Jobdesc General Affair: Pengertian, Fungsi, dan Skill Utama!

General affair adalah posisi atau devisi yang mendukung kegiatan operasional di bawah kepala operasional atau kepala divisi umum perusahaan. Tak semua perusahaan memiliki devisi ini, terutama bagi yang skalanya masih kecil atau ingin menekan pengeluaran.

Biasanya posisi general affair akan diwakilkan oleh HRD atau staff purchasing. Pasalnya, departemen ini akan mengatur pengadaan barang, jasa atau pengelolaan inventaris kantor. Itulah kenapa hanya perusahaan besar dengan sistem organisasi yang sudah lengkap yang memiliki general affair.

Meskipun gak semua memiliki devisi ini, tapi ternyata general affair punya fungsi yang sangat penting untuk pengelolaan dan kegiatan usaha perusahaan. Lalu apa saja sih fungsinya? Berikut beberapa di antaranya:

• Pemeliharaan dan perawatan setiap fasilitas maupun aset miliki perusahaan.
• Memastikan kegiatan perusahaan berjalan lancar, general affair punya wewenang untuk mengatur setiap divisi di bawahnya sesuai dengan SOP.
• Menjaga hubungan baik dengan pihak luar termasuk citra perusahaan. Pasalnya, staff general affair juga sebagai penjembatan antara perusahaan dengan supplier barang, jasa atau vendor yang digunakan perusahaan.
• Mengurus perizinan untuk mendukung kegiatan perusahaan.
• Menyiapkan laporan secara berkala, terutama dalam bidang anggaran maupun keperluan anggaran.

Bagi kamu yang ingin berkarier di bidang ini, kamu harus memiliki beberapa kemampuan tertentu. Dengan begini pekerjaanmu akan berjalan dengan baik sesuai dengan semestinya. Berikut ini beberapa skill yang dibutuhkan general affair:

• Punya kemampuan administrasi bisnis.
• Punya kemampuan manajemen bisnis.
• Bagus dalam pengarsipan.
• Memahami komputer dan elektronik.
• Memiliki pelayanan yang baik.
• Punya kemampuan komunikasi organisasi.
• Menguasai bahasa asing.
• Harus teliti dan detail.
• Tegas dan bisa memecahkan masalah.

Setelah mengetahui apa saja fungsi sampai dengan skill yang dibutuhkan, kali ini kamu juga harus tahu apa saja tugas dan tanggung jawab general affair. Jadi kalau kamu ingin berkarier di posisi ini sudah tahu gambarannya. Berikut jobdesc general affair yang harus dipenuhi:

• General affair melakukan pengadaan barang dan pendaftaran barang yang dibutuhkan setiap karyawan atau divisi.
• Mengatur semua pembayaran dan pembelian yang memang dibutuhkan oleh perusahaan.
• Tak hanya karyawan tetap, general affair juga memastikan pembayaran tenaga kerja harian atau tenaga kerja outsourcing yang dipekerjakan.
• Memelihara aset atau inventaris perusahaan. Jadi tak hanya melakukan pembelian saja.
• Melakukan pengelolaan renovasi perusahaan ketika dibutuhkan dan melakukan pemantauan sekaligus pemeliharaannya.
• Melakukan pengelolaan pembukaan cabang kantor dan memenuhi semua kebutuhan yang dibutuhkan untuk mensukseskan pembukaan cabang.
• Menyiapkan kebutuhan administrasi dan perizinan ketika perusahaan ingin melakukan suatu proyek.

Itulah tadi jobdesc general affair yang bisa kamu ketahui. Apakah kamu ingin berkarier di posisi ini? Semoga artikel ini membantu, ya!