Cara Penulisan Nomor Surat Dinas yang Benar Sesuai Aturan

Nomor surat dinas merupakan susunan dari nomor urut surat hingga tahun terbitnya yang memiliki beberapa fungsi penting, yaitu:

1. Untuk mengidentifikasikan dokumen

Nomor surat dinas ini dapat menjadi kode yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap surat atau dokumen tertulis jika sewaktu-waktu diperlukan. Selain itu, kamu bisa dengan mudah menemukan dokumen ini di masa mendatang melalui nomor urut pengeluaran dokumen ini. 

2. Untuk melacak asal dan tujuan dokumen 

Nomor surat ini juga mengandung asal perusahaan sehingga kamu bisa melacak asal dari dokumen ini dikeluarkan. Selain itu, nomor surat biasanya memiliki kode departemen atau unit yang dituju, sehingga kamu bisa dengan mudah mengidentifikasikan ke mana surat ini akan dikirimkan. 

3. Untuk menjaga susunan dokumen

Fungsi dari nomor surat selanjutnya, yaitu untuk menjaga susunan dokumen agar tetap teratur dalam pengarsipan perusahaan. Surat-surat ini akan diurutkan sesuai nomor surat dan berdasarkan kategori tertentu yang dapat memudahkan pencarian dan pengambilan dokumen tersebut. 

4. Untuk menjaga keabsahan dokumen

Fungsi dari penomoran surat dinas ini juga dapat digunakan untuk memverifikasikan keabsahan dokumen tersebut. 

5. Memudahkan penyusunan arsip

Fungsi selanjutnya dari penomoran dokumen ini adalah untuk memudahkan penyusunan arsip dari surat-surat tersebut. Dengan menyimpannya secara terorganisir, dokumen-dokumen ini akan mudah dicari dan diambil di kemudian hari. 

6. Sebagai kode untuk komunikasi internal

Beberapa perusahaan atau organisasi memiliki beberapa kode atau nomor surat yang digunakan untuk komunikasi internal. Hal ini biasanya digunakan untuk surat yang ditujukan dalam departemen lain di suatu organisasi atau perusahaan. 

Setelah mengetahui fungsi dari nomor surat dinas, kamu perlu mengetahu apa saja komponen yang ada dalam surat dinas atau surat resmi tersebut. Pasalnya, setiap komponen dalam nomor surat tersebut, menunjukkan informasi tertentu yang pastinya gak bisa ditulis secara asal-asalan.

Terdapat 5 komponen yang harus ada dalam penulisan nomor surat dinas. Berikut ini adalah komponen tersebut:

1. Kode penomoran dokumen
2. Nomor urut dokumen
3. Nama instansi, lembaga, atau organisasi yang mengeluarkan
4. Bulan dikeluarkan (ditulis dalam angka romawi)
5. Tahun dikeluarkan

Semua komponen tersebut akan dipisahkan oleh tanda garis miring (/) dalam penulisannya. 

Selanjutnya, kamu harus mengetahui tentang format dari penomoran dari surat keluar. Pasalnya, setiap sebuah surat dinas dikeluarkan, akan terdapat format tersendiri yang menunjukkan tujuan penyampaian surat tersebut. Berikut adalah format kode surat sesuai dengan urutannya:

01. Surat Keputusan (SK)
02. Surat Undangan (SU) 
03. Surat Permohonan (SPm)
04. Surat Pemberitahuan (SPb)
05. Surat Peminjaman (SPp)
06. Surat Pernyataan (SPn)
07. Surat Mandat (SM)
08. Surat Tugas (ST) 
09. Surat Keterangan (SKet)
10. Surat Rekomendasi (SR) 
11. Surat Balasan (SB)
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) 
13. Sertifikat (SRT)
14. Perjanjian Kerja (PK) 
15. Surat Pengantar (SPeng) 

Tentu saja setelah kalian mengetahui fungsi, komponen, hingga formatnya, kalian juga harus mengetahui aturan penulisan surat dinas. Penulisan nomor surat ini harus diletakkan pada bagian bawah kop surat sebelum lampiran.

Dalam aturan penomoran, setiap kode pada nomor surat harus dipisahkan dengan garis miring (/) agar lebih mudah dibaca. Setelah kode dan sebelum urutan surat, biasanya diberikan tanda tiitk (.) sebagai pemisahnya.

Selain itu, dalam format penomoran, dapat disematkan kode huruf atau angka sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau instansi tersebut pada bagian awal penomoran. Susunan penomoran juga harus urut sesuai dengan komponen penomoran yang telah dijelaskan sebelumnya.

Untuk nama perusahaan pada nomor surat, biasanya akan disingkat agar tidak terlalu panjang. Selanjutnya, akan disambung dengan bulan dan tahun surat tersebut diterbitkan.

Akhirnya, kamu siap untuk menulis nomor surat. Mulai dari sini, kamu akan mempelajari cara penulisan nomor surat yang benar. Beberapa hal yang harus kamu perhatikan adalah urutan dari setiap komponennya untuk mempermudah pihak administrasi dalam melakukan pengarsipan dokumen tersebut. 

Kamu juga perlu memastikan kode penomoran surat dituliskan secara medatar dan sesuai aturan penulisannya, yaitu setiap kodenya dipisahkan dengan garis miring (/). Selain itu, nomor surat ini harus diletakkan pada bagian bawah kop surat dan di bawahnya baru kamu taruh lampiran surat.

Agar lebih paham cara penulisan surat dinas, kamu bisa melihat contoh penulisan nomor surat dinas yang benar di bawah ini: 

1. Nomor : 03.020/PT-AR/III/2024 

Penjelasan:

03: Merupakan angka untuk surat permohonan

020: Nomor urut surat yang dikeluarkan yaitu nomor 20

PT-AR: Singkatan dari PT Angkasa Raya

III: Menunjukkan bulan surat ini dikeluarkan, yaitu bulan Maret

2023: Menunjukkan tahun surat ini dikeluarkan, yaitu tahun 2024

2. Nomor : A.012/PT-AR/V/2024

Penjelasan:

A: Karena beberapa perusahaan memiliki kode tersendiri, kode ini perusahaan untuk tujuan internal.

012: Merupakan nomor urut surat atau dokumen dikeluarkan, yaitu nomor 12

PT-AR: Merupakan singkatan dari PT Angkasa Raya

V: Menunjukkan bulan dalam romawi, yaitu bulan Mei

2024: Menujukkan tahun dikeluarkannya surat ini, yaitu tahun 2024

Nah, itu dia cara penulisan nomor surat dinas yang benar sesuai dengan aturan penulisannya. Semoga informasi di atas bisa menambah wawasan kalian ya, teman-teman!

Penulis: Rani Purwanti