Sering Stres Melihat To-Do List? Coba Ubah Sistemnya Mulai Sekarang

Banyak orang memasukkan semua hal yang ingin atau harus dilakukan ke dalam satu daftar panjang. Mulai dari pekerjaan kantor, mencuci pakaian, membayar tagihan, membalas pesan, olahraga, sampai ide yang baru muncul di kepala. Cara seperti ini memang bisa membantu supaya gak ada hal yang terlupakan, tapi daftar tersebut belum tentu cocok disebut sebagai daftar tugas harian.

Dikutip Psychology Today, executive function coach Sarah Kesty menjelaskan bahwa daftar panjang bisa berfungsi sebagai tempat untuk menampung berbagai kewajiban dan ide, bukan berarti semuanya harus dikerjakan saat itu juga. Ia kemudian membedakan daftar besar tersebut dari tugas yang sudah benar-benar dijadwalkan di kalender. Dengan begitu, kamu tetap punya tempat untuk menyimpan berbagai hal yang perlu diingat tanpa harus melihat semuanya sebagai pekerjaan yang harus diselesaikan hari ini.

Menulis tugas saja belum tentu membuat pekerjaan tersebut benar-benar selesai. Kamu bisa saja mencatat "kerjakan laporan", "belanja kebutuhan rumah", atau "balas email" berulang kali tanpa menentukan kapan semuanya akan dilakukan. Akhirnya, tugas yang sama terus berpindah dari satu daftar ke daftar berikutnya dan malah membuatmu merasa tertinggal.

Menurut Kesty dalam Psychology Today, sistem pengelolaan tugas yang efektif setidaknya memiliki tiga fungsi, yaitu menangkap tugas, memasukkannya ke jadwal, dan memberikan pengingat. Kamu bisa menerapkannya dengan mencatat semua kewajiban terlebih dahulu, kemudian memilih tugas tertentu untuk dimasukkan ke kalender sesuai waktu yang tersedia. Cara ini juga membuatmu lebih mudah melihat apakah jumlah pekerjaan yang direncanakan memang masuk akal untuk diselesaikan dalam satu hari.

Perencanaan juga membutuhkan kerja kognitif yang gak sedikit. Menurut penelitian dalam Scientific Reports, aktivitas perencanaan melibatkan working memory dan berbagai proses kognitif, sementara tugas perencanaan dalam eksperimen penelitian tersebut menghasilkan mental workload lebih tinggi dibandingkan tugas working memory. Penelitian yang dilakukan Thea Radüntz ini memang menggunakan tugas laboratorium dan hanya melibatkan 21 partisipan, sehingga hasilnya gak bisa langsung disamakan dengan pengalaman setiap orang dalam membuat to-do list. Meski begitu, temuan tersebut menunjukkan bahwa proses merencanakan berbagai langkah pekerjaan memang dapat membutuhkan sumber daya kognitif yang cukup besar.

Masalah lain muncul ketika kamu membuat daftar berdasarkan semua hal yang ingin diselesaikan, bukan berdasarkan waktu dan energi yang tersedia. Misalnya, kamu hanya punya beberapa jam kosong tapi memasukkan delapan pekerjaan besar sekaligus. Ketika sebagian tugas akhirnya gak selesai, kamu mungkin merasa gagal, padahal sejak awal targetnya memang terlalu padat.

Cobalah perkirakan berapa lama setiap pekerjaan membutuhkan waktu, termasuk persiapan dan jeda ketika berpindah dari satu aktivitas ke aktivitas lain. Dalam Psychology Today juga ditekankan pentingnya membuat daftar yang realistis karena seseorang bisa saja memasukkan terlalu banyak pekerjaan tanpa memperhitungkan waktu persiapan atau transisi. Menyesuaikan target dengan kapasitas harian justru dapat mengurangi kebutuhan untuk terus menjadwalkan ulang pekerjaan yang belum selesai.

Penelitian dalam Scientific Reports juga menunjukkan bahwa perencanaan berkaitan dengan mental workload karena seseorang perlu mempertahankan dan mengoordinasikan berbagai langkah untuk mencapai tujuan. Dalam penelitian tersebut, peserta menjalankan tugas perencanaan yang membutuhkan beberapa tahapan, dan beban mental yang diukur melalui EEG lebih tinggi pada tugas perencanaan dibandingkan tugas working memory. Artinya, semakin banyak hal yang perlu dipertimbangkan dalam sebuah rencana, semakin penting membuat proses tersebut tetap sederhana dan terstruktur.

Kalau semua tugas ditempatkan dalam satu daftar tanpa urutan, kamu bisa menghabiskan waktu untuk memutuskan harus mulai dari mana. Padahal, gak semua pekerjaan memiliki tingkat kepentingan yang sama. Tugas dengan tenggat waktu dekat, orang lain yang sedang menunggu respons, atau pekerjaan yang berdampak besar bisa mendapatkan perhatian lebih dulu.

Kesty menyarankan agar prioritas juga dilihat dari dampaknya terhadap keuangan, hubungan, kesejahteraan, serta nilai yang sedang kamu anggap penting. Cara ini membuat prioritas lebih personal karena kebutuhan setiap orang memang berbeda pada setiap fase kehidupan. Jadi, kamu gak perlu memaksakan sistem prioritas orang lain kalau kondisimu saat ini memiliki kebutuhan yang berbeda.

Menentukan urutan tugas juga berkaitan dengan cara otak merespons beban kognitif. Menurut penelitian dalam Attention, Perception, & Psychophysics, orang dapat menunjukkan kecenderungan precrastination, yaitu memulai atau menyelesaikan tugas secepat mungkin, dan kecenderungan tersebut dapat dipengaruhi oleh cognitive load. Dalam eksperimen mereka, partisipan dengan tambahan beban memori lebih mungkin menunjukkan kecenderungan tersebut, meskipun penelitian ini menggunakan tugas eksperimental yang sangat spesifik.

Temuan tersebut menarik karena menjelaskan kenapa kamu terkadang ingin segera membereskan tugas tertentu hanya supaya pikiran terasa lebih ringan. Namun, pekerjaan yang paling cepat diselesaikan belum tentu pekerjaan yang paling penting. Karena itu, sebelum mencoret sebuah tugas dari daftar, coba tanyakan apakah kamu sedang menyelesaikan prioritas utama atau sekadar memilih pekerjaan yang paling mudah untuk mengurangi rasa terbebani.

Kalau to-do list yang awalnya membantu sekarang malah membuatmu ingin menghindarinya, jangan buru-buru menyalahkan diri sendiri. Bisa jadi masalahnya terletak pada sistem yang sudah terlalu rumit, terlalu panjang, atau gak sesuai dengan kebutuhanmu saat ini. Daftar tugas seharusnya memberikan gambaran mengenai apa yang perlu dilakukan, bukan membuat semua pekerjaan terasa mendesak secara bersamaan.

Kamu bisa mulai dengan memisahkan daftar besar dari daftar harian. Simpan berbagai kewajiban dan ide di satu tempat, kemudian pilih beberapa pekerjaan yang benar-benar perlu dikerjakan dan masukkan ke jadwal. Setelah itu, gunakan pengingat untuk tugas penting sehingga kamu gak perlu terus mengandalkan ingatan untuk mengingat semuanya.

Sistem tersebut juga gak harus selalu sama. Kalau setelah beberapa hari kamu merasa jumlah tugas masih terlalu banyak, kurangi lagi dan lihat perubahan yang terjadi. Tujuannya bukan membuat daftar yang terlihat sempurna, melainkan menemukan cara mengatur pekerjaan yang membuatmu lebih mudah memulai dan menyelesaikannya.

To-do list sebenarnya hanyalah alat untuk membantumu mengelola berbagai tanggung jawab. Kalau daftar tersebut malah membuatmu stres, mungkin masalahnya bukan karena kamu kurang disiplin, tapi karena terlalu banyak hal yang harus dipikirkan dalam satu waktu. Penelitian dalam Scientific Reports menunjukkan bahwa proses perencanaan dapat meningkatkan beban mental karena kamu perlu memikirkan dan mengatur berbagai langkah untuk mencapai tujuan. Sementara itu, penelitian dalam Attention, Perception, & Psychophysics menunjukkan bahwa beban kognitif juga dapat memengaruhi cara seseorang menentukan urutan tugas.

Jadi, gak masalah kalau kamu perlu memperpendek daftar, memindahkan sebagian tugas ke kalender, atau membuat sistem yang lebih sederhana. Mulailah dengan menentukan apa yang benar-benar perlu dikerjakan hari ini, berikan waktu yang realistis, lalu biarkan tugas lainnya menunggu di tempat yang sudah kamu siapkan. Dengan sistem yang lebih sesuai, to-do list bisa kembali menjadi alat bantu yang membuat aktivitas harian terasa lebih terkendali, bukan daftar panjang yang bikin kamu ingin kabur.