5 Contoh Surat Dinas yang Benar, Resmi dan Terstruktur
Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan oleh instansi, lembaga, maupun organisasi dalam menyampaikan informasi, permohonan, atau keputusan kepada pihak lain. Sebagai dokumen formal, surat dinas memiliki struktur dan format penulisan yang baku, termasuk penggunaan bahasa yang sopan, jelas, dan profesional.
Dalam dunia kerja dan pendidikan, surat dinas memegang peranan penting dalam menjaga kelancaran administrasi dan tata kelola institusi. Oleh karena itu, berikut beberapa contoh surat dinas yang benar.
1. Surat Dinas Sekolah: Undangan Rapat
SMK NEGERI 2 HARAPAN BARU
Jl. Pendidikan No. 10, Harapan Baru – Telp. (021) 77889900
==========================================================
SURAT DINAS
Nomor: 045/SMKN2HB/IV/2025
Perihal: Undangan Rapat Orangtua Siswa
Kepada Yth.
Orangtua/Wali Siswa Kelas XII
SMK Negeri 2 Harapan Baru
di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka persiapan pelaksanaan Ujian Sekolah dan Ujian Nasional Tahun Pelajaran 2024/2025, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Jumat, 25 April 2025
Waktu : Pukul 09.00 WIB – selesai
Tempat : Aula SMK Negeri 2 Harapan Baru
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Sekolah
(Drs. H. Sukardi, M.Pd.)
2. Surat Dinas Instansi Pemerintah: Permintaan Data
DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN SUKAMAJU
Jl. Proklamasi No. 17, Sukamaju – Telp. (0231) 882211
=====================================================
Nomor: 130/Disdik-SMJ/IV/2025
Perihal: Permintaan Data Siswa Kurang Mampu
Kepada Yth.
Kepala Sekolah SMP/SMA/SMK Se-Kabupaten Sukamaju
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan program bantuan pendidikan Tahun Anggaran 2025, kami mohon kepada seluruh kepala sekolah untuk mengirimkan data siswa kurang mampu di sekolah masing-masing.
Data yang diminta meliputi: nama lengkap, NISN, kelas, alamat, dan bukti pendukung. Mohon data dikirim paling lambat tanggal 30 April 2025 ke email: [bantuan.disdik@sukamaju.go.id](mailto:bantuan.disdik@sukamaju.go.id).
Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Dinas Pendidikan
(Dr. H. Abdul Malik, M.Ed.)
3. Surat Dinas Perusahaan: Permohonan Kerja Sama
PT SINAR MANDIRI UTAMA
Jl. Industri No. 88, Jakarta Timur – Telp. (021) 7654321
========================================================
Nomor: 021/SMU-HRD/IV/2025
Perihal: Permohonan Kerja Sama Magang Siswa
Kepada Yth.
Kepala Sekolah SMK Harapan Mulia
di Tempat
Dengan hormat,
Bersama ini kami mengajukan permohonan kerja sama dalam program magang siswa SMK untuk jurusan Teknik Mesin dan Teknik Elektro. Kami siap menjadi mitra pembelajaran yang mendukung pengembangan kompetensi siswa.
Adapun program magang direncanakan berlangsung selama 3 bulan mulai Juli–September 2025. Surat balasan dapat dikirimkan ke alamat atau email kami di [hrd@sinarutama.co.id](mailto:hrd@sinarutama.co.id).
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Manajer HRD
(Ir. Fajar Nugroho)
4. Surat Dinas Kegiatan Sekolah: Pemberitahuan Kegiatan
SMP NEGERI 4 CEMERLANG
Jl. Raya Damai No. 4, Cemerlang – Telp. (024) 884400
====================================================
Nomor: 077/SMP4CEM/IV/2025
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Peringatan Hari Kartini
Kepada Yth.
Orangtua/Wali Murid
SMP Negeri 4 Cemerlang
di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati Hari Kartini 21 April 2025, sekolah akan mengadakan kegiatan lomba dan pentas seni yang diikuti oleh seluruh siswa. Kegiatan akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 21 April 2025
Waktu : Pukul 07.30 – 12.00 WIB
Tempat : Halaman Sekolah
Kami mohon dukungan dan izin dari orangtua/wali agar siswa dapat mengikuti kegiatan ini dengan tertib dan semangat. Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan.
Hormat kami,
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan
(Nur Aini, S.Pd.)
5. Surat Dinas Organisasi: Undangan Seminar
HIMPUNAN MAHASISWA AKUNTANSI
Universitas Widya Bangsa
Jl. Mahasiswa No. 1, Bandung – Telp. (022) 776655
=================================================
Nomor: 003/HMA-UB/IV/2025
Perihal: Undangan Seminar Nasional
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Mahasiswa
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Widya Bangsa
Dengan hormat,
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam Seminar Nasional Akuntansi 2025 dengan tema: “Digitalisasi Keuangan di Era Industri 5.0”. Acara ini akan menghadirkan narasumber dari OJK dan praktisi akuntansi nasional.
Hari/Tanggal : Sabtu, 3 Mei 2025
Waktu : Pukul 08.30 – 13.00 WIB
Tempat : Auditorium FEB – Universitas Widya Bangsa
Demikian undangan ini kami sampaikan. Kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan.
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.
Ketua Panitia,
(Rina Anggraeni)
Itulah tadi contoh surat dinas yang benar. Dengan memahami fungsi, struktur, dan kaidah penulisan surat dinas, diharapkan setiap pihak yang terlibat dalam kegiatan administrasi dapat menyusun surat secara tepat dan efektif.
