Tips Menulis Email Permintaan Magang, Efektif dan Profesional!

Subjek email adalah hal pertama yang dilihat penerima, jadi pastikan kamu membuatnya ringkas namun informatif. Hindari menggunakan kata-kata umum seperti “Permisi” atau “Halo” yang tidak memberikan gambaran jelas. Sebaliknya, cobalah menulis subjek yang langsung menunjukkan maksud, seperti: “Permohonan Magang – Mahasiswa [Nama Universitas]” atau “Ketertarikan Magang di [Nama Perusahaan] – [Nama Kamu]”.

Subjek seperti ini akan memudahkan penerima untuk mengategorikan dan memahami isi email bahkan sebelum membukanya. Format yang rapi dan profesional bisa langsung mencerminkan tingkat keseriusan serta perhatianmu terhadap detail sejak awal.

Mengawali email dengan salam yang sesuai menunjukkan etika dan profesionalisme. Sapaan seperti “Yth. Bapak/Ibu [Nama Belakang]” atau “Yth. Prof. [Nama]” adalah bentuk penghormatan yang umum diterima di dunia akademik dan profesional. Jika kamu tidak mengetahui gelar atau jenis kelamin penerima, sebaiknya gunakan “Yth. [Nama Lengkap]” untuk menghindari kesalahan.

Hindari sapaan yang terlalu santai seperti “Hai” atau “Bro/Sis” karena itu terkesan tidak serius. Penempatan salam yang tepat juga mencerminkan seberapa teliti kamu melakukan riset terhadap orang yang kamu hubungi. Ini adalah langkah kecil namun penting dalam membangun komunikasi yang baik.

Setelah salam, langsung perkenalkan dirimu dengan ringkas tapi informatif. Sebutkan nama, asal kampus, jurusan, serta semester atau tingkat studi saat ini. Jika kamu memiliki hubungan atau koneksi dengan si penerima seperti alumni, kenalan keluarga, atau pernah bertemu dalam acara, jelaskan secara singkat.

Hal ini membantu kepercayaan dan meningkatkan kemungkinan mereka untuk membalas. Semakin cepat dan jelas kamu memperkenalkan diri, semakin mudah bagi penerima untuk memahami konteks permintaanmu.

Bagian ini penting untuk menunjukkan bahwa kamu tidak mengirim email secara massal. Tunjukkan bahwa kamu telah melakukan riset kecil tentang perusahaan, proyek, atau individu yang kamu hubungi.

"Dengan menunjukkan bahwa kamu telah meluangkan waktu untuk melakukan riset, kamu memberi tahu mereka bahwa kamu serius dengan posisi ini," jelas Goldie Chan, seorang ahli personal branding, dilansir Forbes.

Nyatakan apa yang membuatmu tertarik, baik itu budaya perusahaan, misi organisasi, atau bidang keahliannya. Hindari pernyataan umum seperti “Saya ingin menambah pengalaman kerja,” tanpa menyebut konteksnya. Ketulusan dan spesifiknya minat bisa jadi faktor pembeda dari pelamar lain.

Jangan hanya meminta kesempatan, tapi tunjukkan apa yang bisa kamu kontribusikan. Jelaskan keahlian, pengalaman, atau pelatihan yang relevan dengan posisi atau bidang yang kamu minati. Misalnya, jika kamu melamar untuk magang riset, sebutkan proyek kampus atau pelatihan lab yang pernah kamu ikuti.

"Tulis secara rinci tentang latar belakang akademis, prestasi, dan kegiatan ekstrakurikuler. Jelaskan bagaimana pengalaman dan keterampilan kamu sejalan dengan posisi yang ditawarkan, berikan contoh spesifik untuk menunjukkan kemampuan kamu," jelas Goldie Chan.

Jika belum punya pengalaman kerja formal, kamu bisa menyebutkan keterlibatan dalam organisasi, kepanitiaan, atau proyek akademik. Tambahkan juga soft skill seperti kemampuan komunikasi, problem-solving, atau kerja tim jika relevan. Menonjolkan nilai tambahmu akan membuat penerima email mempertimbangkanmu lebih serius.

Akhiri isi email dengan menyampaikan maksud secara langsung, tanpa berputar-putar. Jelaskan bahwa kamu berharap bisa mendapatkan kesempatan magang, atau ingin berdiskusi lebih lanjut mengenai peluang di perusahaan mereka. Hindari kalimat yang terlalu pasif seperti “Mohon pertimbangannya saja,” karena bisa membingungkan.

Sebaliknya, coba ungkapkan: “Saya sangat berharap dapat berdiskusi lebih lanjut mengenai kemungkinan magang di departemen.” Tambahkan kalimat ajakan atau harapan untuk wawancara atau pertemuan singkat. Kalimat penutup yang jelas akan memudahkan penerima untuk merespons sesuai harapanmu.

Ketika mengirim email permintaan magang, jangan lupa untuk menyertakan CV versi terbaru sebagai lampiran. CV adalah gambaran ringkas dari pengalaman, pendidikan, dan keterampilan yang kamu miliki, sehingga penting untuk memastikan informasi di dalamnya benar-benar relevan dan terkini.

Jika kamu melamar ke posisi tertentu yang tercantum secara spesifik di situs atau pengumuman, sangat disarankan juga untuk melampirkan surat lamaran yang telah disesuaikan dengan posisi tersebut. Surat lamaran yang ditulis secara personal akan menunjukkan bahwa kamu serius dan telah memahami peran serta nilai-nilai perusahaan.

Kedua dokumen ini berfungsi untuk memperkuat kesan profesionalisme dalam email yang kamu kirim. Pastikan file yang dilampirkan memiliki nama file yang rapi dan jelas agar mudah dikenali oleh penerima.

Penutup email yang sopan mencerminkan etika dan penghargaan terhadap waktu penerima. Gunakan kalimat apresiasi seperti "Terima kasih atas perhatian dan waktunya" atau "Saya menghargai pertimbangannya." Kamu juga perlu menghindari penutup yang terkesan memaksa atau terlalu santai, karena ini adalah komunikasi profesional.

Setelah kalimat penutup, akhiri email dengan salam penutup formal seperti “Hormat saya,” diikuti dengan nama lengkapmu. Format ini menunjukkan bahwa kamu tahu bagaimana berkomunikasi secara profesional dan juga membangun kesan yang baik.

"Gunakan paragraf penutup untuk menegaskan kembali antusiasme kamu terhadap kesempatan magang, sekaligus menunjukkan keinginan tulus untuk memberikan kontribusi nyata bagi perusahaan," jelas Goldie Chan.

Satu kesalahan ketik atau tata bahasa bisa membuat emailmu tampak tergesa-gesa atau kurang perhatian terhadap detail sesuatu yang bisa merugikan kesan profesional yang ingin kamu bangun. Luangkan waktu untuk membaca ulang email dengan cermat sebelum mengirimnya.

Periksa tanda baca, ejaan nama, gelar, dan format paragraf. Jika perlu, minta bantuan teman atau dosen untuk memeriksa email tersebut. Alat bantu pengecekan tata bahasa seperti Grammarly atau Typoonline juga sangat berguna. Email yang bersih dari kesalahan akan membantu penerima fokus pada isi dan niat baikmu tanpa terganggu oleh kekeliruan teknis.

Alamat email adalah hal pertama yang dilihat penerima, jadi pastikan untuk menggunakan alamat yang profesional. Idealnya, gunakan format yang mencantumkan nama asli seperti namadepan.namabelakang@email.com. Hindari alamat yang terlalu kasual, alay, atau tidak relevan karena itu bisa membuat emailmu tidak dianggap serius.

Jika nama yang kamu inginkan sudah digunakan, kamu bisa menambahkan angka kecil atau inisial, selama masih terlihat rapi dan profesional. Menggunakan alamat email yang tepat adalah langkah kecil tapi sangat penting dalam membangun kredibilitas sejak awal komunikasi.

Dengan mengikuti tips-tips di atas, kamu dapat menulis email permintaan magang yang tidak hanya efektif tetapi juga mencerminkan profesionalisme kamu. Ingat, email adalah salah satu cara pertama kamu untuk membuat kesan, jadi pastikan setiap kata yang kamu pilih mewakili keinginan untuk belajar dan berkontribusi.