5 Kesalahan saat Kirim Email Kerja, Bikin Kesan Kurang Profesional

Subjek email itu ibarat pintu pertama yang dilihat penerima sebelum membuka isinya. Kalau kamu mengirim email tanpa subjek, apalagi isinya penting, kemungkinan besar emailmu bakal diabaikan atau bahkan dianggap spam.

Selain itu, banyak orang juga bikin subjek yang terlalu umum atau gak menggambarkan isi email. Misalnya cuma nulis 'Permohonan' atau 'Laporan'. Padahal, subjek sebaiknya ringkas tapi spesifik, seperti 'Permohonan Cuti 12-15 Mei' atau 'Laporan Keuangan Q1 2025'. Dengan subjek jelas, penerima lebih mudah memprioritaskan emailmu.

Sering ngetik email buru-buru terus langsung klik 'Send'? Hati-hati, kebiasaan ini bisa bikin kamu lupa memeriksa ejaan, nama penerima, atau bahkan lampiran penting. Kesalahan kecil kayak typo, salah tulis nama, atau lupa melampirkan dokumen bisa bikin penerima ilfeel dan menganggap kamu kurang teliti.

Biasakan cek ulang emailmu sebelum dikirim. Pastikan isi, nada bicara, ejaan, dan semua lampiran sudah sesuai. Jangan sampai kamu harus kirim email kedua hanya untuk bilang, 'Maaf, lupa melampirkan file tadi.'

Email kerja idealnya singkat, padat, dan jelas. Kalau kamu menulis email terlalu panjang, bertele-tele, atau malah banyak basa-basi, penerima bisa malas membaca. Akhirnya pesan utamamu malah gak sampai atau terlewat.

Gunakan bahasa formal tapi tetap ramah. Tulis di paragraf pertama tujuanmu mengirim email, lalu lanjutkan dengan penjelasan seperlunya. Kalau ada poin penting, kamu bisa pakai bullet atau numbering supaya lebih mudah dibaca.

Meskipun sudah akrab dengan penerima, email kerja tetap butuh salam pembuka dan penutup yang sopan. Banyak orang lupa menulis 'Halo', 'Selamat pagi', atau 'Salam hormat' hanya karena merasa sudah kenal dekat.

Penutup seperti 'Terima kasih', 'Salam hangat', atau 'Salam hormat' tetap perlu ditulis agar emailmu terkesan profesional. Hindari juga pakai emotikon, singkatan gaul, atau tanda baca berlebihan yang bikin emailmu terlihat gak formal.

Pernah menerima email yang gak ada hubungannya sama sekali dengan tugasmu? Nah, jangan sampai kamu juga melakukan hal ini. Banyak orang asal cc atau bcc semua orang tanpa mempertimbangkan siapa yang benar-benar perlu menerima email tersebut.

Kebiasaan ini bikin inbox orang lain penuh dengan email gak penting. Lebih baik filter penerima sesuai kebutuhan. Kalau perlu, jelaskan di badan email kenapa mereka menerima email itu, supaya gak ada yang bingung.

Mengirim email kerja itu bukan sekadar soal teknis, tapi juga mencerminkan profesionalisme dan kemampuan komunikasi kamu. Kesalahan kecil seperti subjek gak jelas, lupa lampiran, atau nada email yang terlalu santai bisa bikin reputasimu turun di mata atasan dan rekan kerja.

Mulai sekarang, biasakan lebih teliti dan sopan dalam menulis email. Pastikan setiap emailmu singkat, jelas, dan sesuai etika profesional. Dengan begitu, pesanmu lebih mudah diterima, kamu pun terlihat lebih profesional di dunia kerja!