5 Langkah Meminta Surat Rekomendasi untuk Beasiswa, Ada Etikanya!
Surat rekomendasi menjadi salah satu syarat penting dalam proses aplikasi beasiswa. Lebih dari sekadar selembar kertas, surat ini mencerminkan dirimu dari sudut pandang orang lain yang mengetahui kemampuan, etos kerja, dan kepribadianmu. Tujuannya tak lain agar pemberi beasiswa dapat memahami sisi personal dan potensi dirimu lebih dalam.
Namun, mendapatkan surat rekomendasi bukanlah hal mudah. Mengajukan permintaan pada dosen atau atasan tentu membutuhkan pendekatan khusus agar mereka merasa dihargai. Sebelum meminta surat rekomendasi, penting untuk memahami beberapa etika berikut ini yang dapat membantu meningkatkan peluangmu dalam meraih beasiswa.
1. Pilih orang yang tepat
Ketika memutuskan siapa yang akan diminta untuk menulis surat rekomendasi, pilihlah seseorang yang benar-benar mengenal kualitasmu secara mendalam. Sebagai contoh, dosen, pembimbing akademik, atau atasan yang memiliki relasi cukup intens denganmu.
Orang-orang yang sering berinteraksi dan bekerja denganmu tentu lebih paham bagaimana kinerja, motivasi, dan kemampuanmu dalam menyelesaikan tugas atau tantangan. Dengan demikian, mereka lebih bisa menggambarkan kelebihan dan kontribusimu secara konkret dalam surat tersebut, sehingga terlihat autentik dan meyakinkan.
Selain itu, pilih juga seseorang yang posisinya relevan dengan bidang yang kamu tekuni atau beasiswa yang kamu lamar. Hal ini dapat membuat surat rekomendasi lebih berbobot dan relevan, sehingga memberikan nilai tambah pada aplikasi beasiswamu.
2. Jangan mengajukan permintaan secara mendadak
Meminta surat rekomendasi bukanlah hal yang bisa dilakukan secara mendadak. Orang yang akan memberimu surat rekomendasi tentu memiliki kesibukan sendiri. Menulis surat rekomendasi yang baik juga sangat membutuhkan waktu dan pikiran. Karena itu, pastikan untuk mengajukan permintaan jauh-jauh hari.
Idealnya, pengajuan dilakukan 2--4 minggu sebelum batas waktu pengumpulan berkas. Ini akan memberikan mereka waktu yang cukup untuk menyusun surat berkualitas, bukan sekadar surat formalitas. Sebaliknya, meminta dalam waktu yang mepet bisa berisiko membuat surat rekomendasi terlihat kurang mendalam.
3. Mintalah dengan sopan dan ramah
Dalam meminta surat rekomendasi, gunakanlah bahasa yang sopan. Kamu bisa memintanya secara langsung maupun melalui email. Jika bertemu langsung, sampaikan dengan nada yang ramah. Begitu juga saat menulis email, perhatikan kata-kata yang digunakan agar terkesan sopan. Contoh kalimat yang bisa digunakan adalah sebagai berikut:
Yth, Bapak/Ibu Prof./Dr. [Nama Dosen],
Semoga Bapak/Ibu dalam keadaan sehat dan selalu dalam perlindungan-Nya.
Perkenalkan, saya [Nama Lengkap] dari jurusan [Nama Jurusan], angkatan [Tahun Angkatan]. Saya sangat berterima kasih atas ilmu dan bimbingan yang Bapak/Ibu berikan selama ini, khususnya dalam mata kuliah [Mata Kuliah yang Diajarkan Dosen].
Saat ini, saya sedang berencana untuk mengajukan beasiswa [Nama Beasiswa atau Program] guna melanjutkan studi di [Nama Institusi/Universitas atau Negara]. Salah satu syarat aplikasi adalah surat rekomendasi dari dosen pembimbing atau dosen yang mengenal saya dengan baik. Oleh karena itu, saya memohon dengan hormat kesediaan Bapak/Ibu untuk memberikan surat rekomendasi yang mendukung aplikasi saya.
Untuk memudahkan Bapak/Ibu dalam menyusun surat rekomendasi, saya telah melampirkan CV, transkrip nilai, serta beberapa informasi mengenai beasiswa yang saya lamar. Apabila ada informasi tambahan yang diperlukan, saya akan dengan senang hati menyediakan atau berdiskusi lebih lanjut.
Saya menyadari kesibukan Bapak/Ibu, sehingga saya akan sangat menghargai jika Bapak/Ibu berkenan untuk meluangkan waktu. Terima kasih banyak atas perhatian dan pertimbangan yang diberikan.
Hormat saya,
[Nama Lengkap][NIM]
[Jurusan/Program Studi]
[Universitas/Institusi]
[Nomor Kontak]
4. Hargai keputusan pemberi surat rekomendasi
Saat meminta surat rekomendasi, kamu harus menyadari bahwa mereka yang kamu mintai bantuan mungkin memiliki pertimbangan tersendiri. Tidak semua orang akan setuju untuk memberikan surat rekomendasi, dan ada beberapa alasan yang bisa jadi latar belakangnya.
Mereka mungkin merasa belum mengenalmu cukup baik untuk menuliskan rekomendasi yang berbobot, atau mungkin mereka sedang sibuk dengan tanggung jawab lain yang membuat mereka tidak bisa fokus menulis surat rekomendasi. Jika mereka menolak, terimalah keputusan tersebut dengan lapang dada dan ucapkan terima kasih atas waktu dan perhatiannya.
Menghargai keputusan orang lain adalah sikap yang menunjukkan kedewasaan dan profesionalisme. Jangan larut dalam kekecewaan jika mereka tidak bersedia memberikan rekomendasi. Memaksakan orang yang tidak siap atau ragu-ragu justru bisa menghasilkan surat rekomendasi yang kurang baik. Hal ini berpotensi menghambat aplikasi beasiswamu.
5. Ucapkan terima kasih dan berikan kabar mengenai progresnya
Ingat, menulis surat rekomendasi bukanlah hal mudah. Setelah menerima surat rekomendasi, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih sebagai bentuk apresiasi. Meski terlihat sederhana, ucapan terima kasih menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu dan upaya yang mereka luangkan untuk membantumu. Kamu bisa mengucapkannya secara langsung atau melalui pesan singkat.
Selain ucapan terima kasih, beri tahu mereka mengenai hasil aplikasi beasiswamu, baik berhasil maupun belum berhasil. Jika kamu diterima, kabar ini tentu menjadi berita baik yang membuat mereka merasa ikut bahagia karena kontribusinya.
Namun, jika belum berhasil, kabar tersebut menunjukkan bahwa kamu menghargai bantuan mereka selama proses aplikasi dan mereka adalah bagian penting dari perjalananmu. Dengan begitu, mereka tidak ragu untuk kembali memberikan dukungan untukmu di masa depan.
Meminta surat rekomendasi memerlukan etika yang baik. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, kamu tidak hanya akan mendapatkan surat rekomendasi yang baik, tetapi juga memperkuat relasi dengan pemberi rekomendasi. Ingatlah bahwa surat rekomendasi yang kuat dapat menjadi nilai tambah yang signifikan dalam proses seleksi beasiswa. Jadi, persiapkan dengan baik, ya!
