Notulen Adalah: Pengertian, Fungsi, Susunan, dan Contohnya
Dalam suatu diskusi atau rapat, biasanya akan ditulis sebuah catatan yang berupa notulen. Notulen ini dapat berguna untuk mencatat dan mengarsipkan percakapan, ide, atau gagasan yang dikemukakan dalam diskusi.
Namun, bagi sebagian orang, masih banyak yang belum mengetahui apa itu notulen dan bagaimana susunannya. Untuk itu, simak artikel berikut ini!
1. Pengertian notulen
Melansir Kamus Besar Bahasa Indonesia, notulen atau notula merupakan catatan singkat mengenai jalannya persidangan/rapat atau hal yang dibicarakan dan diputuskan di dalamnya. Notulen juga dapat diartikan sebagai hasil dari pembicaraan rapat yang telah disusun dengan rapi.
Selain itu, notulen juga dapat diartikan sebagai catatan resmi suatu rapat atau sidang yang berisikan siapa, apa, bagaimana, dan hasil dari suatu hal yang dirapatkan atau disidangkan. Melansir dari Thought Co, notulen berisi poin-poin kesepakatan dan tidak sepakat dengan ringkas serta koheren.
2. Fungsi notulen
Berikut beberapa fungsi notulen, di antaranya:
- Sebagai bukti tertulis berlangsungnya rapat atau sidang
- Mengetahui tujuan rapat telah dicapai atau belum
- Tolok ukur pengambilan tindakan setelah rapat
3. Susunan notulen
Notulen ditulis secara real-time seiring dengan berjalannya rapat. Oleh karena itu, dibutuhkan susunan notulen yang sudah dibuat dari awal atau sebelum memulai rapat. Berikut adalah susunan penulisan notulensi:
Kepala Notulen
- Nama organisasi, perusahaan, komite, atau kelompok
- Tema atau topik yang dibahas
- Hari dan tanggal
- Waktu pelaksanaan
- Tempat pelaksanaan
- Peserta rapat (seluruh anggota yang mengikuti rapat dan jabatannya)
Isi Notulen
- Pembukaan notulen
- Poin-poin yang didiskusikan
- Hasil rapat
- Waktu berakhirnya rapat
Akhir Notulen
- Agenda yang diusulkan untuk rapat berikutnya
- Hal yang belum tuntas dan perlu dibahas di rapat selanjutnya (kalau ada hal yang belum tuntas dibahas)
- Waktu diadakan pertemuan berikutnya
- Penandatangan notulen (nama, jabatan, dan tanda tangan)
4. Contoh notulen
Notulen Rapat Tim Digital Marketing PT Sukses & Jaya Agustus 2021
Tujuan Pembahasan: Perencanaan Strategi Content Marketing yang Efektif Saat Pandemi Corona
Tanggal: 26 Agustus 2021
Waktu: 10.00 WIB – 12.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat 2, Gedung PT Sukses & Jaya (Jl. Rakyat 5, Semarang)
Anggota yang Hadir:
- Linda (Digital Marketing Manager),
- Tirta (Content Marketing),
- Jamal (Social Media Specialist),
- Hendri (SEO Specialist), dan
- Cakra (Creative Designer).
Pembahasan:
- Mengevaluasi strategi content marketing yang sudah dijalankan.
- Menentukan strategi content marketing yang lebih efektif untuk dijalankan selama masa pandemi corona.
Hasil Keputusan:
- Memperkuat konten artikel yang ada di blog. Tim content marketing harus segera melakukan diskusi dengan content writer serta editor untuk memilih topik yang menarik.
- Membuat konten bertema “Tetap Semangat Selama Pandemi” di platform media sosial. Tim social media segera melakukan koordinasi dengan creative designer untuk membuat rancangan konten. Pembuatan social media content calendar harus segera diselesaikan sebelum 5 September 2020.
Penutup
Rapat ditutup pada hari Kamis, 26 Agustus 2021 pada jam 12.00 WIB. Rapat selanjutnya diagendakan pada Rabu, 29 September 2021 WIB di Ruang Rapat 2, Gedung PT Sukses & Jaya.
Demikian notulen hasil keputusan rapat Perencanaan Strategi Content Marketing yang Efektif Saat Pandemi Corona
Semarang, 26 Agustus 2021
Alana Senjaya
Head of Secretary PT Sukses & Jaya
