7 Tips Mengatur Resepsi dengan Banyak Tamu, Jamnya Jangan Bareng

Makin banyak jumlah tamu, makin sulit pengaturannya kalau semuanya datang di jam yang sama. Misalnya, jumlah undangan mencapai lebih dari seribu. Bila mereka datang berdua dengan pasangan saja, artinya ada dua ribu orang di satu waktu.

Belum lagi jika satu orang mengajak 2 atau 3 orang. Seperti satu pasangan dan dua anak. Total menjadi empat ribu orang tumpah di satu tempat. Membagi gelombang tamu di jam yang berbeda-beda adalah langkah paling tepat. Konsekuensinya tentu biaya gedung berlipat.

Lantaran pertimbangan biaya sewa gedung yang menjadi sekian kalinya, kamu dan keluarga mungkin keberatan membedakan jam undangan. Kalian juga ingin acara lekas selesai. Dengan jam undangan yang sama, resepsi paling hanya dua jam.

Boleh saja jam undangan dibuat sama. Akan tetapi, gedungnya harus betul-betul luas. Ini krusial untuk mencegah orang-orang berdesakan bahkan kekurangan oksigen. Selain ukuran gedung, sebaiknya pintunya pun lebih dari satu.

Kalau pintu hanya satu dan menjadi jalan tamu masuk serta keluar, antrean bakal luar biasa. Nanti terjadi saling dorong bahkan saling injak. Adakah gedung dengan kriteria seperti ini di kotamu?

Tamu yang amat banyak wajib diimbangi dengan petugas di lapangan. Tidak efektif untuk sekadar memasang petunjuk tertulis seperti di mana mereka harus memarkirkan kendaraan. Bahkan mulai dari gerbang gedung dan area parkir kudu telah ada petugas.

Mereka bertugas mengarahkan lokasi parkir tamu. Seperti tempar parkir tamu VIP, keluarga, dan sebagainya. Di dalam gedung resepsi, petugas mesti lebih banyak lagi dan sigap memenuhi setiap kebutuhan. Misalnya, mengisi ulang makanan dan minuman, mengambil gelas serta piring kotor, dan sebagainya.

Kalau konsep resepsi ialah prasmanan, mejanya jangan cuma satu. Bahkan dapat lebih dari dua meja bila tamumu banyak betul. Sama seperti pintu gedung yang jangan cuma sebuah.

Beberapa meja prasmanan berfungsi sebagai pemecah gelombang tamu. Petugas juga lebih mudah memantau serta mengisi ulang hidangan. Begitu pula dengan meja buat pengisian buku tamu.

Antrean panjang kerap terjadi karena meja buku tamu cuma satu dan menulis tangan. Akan lebih baik apabila kamu sudah gak memakai buku tamu seperti itu. Gunakan sistem scan barcode pada undangan biar cepat.

Kalau tamu gak banyak, tidak apa-apa mereka langsung duduk atau makan dulu. Baru setelah mereka hendak pulang bersalaman dengan pengantin. Namun, jika sistem ini diterapkan pada resepsi dengan tamu luar biasa banyak malah ricuh.

Tamu yang telanjur duduk agak jauh dari kursi mempelai kesulitan untuk sampai di sana di tengah lautan manusia. Akibatnya, banyak orang cuma makan langsung pulang. Mereka gak sempat kasih ucapan selamat dan berfoto bersama mempelai.

Arahkan tamu menuju pintu masuk yang paling dekat dengan panggung mempelai. Setelah mereka bersalaman dan berfoto baru dipersilakan menikmati hidangan. Tamu menjadi leluasa pulang sehabis bersantap dari pintu-pintu lainnya.

Sangat memalukan jika sampai hidangan dalam resepsi kurang. Ini wajib diantisipasi dengan baik. Rumus menghitung porsi makanan boleh jadi gak bisa lagi sekadar 2 kali jumlah undangan.

Dari ribuan orang yang diundang, mungkin ada yang membawa saudara di samping pasangan dan anak. Siapkah kamu membayar biaya katering? Juga mampukah pihak katering menyediakan porsi sebanyak itu?

Belum lagi cepat-cepat mengisi ulang meja prasmanan. Gunakan jasa katering yang sudah biasa menangani tamu sebanyak undanganmu. Jangan menurunkannya ke katering lain yang cuma berpengalaman memasak buat lebih sedikit tamu.

Resepsi yang diselenggarakan di tempat terbuka lebih aman apabila tamumu banyak. Tempatnya jelas lebih lapang daripada gedung. Udaranya juga baik. Bahaya berdesak-desakan hingga sesak napas dapat dihindari. Tentu tetap ada tantangannya.

Yaitu, memastikan di hari H cuaca bersahabat. Tidak hujan atau terlalu panas. Kenali betul daerah tempat resepsi bakal diselenggarakan. Pagi atau sore menjadi waktu terbaik daripada siang atau malam. Siang jelas lebih panas, sedangkan malam butuh banyak penerangan.

Mengundang banyak orang dalam acaramu berarti kamu harus bertanggung jawab penuh atas keamanan dan kenyamanan mereka. Bukan sekadar dirimu menyebarkan undangan serta meminta mereka datang. Kamu juga harus mengatur resepsi dengan banyak tamu agar mereka gak kecewa ketika sudah tiba di lokasi wedding. Jangan sampai semrawut, ya!