7 Etika Meeting yang Perlu Dipahami dan Diterapkan, Be Professional!
Semua yang pernah terlibat dalam organisasi, baik ketika di sekolah maupun saat sudah menekuni dunia kerja, pasti pernah mengikuti rapat atau meeting. Meeting dilakukan biasanya untuk bertukar informasi, membahas suatu masalah, menyusun rencana, atau hal lain yang perlu diputuskan bersama-sama.
Efisiensi rapat bisa sangat berpengaruh terhadap produktivitas maupun suksesnya perusahaan. Di sinilah kenapa diperlukan adanya etika dalam meeting supaya tiap anggotanya bisa menunjukkan perilaku yang menunjang berjalannya rapat secara efisien.
Lalu, etika seperti apa yang perlu dipahami dan dipraktikkan tiap pekerja, agar meeting bisa produktif? Berikut beberapa perilaku yang mesti kamu jaga saat menjalani suatu rapat.
1. Hadir tepat waktu
Di luar urusan kerja, misalnya janji bertemu dengan teman mungkin datang sedikit terlambat masih bisa ditoleransi. Namun, kalau sudah berurusan dengan pekerjaan sebaiknya jadikan tepat waktu sebagai sebuah kewajiban, karena bisa menentukan image kamu di lingkungan profesional.
Hadir tepat waktu gak hanya menunjukkan profesionalisme, tapi juga kedewasaan, kesopanan, serta kemampuanmu dalam manajemen waktu, loh. Maka itu, cobalah untuk selalu datang sesuai waktu yang ditentukan dalam setiap rapat.
Jika semua anggota rapat mampu hadir sesuai jadwal tentu rapat akan berjalan dengan efisien, dan gak ada waktu yang terbuang untuk menunggu anggota lain yang datang telat.
2. Sudah mempersiapkan materi yang diperlukan
Umumnya, sebelum rapat sudah diagendakan apa saja yang akan dibahas. Ada pula yang meminta para pesertanya untuk menyiapkan bahan presentasi ataupun berbagai hasil riset yang dibutuhkan saat rapat nanti. Pastikan kamu mempersiapkannya dengan teliti, agar meeting bisa berjalan dengan lancar dan efisien.
3. Berpakaian secara profesional
Ada sebagian kantor yang menerapkan aturan untuk berpakaian formal, ada pula yang semi formal ataupun kasual. Apa pun itu, hendaknya sesuaikan cara berpakaianmu dengan aturan yang ada.
Jika kebetulan kamu harus melakukan meeting lintas perusahaan, akan lebih aman memilih untuk berpakaian secara formal. Hal ini bisa membantumu untuk membangun professional image demi pertumbuhan karier.
4. Bicara dengan lantang
Saat rapat kamu perlu berbicara dengan lantang. Hal ini bertujuan agar peserta lain dapat mendengar dengan jelas, serta bisa merespons dengan tepat atas informasi yang kamu sampaikan. Selain itu, berbicara dengan lantang bisa menunjukkan kepercayaan diri yang tinggi sehingga akan membuatmu terlihat lebih profesional.
5. Jangan bertele-tele
Semakin banyak peserta yang hadir biasanya akan semakin banyak ide yang ingin disampaikan. Oleh karena itu, usahakan bicara to the point sehingga gak menghabiskan banyak waktu. Selain membuat peserta bisa lebih fokus, jalannya rapat juga jadi gak terlalu lama.
6. Jadi pendengar yang baik
Produktivitas suatu rapat sangat bergantung pada daya simak para pesertanya. Kalau peserta rapat yang hadir lebih sibuk ngerumpi, tentu informasi yang disampaikan tidak tersalurkan dengan baik sehingga rapat jadi berjalan gak efektif.
Hal yang sudah dijelaskan jadi ditanyakan kembali. Perilaku seperti ini selain bikin orang lain kesal juga terkesan gak profesional, loh
7. Perhatikan gestur tubuh
Hindari gestur tubuh kurang sopan agar tidak mengganggu jalannya rapat atau mengganggu konsentrasi peserta lain. Gestur tubuh kurang sopan tersebut di antaranya, kebiasaan mengetuk pulpen berulang kali, terus-menerus mengetuk kaki, duduk sambil memutar kursi, gelisah, atau bersenandung. Berikan perhatian penuh pada jalannya meeting, ya.
Produktif atau enggaknya suatu rapat bergantung pada pesertanya. Pastikan poin-poin tadi kamu perhatikan agar rapat bisa berjalan singkat tapi dapat memberikan output maksimal.
