Ada kalanya rutinitas kerja terasa berantakan meski pekerjaan yang harus diselesaikan sebenarnya tidak terlalu banyak. Notifikasi terus masuk, meja mulai penuh, daftar tugas semakin panjang, sementara untuk fokus terasa semakin sulit. Dalam kondisi seperti ini, memaksa diri bekerja lebih keras belum tentu menjadi solusi terbaik.
Kabar baiknya, kamu tidak selalu membutuhkan satu hari penuh untuk mengembalikan ritme kerja. Dengan waktu sekitar 30 menit, kamu bisa melakukan reset sederhana.
Lima menit pertama jangan digunakan untuk membuka email atau mengecek media sosial. Justru lakukan kebalikan: berhenti bekerja sejenak. Berdiri dari kursi, tarik napas, minum air, atau berjalan sebentar menjauh dari meja. Tujuannya bukan membuang waktu, tetapi memberi otak kesempatan untuk keluar dari mode kerja yang terlalu padat.
"Terdapat penelitian yang sangat bagus mengenai istirahat, dan kesimpulan utamanya adalah bahwa istirahat bukanlah tanda kelemahan. Istirahat bukanlah penyimpangan dari performa kerja kita. Istirahat justru merupakan bagian dari performa kita. Oleh karena itu, mengambil jeda istirahat secara rutin terutama saat kita berada di fase penurunan energi sangatlah penting," saran Daniel Pink, penulis yang banyak membahas produktivitas dikutip dari wawancaranya bersama Harvard Business Review.
"Kita tahu bahwa melakukan sesuatu lebih baik daripada tidak sama sekali; jadi, istirahat satu menit pun jauh lebih baik daripada terus memaksakan diri bekerja tanpa henti," tambahnya.
Setelah memberi jeda pada pikiran, gunakan lima menit berikutnya untuk merapikan area kerja. Singkirkan gelas kosong, kertas yang tidak diperlukan, kabel yang berserakan, atau barang lain yang tidak berhubungan dengan pekerjaan yang akan kamu lakukan.
Tidak perlu melakukan bersih-bersih besar-besaran; cukup buat meja terasa lebih 'ringan' dan siap digunakan. Lingkungan kerja yang lebih teratur juga bisa menjadi tanda bahwa kamu sedang memulai kembali sesi kerja. Karena itu, kamu bisa menjadikan aktivitas merapikan meja sebagai bagian dari ritual kerja.
Misalnya, setiap kali merasa kehilangan ritme, buang sampah, rapikan laptop dan alat tulis, isi ulang air minum, lalu letakkan hanya barang yang dibutuhkan untuk tugas berikutnya. Kebiasaan sederhana ini membantu menciptakan batas yang jelas antara kondisi “berantakan” dan “siap bekerja lagi”.
Lima menit selanjutnya digunakan untuk brain dump. Ambil kertas catatan, lalu tuliskan semua pekerjaan yang sedang memenuhi pikiran. Jangan langsung mengurutkan atau menilai mana yang penting. Tulis saja semuanya, mulai dari email yang belum dibalas, pekerjaan yang tertunda, ide yang belum selesai, sampai hal kecil seperti mengirim dokumen kepada rekan kerja.
Cara ini membantu mengurangi kebiasaan mencoba mengingat banyak hal sekaligus yang membuat rutinitasmu lebih stabil. Michael Norton, penulis buku The Ritual Effect: From Habit to Ritual, Harness the Surprising Power of Everyday Actions menjelaskan bahwa manusia sebenarnya memiliki berbagai 'ritual' yang membentuk pola aktivitas sehari-hari.
"Ritual menghidupkan semangat kita dan memberi sentuhan istimewa pada keseharian kita. Ritual bertindak sebagai katalis emosional yang memperkaya hari biasa atau membuat momen istimewa menjadi tak terlupakan. Ritual membantu kita menghadapi, menjalani, dan menjadi lebih tangguh dalam menghadapi berbagai tantangan hidup," jelasnya dikutip dari Fast Company.
"Ritual membantu kamu beralih ke kondisi mental yang diinginkan agar bisa menyelesaikan tugas-tugas kamu. Sebuah ritual dibangun dan diulang seiring berjalannya waktu," lanjutnya.
Jadi dengan menuliskan apa saja yang sedang memenuhi pikiran, kamu bisa melihat pola kerjamu dengan lebih jelas. Lalu kamu juga lebih bisa melihat atau tahu dalam menentukan bagian mana yang memang perlu ditangani sekarang.
Setelah semua tugas tertulis, jangan langsung mencoba menyelesaikan semuanya. Pilih satu pekerjaan yang paling penting untuk dikerjakan dalam sesi berikutnya. Kalau ada banyak tugas mendesak, tanyakan: mana yang memiliki dampak paling besar jika selesai hari ini?
"Ada orang-orang yang tergoda untuk membalas email rutin begitu memulai hari, karena aktivitas itu memberikan sedikit lonjakan dopamin akibat rasa puas telah menyelesaikan sesuatu. Itu adalah kesalahan besar," kata Daniel Pink.
"Seharusnya, kita mengerjakan tugas-tugas yang bersifat analitis pekerjaan yang menuntut fokus penuh, seperti mengolah angka atau menyusun laporan pada saat energi kita sedang berada di puncak. Sebaliknya, kita perlu mengalihkan sebanyak mungkin tugas administratif pada periode penurunan energi," tambahnya.
Di sini Daniel menyarankan agar jenis pekerjaan disesuaikan dengan kondisi energi seseorang. Jadi, reset bukan sekadar membuat daftar pekerjaan baru. Kamu juga perlu mencocokkan tugas dengan kondisi dirimu. Kalau setelah jeda kamu merasa lebih segar, gunakan momentum tersebut untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi.
Jika energimu masih rendah, pilih tugas yang lebih sederhana seperti membalas email, mengecek dokumen, atau menyusun jadwal. Dengan begitu, 30 menit reset benar-benar menghasilkan arah kerja yang lebih realistis.
Sepuluh menit terakhir digunakan untuk membuat tanda bahwa sesi kerja baru akan dimulai. Tutup tab yang tidak diperlukan, aktifkan mode Do Not Disturb, siapkan dokumen yang akan dikerjakan, lalu tentukan berapa lama kamu akan fokus sebelum mengambil jeda berikutnya.
Kamu bahkan bisa membuat ritual kecil seperti membuat kopi, memakai headphone, atau menyalakan musik instrumental tertentu. Michael Norton menjelaskan bahwa terkadang 'ritual' dapat memberikan makna emosional pada aktivitas yang sebenarnya biasa.
"Terkadang, kita menggunakan ritual untuk mengubah hal-hal yang sangat membosankan menjadi sesuatu yang lebih bermakna dan sarat emosi,” jelasnya.
Jadi ritual tidak harus rumit. Yang penting, aktivitas tersebut konsisten menjadi tanda bahwa kamu sedang masuk ke mode kerja. Sepuluh menit terakhir juga bisa diisi dengan berjalan sebentar sebelum kembali ke meja kerjamu. Apa pun pilihan ritualmu, yang penting bisa membantumu untuk pemulihan energi.
Reset rutinitas kerja selama 30 menit bukan berarti kamu harus menghilangkan semua masalah pekerjaan dalam waktu singkat. Tujuannya lebih sederhana: menghentikan sejenak pola kerja yang sudah tidak efektif, mengembalikan fokus, dan membuat langkah berikutnya dengan lebih jelas.