu yang cukup padat bagi organisasi kampus, nih. Ada berbagai rapat yang diselenggarakan, salah satunya rapat laporan pertanggungjawaban akhir tahun.

Rapat ini dikoordinasi oleh Senat Mahasiswa. Tujuannya yakni memaparkan program kerja yang telah diselenggarakan dan bagaimana penyerapan dananya.

Guna mencapai kemajuan, tidak jarang perusahaan memilih jalan tempuh melalui bekerja kerja sama dengan perusahaan lain (outsourcing). Pertimbangan tersebut dipilih selain agar pekerjaan lebih terfokus, juga menekan biaya produksi.

Karena bentuk kerja samanya bersifat resmi, terkadang dibutuhkan pula surat undangan rapat saat hendak membahas suatu isu. Nah, contoh surat undangan rapat bisnis ini dapat menjadi referensi kamu.

Setiap perusahaan, instansi, dan organisasi atau lembaga pasti mempunyai agenda rapat musyawarah kerja. Hal-hal penting seperti penetapan program kerja selama satu tahun beserta timeline kegiatannya dibahas pada rapat tersebut.

Karena merupakan agenda formal, maka dibutuhkan surat undangan resmi pula yang ditujukan kepada peserta rapat. Kamu bisa mencantumkan keterangan tambahan pada isi surat seperti hal-hal yang harus dibawa saat rapat.

Melibatkan banyak pihak dari berbagai kalangan, rapat koorinasi bertujuan untuk membentuk satu tujuan dan misi agar dapat dicapai bersama. Kamu bisa menyampaikan aspirasi yang membangun saat mengikuti rapat koordinasi pula.

Oleh karena itu, melihat urgensinya, pihak penyelenggara pun mengeluarkan surat undangan rapat koordinasi jauh-jauh hari sebelum acara dimulai. Tentu agar peserta rapat dapat mempersiapkan kebutuhan yang harus dibawa, serta mempelajari materi rapatnya.

Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) ini lazim diselenggarakan oleh instansi pendidikan, pemerintahan, dan hukum. Dalam rapat ini dibahas masalah-masalah dan evaluasi terkait sistem manajemen mutu agar kedepan dapat berjalan kian efektif.

Karena rapat ini memuat agenda yang sangat penting, maka peserta rapat perlu diberitahu jauh-jauh hari melalui surat undangan rapat tinjauan manajemen. Tentu agar peserta rapat dapat menyusun serta mempelajari materi yang harus dipresentasikan.

Itulah 9 contoh surat undangan rapat resmi untuk berbagai keperluan yang bisa kamu jadikan referensi. Demi kelancaran rapat, pastikan perihal, waktu dan tempat repat telah dipersiapkan dengan matang, ya.

Penulis: Langgeng Irma Salugiasih