5 Contoh Surat Konfirmasi Pesanan, Penting untuk Pengarsipan

Surat konfirmasi pesanan merupakan dokumen balasan penting terhadap surat pesanan barang yang dikirim oleh pembeli atau penjual. Surat ini jadi salah satu dokumen penting dalam pengarsipan.

Informasi penting yang tercantum dalam surat pesanan terdiri dari identitas pembeli, nama dan jenis barang, serta jumlah barang yang dipesan. Dengan begitu, surat konfirmasi pesanan akan tercantum identitas penjual dan ketersediaan barang yang dipesan pembeli.

Adapun manfaat yang bisa didapatkan oleh sebuah perusahaan dengan adanya surat konfirmasi pesanan, yaitu:

1. Sebagai tolak ukur minat konsumen terhadap suatu barang. Semakin banyak dipesan, maka semakin diminati pula barang tersebut.

2. Sebagai acuan untuk menentukan besar kecilnya nominal pembayaran suatu barang.

3. Sebagai acuan untuk membayar dan mengirimkan barang kepada pembeli.

4. Menjadi pengukur kemajuan suatu perusahaan, baik itu dari sisi penjual maupun pembeli.

Faktanya, surat konfrimasi pesanan termasuk kategori surat resmi, sehingga ada bagian-bagian penting dalam surat ini yang harus diperhatikan:

• Kepala surat. Dikenal sebagai kop surat yang mencantumkan identitas perusahaan, termasuk nama, logo, alamat, dan kontak.
• Kota dan tanggal. Kota dan tanggal surat perlu ditulis agar memudahkan alur kronologis surat tersebut.
• Nomor surat. Penomoran surat tergantung masing-masing perusahaan. Bagian ini sangat penting agar memudahkan kegiatan pengarsipan.
• Perihal. Bagian ini menerangkan secara singkat terkait isi dari surat yang diterbitkan.
• Lampiran. Bersifat opsional, memuat jumlah lembar surat yang dilampirkan.
• Tujuan. Pada bagian ini, penting untuk mencantumkan nama dan alamat calon pembeli.
• Salam pembuka. Pada bagian ini, bisa menuliskan salam pembuka yang biasa digunakan dalam surat resmi.
• Isi surat. Dalam isi surat ini, wajib mencantumkan nama dan variasi barang, metode pembayaran, dan jasa pengiriman yang bisa digunakan.
• Salam penutup. Pada bagian penutup, bisa ditulis ucapan terima kasih dan harapan supaya transaksi yang dilakukan berjalan lancar.
• Nama dan tanda tangan. Terakhir, surat ditutup dengan tanda tangan pemimpin atau staf yang bertanggung jawab.

Dalam contoh surat di atas, ada konfirmasi mengenai barang pembeli mengalami keterlambatan dalam pengiriman.

Jika kamu perhatikan, pada surat tersebut terdapat nomor dan tanggal surat. Sesuai dengan penjelasan di atas, adanya nomor dan tanggal surat bisa mempermudah penjual untuk mengecek ulang terkait pesanan yang dibeli oleh pembeli.

Dalam surat konfirmasi pesanan di atas, bisa kamu lihat susunan yang rapi, dari kop atau kepala surat, nama dan jenis pesanan, hingga tanda tangan PT Boga Makmur Gracia. Namun, tak ada nominal harga per barangnya, hanya total bayar yang harus oleh pembeli.

Jika contoh surat konfirmasi sebelumnya tidak memberikan detail terkait harga per barang, dalam surat ini terdapat nama barang, jumlah, dan juga harga tiap-tiap barang yang dipesan.

Contoh surat konfirmasi di atas ditujukan kepada PT Mercu Mahana dari PT Tiger Wood. Dalam surat tersebut, dijelaskan oleh pihak pengirim adanya beberapa barang yang stoknya habis dan akan mengalami keterlambatan atas barang tersebut.

Contoh surat di atas ditujukan kepada PT Social Bella Indonesia yang memesan 2 jenis barang kepada PT BNA Beauty, lengkap dengan cara pembayaran yang harus dilakukan.

Nah, itu dia 5 contoh surat konfirmasi barang yang bermacam-macam. Semoga bermanfaat!