7 Trik Manajemen Waktu untuk Bantu Kamu Lebih Produktif

Teknik pomodoro diperkenalkan oleh seorang mahasiswa Italia yang bernama Francesco Cirillo pada akhir tahun 1980-an. Teknik ini bertujuan untuk melatih seseorang untuk memusatkan konsentrasi pada sebuah tugas dalam waktu yang telah ditentukan.

Teknik ini dilakukan dengan cara membagi tugas ke dalam beberapa ronde yang disebut podomoro. Dalam podomoro yang berdurasi selama 25 menit, kamu harus fokus untuk menyelesaikan satu tugas. Setiap satu podomoro selesai, kamu akan mendapatkan waktu istirahat selama 5 menit. Begitu seterusnya.

Apabila 4 podomoro telah dilalui, kamu bisa menikmati waktu istirahat yang lebih panjang, yakni 15 sampai 30 menit.

David Allen, penggagas teknik gather things done (GTD), beranggapan bahwa semakin banyak informasi yang kita terima, maka semakin sulit bagi kita untuk membuat keputusan. Alih-alih menyelesaikannya, kita cenderung memikirkan hal tersebut hingga kewalahan.

Lewat teknik GTD, kita dilatih untuk menyusun, mengatur dan merincikan hal-hal yang perlu kita lakukan. Selain membantu diri agar tidak kelupaan, teknik ini juga membuat pekerjaan jadi lebih mudah diselesaikan.

Teknik GTD terdiri dari 5 langkah sederhana, yaitu: 

1. Capture : Catat apa pun yang terpikirkan olehmu;
2. Clarify: Dari catatan tersebut, tentukan mana hal-hal yang harus diprioritaskan dan mana yang tidak. Buat langkah-langkah konkret untuk mewujudkannya;
3. Organize : Susun tugas-tugasmu ke dalam daftar khusus dan beri reminder;
4. Reflect : Luangkan waktu setiap minggu untuk menilai ulang daftar yang telah kamu buat. Hal ini membantumu untuk mengembalikan fokus, mengidentifikasi tindakan selanjutnya, dan merenungkan alur kerja;
5. Engage : Kerjakan!

Banyak dari kita terbiasa menunda-nunda pekerjaan, apalagi ketika berhadapan dengan pekerjaan yang sulit, pasti rasanya ingin menghindar. Namun menurut Brian Tracy dalam bukunya "Eat That Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time", menyelesaikan tugas yang paling sulit terlebih dahulu justru dapat membuat harimu menjadi lebih mudah. 

Cara menjalankan teknik ini cukup sederhana. Setiap hari, kamu hanya perlu menentukan satu 'katak', yaitu tugas yang paling sulit atau paling penting yang harus dikerjakan. Pastikan tugas tersebut cukup realistis dan tidak memakan waktu lebih dari 4 jam agar kamu mudah untuk menyelesaikannya.

Segera selesaikan 'katak'mu di pagi hari saat kamu siap beraktivitas. Jangan biarkan dirimu menunda-nundanya. Lakukan hal ini setiap hari dan lihat bagaimana langkah-langkah kecil yang konsisten bisa berdampak besar dalam jangka panjang.

Teknik Pareto dikembangkan oleh seorang ahli ekonomi Italia bernama Vilfredo Pareto. Metode ini menggunakan konsep 80/20, yang artinya 80% hasil bergantung dari 20 persen usaha. Jadi, jika kamu ingin mendapatkan hasil yang besar, maka maksimalkan waktumu pada hal yang benar-benar penting saja.

Untuk tugas-tugas yang tidak terlalu penting dan memakan banyak waktu dan tenaga, kamu bisa mendelegasikannya kepada orang lain. Dengan begitu, kamu bisa lebih fokus pada tugas-tugas lain yang lebih krusial.

Metode Kanban diperkenalkan pada tahun 1940-an oleh Taiichi Ohno, seorang insinyur Jepang yang bekerja di perusahaan Toyota. Metode ini dilakukan dengan cara membuat visualisasi dengan menggunakan papan dan kartu untuk mengelola alur kerja dan tugas yang ada.

Untuk memulainya, buatlah beberapa kolom pada papan Kanban sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, 3 kolom yang terdiri dari "to-do" untuk tugas yang ingin dilakukan, "doing" untuk tugas yang sedang dikerjakan, dan "done" untuk tugas yang sudah selesai.

Selanjutnya, tuliskan rencana atau tugas yang akan kamu lakukan pada secarik kartu. Tempelkan kartu-kartu tersebut sesuai dengan kolomnya masing-masing. Jangan lupa pindahkan kartu tersebut ke kolom selanjutnya setiap kamu berhasil membuat progres. Nah dengan cara ini, kamu jadi lebih mudah memantau perkembangan pekerjaanmu, bukan?

Teknik lainnya yang cukup efektif untuk menjaga fokus adalah time blocking. Teknik ini dilakukan dengan cara menjadwalkan setiap pekerjaanmu ke dalam waktu-waktu khusus. Sebagai contoh, jika kamu terbiasa mengecek notifikasi media sosial setiap hari, maka kamu kini harus mengaksesnya setiap jam 7 sampai 8 pagi saja.

Dalam metode time blocking, kamu dilatih untuk mendedikasikan waktumu pada pekerjaan-pekerjaan yang telah dijadwalkan. Selain membantumu untuk meningkatkan fokus, metode ini juga membuatmu menjadi lebih terencana dan sadar akan penggunaan waktu.

Eisenhower Matrix adalah sebuah metode sederhana untuk membantu menentukan prioritas berdasarkan hasil jangka panjang. Metode yang dipopulerkan oleh Stephen Covey dalam bukunya "The 7 Habits of Highly Effective People" ini dilakukan dengan cara memvisualisasikan semua tugas yang ada ke dalam sebuah matriks.

Setiap tugasmu harus berada dalam salah satu dari 4 kuadran berikut :

1. Mendesak dan penting: Tugas-tugas ini harus kamu kerjakan sesegera mungkin, misalnya menyelesaikan proyek klien;
2. Tidak mendesak namun penting: Tugas-tugas ini mempunyai hasil jangka panjang namun tak perlu diselesaikan segera, misalnya pergi ke gym. Tugas yang masuk ke dalam kategori ini bisa kamu tunda atau kerjakan nanti;
3. Mendesak namun tidak penting: Tugas-tugas ini tidak cukup penting untuk menyita perhatianmu namun perlu diselesaikan segera, seperti merespons email misalnya. Tugas seperti ini bisa kamu delegasikan kepada orang lain;
4. Tidak mendesak dan tidak penting: Tugas-tugas yang masuk ke dalam daftar ini tergolong tidak bermanfaat dan membuang waktu, seperti aktivitas menonton TV berjam-jam. Tugas seperti ini sebaiknya diabaikan saja.

Pilih salah satu yang menurutmu sesuai, lalu terapkan dengan sungguh-sungguh secara konsisten. Yuk, mulai dari sekarang!