3 Tips Hadapi Komplain agar Tidak Mencoreng Citra Usaha, Harus Tenang!
- Terima setiap komplain dengan pikiran jernih, keterbukaan dalam menerima kritik menjadi nilai plus bagi usaha
- Pahami isi komplain dengan benar sebelum merespons, teliti isi keluhan dan perbaiki kesalahan jika memang ada
- Sampaikan respons secara profesional, berikan pengakuan, permohonan maaf, janji perbaikan, serta ucapan terima kasih atas kritik yang membangun
Membangun dan menjalankan suatu usaha memang bukan perkara mudah. Pasalnya, kualitas barang atau jasa yang ditawarkan harus selalu terjaga demi bisa menarik orang-orang baru dan mempertahankan klien yang sudah ada. Oleh sebab itu, terus melakukan inovasi adalah sebuah keharusan agar usaha bisa semakin berkembang.
Namun demikian, terlepas dari upaya yang maksimal, menjalankan usaha pasti tetap ada tantangannya. Salah satu hal menantang yang terkadang bikin pengusaha jadi khawatir adalah adanya komplain dari klien. Alih-alih dihadapi dengan kepala dingin, sebagian pengusaha menjawab keluhan itu dengan kasar, sehingga bikin klien sakit hati dan reputasi bisnis yang tadinya positif akhirnya malah hancur. Nah, bila kamu baru memulai usaha, pelajari beberapa tips menghadapi komplain berikut ini agar citra usahamu tidak tercoreng.
1. Terima setiap komplain yang ada dengan pikiran jernih
Tidak dapat dimungkiri bahwa komplain dari klien memang terkadang sukses bikin kepala pening, ya. Bagaimana tidak, penilaian yang kurang memuaskan memang bisa membuat reputasi bisnis meredup, terlebih di era digital seperti saat ini yang membuat orang mudah memviralkan apa pun yang tidak dia sukai. Pasti semakin bikin pengusaha khawatir, kan?
Namun demikian, kamu juga harus memahami bahwa terlepas dari fakta sudah mengupayakan sesuatu dengan maksimal, kemungkinan bahwa klien tidak merasa puas pasti akan selalu ada. Pasalnya, setiap klien punya karakter yang beragam, sehingga tentu memberikan pandangan yang juga berbeda-beda. Oleh karena itu, bila memang ada komplain, terima saja dulu dengan kepala jernih, baru nanti dianalisis lebih lanjut. Keterbukaan dalam menerima kritik ini saja sudah jadi nilai plus buat usahamu, kok!
2. Pahami isi komplain dengan benar sebelum merespons
Banyak kejadian pengusaha gulung tikar hanya gara-gara tidak menanggapi komplain dari klien dengan benar. Pengusaha seperti ini biasanya merasa benar sendiri dan menganggap klien yang melayangkan keluhan sebagai musuh. Hasilnya, usaha hancur dan tinggal menyisakan penyesalan belaka.
Kamu harus belajar menjadi seorang pengusaha yang bijaksana. Jika ada komplain, terima dengan tangan terbuka dan pahami isinya secara menyeluruh sebelum memberikan respons. Ini penting karena meski memang ada klien yang sekadar mengada-ada, tetapi memang bisa saja terkadang terjadi kesalahan dari pihakmu yang luput dari pengawasan. Jadi, teliti isi keluhan itu dan cocokkan dengan fakta. Jika memang telah terjadi kekeliruan, jangan segan untuk memperbaiki, ya!
3. Sampaikan respons secara profesional
Harus diakui bahwa terkadang keluhan dari klien memang bisa membuat telinga panas dan sakit hati. Emosi pun semakin memuncak bila komplain itu ternyata fitnah yang bertujuan untuk menjatuhkan usaha. Kendati demikian, apakah merespons dengan kejam bisa dibenarkan? Tentu saja tidak!
Sebagai pengusaha, kamu harus bisa merespons sebuah komplain secara profesional. Jika memang terbukti ada kesalahan darimu, berikan pengakuan, permohonan maaf, janji perbaikan, serta ucapan terima kasih atas kritik yang membangun. Namun, bila setelah dicek ternyata keluhan itu palsu alias sekadar usaha untuk menjatuhkan, berikan pernyataan tegas disertai fakta yang sesungguhnya dengan tetap mengutamakan cara penyampaian yang sopan. Dengan begini, klien-klien lain akan memberikan apresiasi dan bisnismu tetap dipercaya.
Komplain dari klien sebenarnya merupakan hal yang memang hampir selalu ada dalam setiap bidang usaha. Oleh sebab itu, bila ingin menjalankan suatu bisnis, jangan hanya fokus pada upaya meraih keuntungan, tetapi juga belajar untuk menangani keluhan secara tepat. Jika mampu memberikan respons yang sesuai dan benar-benar melakukan perbaikan, usahamu tentu akan tetap berjalan lancar, bahkan berkembang semakin pesat, kok!
