7 Cara Bikin Aktivitas Lebih Efisien Tanpa Banyak Tekanan
- Gunakan time blocker untuk membagi waktu dan aktivitas dengan jelas, mengurangi perpindahan fokus yang membuat lelah.
- Kelompokkan tugas yang sejenis agar alur kerja terasa lebih lancar dan tidak terlalu berat.
- Manfaatkan aturan dua menit, checklist, fokus pada satu tugas utama, teknologi, dan pecah tugas besar menjadi lebih kecil untuk membuat aktivitas lebih efisien.
Saat menjalankan aktivitas harian, banyak hal yang harus diurus. Hal ini biasanya membuat hidup terasa penuh tuntutan. Mengatur waktu dan urutan kerja bisa menjadi salah satu cara untuk membantu agar semua kegiatan berjalan dengan lebih lancar.
Tekanan dari berbagai aktivitas ini sering membuat orang merasa lelah, baik secara fisik maupun mental. Saat terlalu banyak hal yang dikerjakan dalam waktu bersamaan, fokus mudah terpecah dan hasil pekerjaan jadi kurang optimal. Jadi, penting untuk mengetahui beberapa cara bikin aktivitas jadi lebih efisien agar bebas dari tekanan.
Berikut tujuh cara yang bisa kamu lakukan untuk membuat aktivitas berjalan lebih efisien dan beban pikiran jadi berkurang.
1. Gunakan time blocker
Time blocking memiliki arti membagi waktu dalam satu hari ke beberapa bagian yang jelas. Setiap bagian diisi dengan aktivitas tertentu. Misalnya, pagi untuk pekerjaan yang butuh fokus tinggi, siang untuk membalas chat atau email, dan sore untuk tugas yang lebih ringan.
Saat satu blok waktu hanya berisi satu jenis aktivitas, pikiran jadi tidak perlu waktu untuk menyesuaikan diri sampai tugas selesai. Jadwal yang sudah jelas membantu mengurangi rasa lelah akibat berpindah fokus dari satu tugas ke tugas lain terlalu cepat. Pada aktivitas sehari-hari, time blocking membantu saat kamu punya jadwal yang penuh.
2. Kelompokkan tugas yang sejenis
Mengelompokkan tugas yang mirip atau batching lalu mengerjakannya sekaligus bisa jadi cara bikin aktivitas jadi lebih efisien. Contohnya, membalas semua chat dalam satu waktu atau mengurus keperluan luar rumah dalam sekali jalan.
Jika tugas sejenis dikerjakan secara terpisah, pikiran perlu beradaptasi berulang kali. Pindah dari satu jenis aktivitas ke jenis lain membuat kerja jadi lebih lambat. Dengan mengelompokkan tugas, pola kerja tetap sama sehingga alurnya terasa lebih lancar.
Batching sering membuat waktu terasa lebih padat tapi tidak berat. Aktivitas tetap banyak, tapi tidak berantakan sehingga fokus tetap bisa terjaga.
3. Gunakan aturan dua menit
Aturan dua menit merujuk pada tugas kecil yang bisa diselesaikan dengan cepat. Jika ada tugas yang bisa diselesaikan dalam waktu dua menit atau kurang, tugas itu bisa kamu kerjakan langsung saat muncul.
Banyak aktivitas kecil yang terlihat sepele, tapi jika ditunda bisa menumpuk. Tugas itu lama-lama akan jadi mengganggu. Bisa jadi kamu akan terus mengingatnya meski belum saatnya dikerjakan. Dengan menyelesaikan tugas kecil secara langsung, kamu bisa mengurangi tugas yang perlu dikerjakan.
4. Gunakan checklist dan template
Checklist membantu mengingat aktivitas yang perlu kamu lakukan. Misalnya, persiapan sebelum bepergian, pekerjaan mingguan, atau urusan lainnya. Dengan checklist, kamu tidak perlu mengingat dari awal.
Sementara itu, menggunakan template serupa, misal untuk dokumen, email, atau laporan membantu mengurangi waktu untuk berpikir. Kamu tinggal menyesuaikan isi sehingga tidak perlu menyusun ulang dari nol.
Menggunakan checklist maupun template bisa jadi cara sederhana untuk membantu menghemat waktu, tenaga, dan pikiran. Aktivitas bisa tetap berjalan dengan pola yang sama tanpa perlu banyak penyesuaian.
5. Fokus pada satu tugas utama
Di satu hari, tidak semua tugas itu sama pentingnya. Biasanya, ada satu hal paling penting yang kalau tertunda membuat hal-hal lain jadi terasa kurang ada artinya saat dikerjakan. Misalnya, pekerjaan besar belum selesai, meski sudah mengerjakan banyak hal kecil.
Kamu bisa memilih mengerjakan satu pekerjaan utama dulu agar harimu terasa punya progres. Sementara itu, kerjakan aktivitas lain setelahnya. Cara ini bikin energi tidak terbuang sia-sia untuk hal yang efeknya kecil. Selain itu, fokus jadi lebih terarah, meski waktunya tidak terlalu banyak.
Kalau tugas utama sudah selesai, biasanya akan muncul rasa lega dan kamu akan semakin semangat dalam menjalani hari. Dengan cara ini, kamu bisa menjalani cara lebih teratur, energi lebih terkendali, dan hasil kerja terasa nyata.
6. Manfaatkan teknologi yang ada
Gunakan aplikasi yang membantu kamu agar terus produktif, baik itu berupa kalender digital, aplikasi, atau fitur otomatis. Penggunaan tersebut bisa membantu mengatur jadwal atau pengingat tugas secara berulang.
Dengan begitu, waktu dan energi bisa dipakai untuk hal-hal yang lebih penting daripada terus menerus memeriksa tugas yang perlu dilakukan. Beberapa tugas rutin bisa dijadwalkan secara otomatis, seperti laporan mingguan, pembayaran, atau mengirim dokumen.
Hal ini membantu agar tidak perlu mengingat secara manual sehingga otak bisa fokus pada pekerjaan yang membutuhkan fokus. Selain itu, memanfaatkan teknologi juga membantu kolaborasi yang memudahkan untuk dibagikan dengan orang lain.
7. Pecah tugas besar jadi lebih kecil
Tugas besar biasanya membuat orang cepat malas karena terasa berat. Salah satu cara untuk membuatnya lebih mudah adalah dengan memecah pekerjaan besar menjadi langkah-langkah kecil agar mudah saat dikerjakan.
Dengan membagi tugas, setiap langkah kecil yang berhasil diselesaikan bisa memberi rasa puas. Selain itu, cara ini juga membantu menjaga motivasi dan membuat proses kerja jadi lebih jelas.
Memecah tugas besar juga membantu mengurangi agar tidak gampang stres atau kewalahan. Saat merasa tugas yang dikerjakan terlalu besar, otak akan menilai jika pekerjaan tersebut terlalu sulit sehingga membuat kamu ingin menundanya.
Dengan cara-cara tersebut, kegiatan sehari-hari bisa berjalan lebih lancar tanpa membuat kamu merasa tertekan. Cukup fokus pada aktivitas harian dengan urutan kerja yang jelas dan lingkungan yang mendukung agar pekerjaan jadi lebih ringan.
