5 Panduan untukmu yang Ingin Berkarier Sebagai Event Planner

Dilansir dari laman Glints, event planner merupakan sebuah pekerjaan yang berfokus pada perencanaan sebuah program atau acara. Mulai dari membuat jadwal, menghitung keperluan acara, hingga memantau setiap rincian agar sesuai dengan keinginan klien.

Karena pekerjaan ini bisa dikerjakan secara tim atau pun individu, tentu banyak jenis acara yang bisa mereka kerjakan. Dimulai dari konferensi, meeting, konvensi, pameran dagang, hingga penyelenggaraan konser, acara pendidikan, program asosiasi medis ataupun religius. Terpenting, kamu mampu mengubah impian atau keinginan klien menjadi kenyataan. 

Bekerja untuk menyukseskan sebuah acara, tentu terdapat banyak tugas dan tanggung jawab yang akan dikerjakan oleh seorang event planner. Seperti deretan tugas yang dilansir dari laman LiveAbout di bawah ini:

• Bertemu dan berkomunikasi dengan klien mengenai konsep dan latar belakang acara mereka;
• Merencanakan kebutuhan acara, mulai dari lokasi event, katering, hingga pernik-pernik terkecil sebuah acara;
• Bekerja dengan vendor untuk melakukan penawaran dan menentukan harga yang paling sesuai dengan anggaran;
• Mengawasi kegiatan untuk memastikan apakah acara berjalan sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah ditetapkan;
• Serta, meninjau tagihan, invoice, dan pengeluaran lainnya untuk menghindari anggaran yang membengkak.

Dilansir dari laman Sched, event planner dan event coordinator memiliki tujuan kerja yang sama yaitu menciptakan sebuah acara agar sesuai dengan tujuan dan ekspektasi klien. Namun, dua pekerjaan ini memiliki perbedaan dari segi tugas dan tanggung jawab.

Yang mana, event planner bertanggung jawab dalam perencanaan konsep dan menyiapkan kebutuhan-kebutuhan sebuah acara. Mulai dari membuat jadwal, menghitung keperluan acara, hingga memantau setiap rincian agar sesuai dengan keinginan klien. Sedangkan, event coordinator bertugas untuk memastikan bahwa semua tahap acara dapat berjalan sesuai rencana. Lebih sederhananya, mereka hanya bertugas dalam mengeksekusi perencanaan yang telah dibuat oleh event planner.

Untuk mengerjakan deretan tugas dan tanggung jawabnya tersebut, seorang event planner harus memiliki skill kerja seperti di bawah ini :

1. Komunikasi

Seorang event planner akan selalu bekerja sama dengan banyak orang di setiap pekerjaannya. Dimulai saat berbicara tentang konsep acara bersama klien, bekerja sama dengan vendor, hingga melakukan pengawasan kegiatan yang dieksekusi oleh event coordinator. Semua kegiatan tersebut membutuhkan kemampuan komunikasi yang baik, bukan?

Menurut laman Glints, tak hanya komunikasi verbal, seorang event planner juga perlu menguasai komunikasi tulisan yang baik. Komunikasi tulisan yang mumpuni akan membantu mereka dalam pengurusan sponsor merek hingga vendor.

2. Problem solving

Meski sudah ditata dan direncanakan dengan baik, bukan berarti sebuah acara akan terhindar dari segala hambatan. Mulai dari sponsor merek yang memiliki masalah, tidak dapatnya perizinan venue, hingga susahnya berkoordinasi dengan klien. Semua masalah tersebut harus diselesaikan dengan baik agar acara yang dikoordiniasikan dapat berjalan dengan lancar.

Disiniliah seorang event planner dituntut untuk dapat berpikir tenang dan membuat keputusan yang solutif. Agar hal yang tak terduga muncul kembali, orang dengan profesi ini juga harus tetap teliti dan berorientasi pada detail.

3. Kreatif

Setiap klien tentu menginginkan acara yang mereka laksanakan berjalan dengan baik. Bahkan, tak jarang juga mereka menginginkan konsep yang berbeda dari acara yang pernah dilaksanakan sebelumnya. Di sinilah kreativitas seorang event planner diuji. Mulai dari bagaimana mereka merencanakan acara, menciptakan acara yang unik sekaligus edukatif, hingga memutuskan komponen-komponen pendukung acara yang dibutuhkan.

4. Multitasking

Terakhir adalah multitasking, sederhananya event planner harus sukses mengorganisasikan pekerjaan dengan rapi. Di saat bersamaan, orang dengan profesi ini akan mengerjakan banyak pekerjaan, masing-masing pekerjaan tersebut tidak boleh menumpuk dan harus dikerjakan secepatnya. 

Kemampuan ini bisa diasah dengan secara berkala. Terutama bagi kamu yang sebelumnya memilih pendidikan di bidang yang sesuai. Kamu tinggal memperbanyak pengalaman dengan mengikuti pekerjaan event planner di industri event organizing.

Setelah mengetahui tanggung jawab, kemampuan yang dibutuhkan, serta perbedaan kerjanya dengan event coordinator. Sedikit banyaknya tentu kamu akan tertarik memulai bisnis event planning ke depannya. Sebelum memulainya, alangkah lebih baik kamu memperhatikan tahap-tahap yang diperlukan.

Dimulai dengan mengumpulkan pengalaman yang relevan. Kamu bisa lebih dahulu bekerja di industri event organizing hingga ilmu dan pengalaman kamu mencukupi untuk mendirikan bisnis sendiri. Seperti dengan mengetahui cara memahami tren, menentukan kisaran harga, target pasar, serta preferensi klien. Kemudian, pastikan visi dan misimu dalam memulai bisnis ini. Dimulai dari seperti apa cakupan layananmu, apa perbedaanmu dengan kompetitor, serta pengalaman apa yang kamu tawarkan.

Sambil mengumpulkan pengalaman, jangan lupa untuk mengembangkan koneksi dengan para klien, vendor, florist, fotografer, bahkan organizer. Pastikan koneksi yang kamu miliki bisa menjadi sumber daya yang dapat membantu proses operasionalmu nantinya berjalan dengan baik. 

Terlihat mudah, namun percayalah pekerjaan ini akan berhasil dilakukan oleh orang-orang yang mau belajar dan punya semangat tinggi. Seperti dengan selalu menambah ilmu dan pengalaman lewat pendidikan dan bekerja di industri event organizing. Kamu salah satunya?