Pakai Etika, Ini 5 Cara Biar Pesanmu Lekas Dibalas Narasumber

30 Jan 2019, 14:15 WIB

Unsplash/Luke Porter

Menghubungi dosen atau orang penting yang belum kita kenal dekat memang seringkali challenging. Pertama, kita takut pesannya tidak kunjung dibalas. Kedua, kita ragu apakah kalimat yang disampaikan sudah sesuai etika atau belum.

Sayangnya, akhir-akhir ini alasan yang ke dua tersebut sering dilupakan. Ya, banyak lho orang yang sembarangan mengirimkan pesan pada orang lain yang belum dikenal tanpa perkenalan lebih dulu.

Contohnya, ada seorang mahasiswa mau mengundang seorang penulis untuk mengisi sebuah seminar. Saat menghubungi penulisnya, mahasiswa ini langsung menodong dengan pertanyaan "Halo Kak XX, saya MM dari kampus AA. Bisa nggak jadi pemateri untuk acara seminar kami?"

Ya, ada yang mengirim pesan seperti itu. Dan bagi mereka yang menerimanya, pesan tersebut sungguh gak beretika jadi malah malas untuk membalasnya. Makanya, kamu perlu banget memperhatikan sopan santun dalam berkirim pesan kepada narasumber, termasuk dosenmu.

Gampang kok caranya!

1. Kalau belum kenal betul, jangan hilangkan rasa hormat pada orang yang mau kamu hubungi

Unsplash.com/Osama Saeed

Panggil "Kak", "Pak", "Bu" dan sapaan sopan lainnya sebelum menyebut nama mereka. Ingat, kamu belum kenal dekat dengannya, jadi sapaan kesopanan itu sangat penting! Hormati mereka. Jangan mentang-mentang kamu panitia acara kemudian seenaknya menyampaikan pesan kepada mereka.

Saat baru pertama kali menjalin komunikasi, kamu adalah pihak yang sedang membutuhkannya. Maka, kamu harus menarik simpatinya dengan menaruh rasa hormat saat berkirim pesan. Gunakan kata-kata yang santun, jangan dulu pakai bahasa slang atau bahasa sehari-hari. Pakai kata "saya" sebelum akhirnya pakai "aku" kalau sudah nyaman komunikasinya.

2. Perkenalkan diri, gak semua orang menyimpan nomormu

Unsplash/Gaelle Marcel

Salah satu bentuk hormat atau respect lainnya adalah memperkenalkan dirimu terlebih dulu sebelum menjelaskan ke maksud pesanmu. Soal ini pasti sudah sering ada, ya di kampus-kampus, tentang bagaimana cara memperkenalkan diri. Minimal sebutkan nama lengkap, jurusan, dan angkatan. Kalau untuk urusan bimbingan skripsi, sebutkan judul skripsimu biar dosen gak bingung mengingatmu.

Gak semua orang menyimpan nomormu. Ada tipe orang yang gak suka menyimpan nomor ponsel orang lain meski sudah pernah berkomunikasi sebelumnya. Apalagi kalau kamu ganti nomor, ya harus perkenalkan diri lagi. Jangan heran kalau pesanmu gak kunjung dibalas cuma gara-gara kamu belum memperkenalkan diri.

Respect itu penting, biar kamu juga dihormati!

3. Kalau kamu sopan, proses komunikasi pun lancar dengan orang yang kamu tuju

Unsplash/rawpixel

Anda sopan, kami segan. Pepatah ini cocok sekali dalam kasus berkirim pesan. Sopan itu gak berarti kaku. Kamu tetap harus bersikap ramah meski hanya dalam kata-kata. Pakai emoticon--tapi jangan berlebihan. Ini demi mencairkan suasana. Boleh pakai haha-hehe tapi kalau komunikasi sudah terjalin cukup intens.

Yang penting jaga kesopanan biar komunikasi berjalan lancar. Jangan jutek juga di akhir-akhir. Kalau kamu yang butuh, ya kamu yang harus menjaga komunikasi ini agar terjalin dengan nyaman.

4. Jangan malas ngetik! Beri penjelasan maksud pesanmu dengan kalimat yang baik

Pexels.com/Craig Adderley

Kalau sudah memperkenalkan diri, kemudian sebutkan maksudmu menghubungi orang tersebut dengan jelas. Misalnya kamu hendak mengundang seseorang untuk datang ke sebuah acara, ya jelaskan itu acaranya apa, di mana, kapan, tujuannya apa. Berkirim pesan ke narasumber juga harus pakai 5W+1H lho di introduksinya!

Kenapa? Biar orang yang kamu tuju segera paham maksudmu dan segera membalas pesan itu. Bisa aja dia gak punya banyak waktu untuk chatting, sehingga satu kali balas itu sudah bisa menjawab semua keperluannya.

Jangan kasih info sepatah-patah, ini menghabiskan waktu dan kamu malah jadi nunggu semakin banyak jawaban. Jadi, alangkah lebih baik kalau dijelaskan sejelas-jelasnya sejak awal.

Hargai waktu orang yang kamu tuju, jangan egois.

5. Sabar. Kalau belum dibalas dalam waktu singkat ya tunggu dulu

Unsplash.com/Jens Johnsson

Paling deg-degan emang kalau pesannya sudah terkirim. Was-was menunggu balasan, apalagi dari orang penting. Tapi kamu tetap harus sabar. Kalau belum dibalas dalam waktu dua-tiga jam, jangan kirim pesan lagi cuma demi menarik atensinya. Bisa-bisa malah pesanmu dianggap spam. Halo, ini kenal aja belum kok udah nyepam-nyepam? Hm, kan jadi gak sopan kalau begini.

Kalau pesanmu gak dibalas sampai seharian, baru kirim lagi pesannya. Kalau gak dibalas lagi sehari berikutnya, sudah stop dulu--jangan kirim lagi pesannya. Jangan kirim pesannya setiap hari. Jangan bikin calon narasumbermu marah dan jadi gak respect. Sabar. Sabar.

Etika berkirim pesan zaman sekarang ini emang sering banget dilupakan. Mentang-mentang pesan tersebut cepat terkirim, bukan berarti sopan santun ditinggalkan. Orang juga gak akan selalu melihat foto profilmu. Jadi, jangan hilangkan rasa hormat orang yang sedang kamu dekati.

This article is written by our community writers and has been carefully reviewed by our editorial team. We strive to provide the most accurate and reliable information, ensuring high standards of quality, credibility, and trustworthiness.