Jobdesk Document Controller, dari Mengarsip hingga Amankan Data

Document controller gak hanya merujuk pada suatu individu, tapi juga dapat mengacu pada tim atau kelompok. Profesi ini bertanggung jawab atas pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, serta pendistribusian dokumen dalam suatu lembaga atau perusahaan.

Apa tujuannya? Tujuan utama document controller adalah menjamin bahwa semua dokumen yang digunakan dalam bisnis itu akurat, terkelola dengan baik, mudah diakses, sesuai dengan aturan yang berlaku, dan aman.

Secara detailnya, berikut kegiatan sehari-hari document controller.

1. Mengarsipkan dokumen dengan benar

2. Mengatur dokumen yang masuk dan keluar

3. Menyimpan dokumen, termasuk memindai dokumen fisik menjadi data digital

4. Menjaga keamanan dokumen agar tidak diakses orang luar

5. Memberikan dokumen yang diperlukan oleh karyawan atau pelanggan

6. Memastikan kebenaran isi dokumen

7. Membuat laporan tentang penyimpanan dokumen dan perkembangannya

8. Melakukan pembaharuan dokumen

9. Melakukan koreksi, revisi, serta persetujuan ulang dokumen jika perlu

10. Memberikan persetujuan sebelum dilakukan penerbitan dokumen

11. Memelihara sistem manajemen dokumen

12. Mengawasi dan menjamin pemusnahan dokumen yang bersifat sensitif

Untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, document controller perlu memiliki keterampilan, baik teknis maupun nonteknis. Keterampilan teknis atau hard skill adalah keterampilan khusus yang bisa diukur, sedangkan keterampilan nonteknis atau soft skill adalah keterampilan yang menyangkut karakteristik seseorang dan mendukung pekerjaan.

Berikut hard skill yang perlu dimiliki oleh document controller.

1. Kemampuan menggunakan sistem DMS

2. Kemampuan mengoperasikan MS Office

3. Pengarsipan fisik dan digital

4. Keterampilan pencatatan dan penyimpanan dokumen

5. Manajemen dokumen

Adapun soft skill yang perlu dimiliki oleh document controller ialah sebagai berikut.

1. Komunikasi efektif

2. Manajemen waktu

3. Peka terhadap detail

4. Kemampuan memecahkan masalah

5. Kemampuan beradaptasi

Untuk dapat memiliki keterampilan yang diperlukan oleh document controller, kamu bisa mengikuti berbagai macam pelatihan formal. Ada sejumlah lembaga yang menawarkan program pelatihan ini. Dengan mengikuti pelatihan, kamu akan memperoleh kompetensi pengelolaan dokumen secara profesional.

Document controller punya peluang karier yang bagus. Posisi ini banyak dibutuhkan oleh perusahaan. Sejumlah sektor industri yang memerlukan document controller seperti manufaktur, proyek infrastruktur, konstruksi, perusahaan ritel, perusahaan IT, maupun industri kesehatan.

Adapun jenjang karier document controller dari tingkat rendah ke tingkat tinggi ialah sebagai berikut. Setiap tingkatan karier memiliki gaji yang bervariasi karena mengacu pada pengalaman atau jam terbang.

• Junior Document Controller: Rp4.000.000 hingga Rp8.000.000 per bulan

• Middle-level Document Controller: Rp8.000.000 hingga Rp15.000.000 per bulan

• Senior Document Controller: Rp15.000.000 hingga lebih dari Rp20.000.000 per bulan

• Document Controller Manager: lebih dari Rp20.000.000 per bulan

Nominal tersebut merupakan kisaran yang berlaku bagi document controller di Indonesia.

Jadi, jobdesk document controller gak hanya mengelola dokumen, ya. Mereka punya tugas dan tanggung jawab yang lebih luas dari sekadar mengelola, tapi juga menjaga informasi penting perusahaan. Peran mereka berkontribusi secara langsung pada operasional kerja suatu perusahaan.