5 Tips Agar Proposal Acara Kamu Menarik di Mata Sponsor

Salah satu pertimbangan brand dalam menentukan project yang mereka support adalah dengan melihat tema dan target pengunjung yang ada pada event yang kamu buat.Dalam persoalan seperti ini tentunya dibutuhkan strategi yang baik dalam menyortir sponsor yang akan panitia atau penyelenggara kirimkan kepada sponsor.

Contohnya jika tema event-mu adalah kesehatan maka sebaiknya kamu tidak mengirimkan proposalmu ke produk rokok atau snack ringan berpengawet, lebih baik ajukan proposalmu ke produk kesehatan seperti susu atau vitamin.

Dalam membuat proposal tentunya banyak penyelenggara event yang menyertakan keseluruhan detail acara pada proposal sponsorship yang akan mereka kirimkan kepada sponsor, mulai dari anggaran hingga susunan panitia yang jumlahnya bahkan sampai lebih dari lima halaman, sebenarnya hal tersebut tidak efektif dan tidak terlalu dibutuhkan oleh pihak sponsor.

Yang sponsor butuhkan adalah tema, waktu, wish list guest star, paket benefit yang akan mereka dapatkan  jumlah target audience yang akan datang ke event dan dokumentasi tahun lalu jika ini bukan merupakan event pertama yang dilaksanakan.

Pastikan poin-poin tersebut tertera pada proposal yang kamu kirimkan agar para potensial sponsor mendapat gambaran mengenai seberapa banyak cash sponsorship atau inkind sponsorship yang akan diberikan kepada event.

Dalam membuat proposal untuk sponsor tentunya kreativitas sangat dibutuhkan. Proposal dengan perpaduan warna dan konsep yang bagus akan menarik perhatian tim sponsorship untuk mereview proposalmu.

Pada era modern seperti sekarang tentunya kita dipermudah dengan teknologi yang sudah ada. Manfaatkanlah kemudahan tersebut untuk mengurangi biaya yang seharusnya tidak kamu keluarkan, misalnya mengirimkan proposal lewat email tentunya akan lebih efektif dan tidak mengeluarkan banyak biaya. Pastikan ukuran proposalmu tidak terlalu besar ya, sebaiknya tidak lebih dari 5mb. Jangan lupa perkenalkan dirimu dahulu dan sertakan di bagian body email.

Pastikan waktu yang kamu kirimkan kepada brand atau perusahaan adalah pada saat waktu jam kerja, bukan tengah malam atau saat tanggal merah. Mengantar proposal langsung ke perusahaan tanpa membuat janji terlebih dahulu tentunya tidak menjamin kamu akan bertemu langsung dengan orang yang berhubungan langsung dengan sponsorship, karena mereka tidak selalu ada di kantor.

Tak jarang proposal yang kamu bawa harus melewati beberapa pihak dahulu, mulai dari menitipkanya ke sekretaris, receptionist hingga tak jarang kamu dialihkan ke bagian mailing room. 

Jika kamu telah mengirimkan proposal kepada suatu perusahaan jangan lupa untuk mem-follow up. Karena bisa saja proposalmu tidak sempat terbaca akibat email lain dari perusahaan tersebut. Perlu diketahui bahwa perusahaan menerima email dari banyak project dan event setiap harinya, sangat memungkinkan jika proposalmu tidak sempat terbaca oleh tim sponsorship perusahaan.

Nah itu dia lima tips agar proposalmu dilirik oleh pihak sponsor. Jangan lupa juga untuk tetap optimis dan selalu semangat ya!