Cara Membuat Absen di Excel dan Hitung Persentase Kehadiran

16 Jul 2024, 10:50 WIB

ilustrasi Microsoft Excel (freepik.com/rawpixel.com)

Makin diulik, makin banyak fungsi Microsoft Excel yang mempermudah pekerjaan. Termasuk mendukung profesi tertentu, misalnya saja guru yang perlu memantau kehadiran siswa setiap hari dengan mengecek presensi atau absensi.

Bagaimana cara membuat absen di Excel? Untuk melakukannya bisa pakai langkah berikut. Sesuaikan juga rumus untuk menghitung jumlah bolos masing-masing, ya.

1. Cara membuat absen di Excel

ilustrasi Microsoft Excel (freepik.com/rawpixel.com)

Pertama, kamu perlu membuat lembar absensi di Microsoft Excel terlebih dahulu. Kamu bisa menyesuaikan tabelnya dengan data yang ingin dimasukkan. Contoh pada tutorial ini menggunakan tabel data nama dan kehadiran tiap pertemuan.

Jika tabel sudah dibuat, kamu bisa mengisikan keterangan absensi terlebih dahulu. Berikut opsi yang bisa kamu gunakan untuk membuat presensi jadi lebih rapi:

Masukkan data yang dibutuhkan, termasuk nama dan tanggal pertemuan jika perlu
Buat menu dropdown pilihannya bisa "hadir" dan "tidak hadir". Cara membuatnya, blok kolom yang ingin ditambahkan dropdown > Data > Validasi Data > ubah kriteria menjadi daftar > centang 'Abaikan kosong' dan 'Turun bawah dalam sel' > masukkan keterangan dengan dipisahkan koma atau titik koma, contoh: hadir; tidak hadir > klik 'OK'
Beri warna sel sesuai keterangan yang diinginkan. Caranya, buka tab 'Home' > Conditional Formatting > New Rule > Format only cells that contain > sesuaikan cell value. Kamu bisa cek artikel cara memberi warna pada kolom Excel untuk langkah lebih lengkapnya, ya.

2. Cara menghitung hari masuk

Sudah menerapkan cara membuat absen di Excel dan dapat data kehadiran secara lengkap? Jika iya, hitung jumlah kehadiran atau absensi untuk masuk masing-masing peserta. Untuk langkah ini, kamu perlu menggunakan rumus COUNTIF. Adapun rumus yang sudah disesuaikan menjadi:

=Total hari sebulan - COUNTIF(range kehadiran, "Hadir") - (COUNTIF(range kehadiran, "Tidak Hadir"))

Dengan keterangan, total hari dalam sebulan bisa didapat dari blok sel hari pertama hitungan absen sampai hari terakhir. Sementara itu, range kehadiran yang dimaksud merupakan kolom berisi data keterangan hadir atau tidaknya. Misal, kamu meletakkan keterangan di kolom B1-B10, maka range dalam rumus tersebut diisi sesuai kolom tersebut.

Selain itu, kamu bisa mengubah keterangan "hadir" dan "tidak hadir" sesuai dengan kriteria yang kamu masukkan pada langkah sebelumnya, ya. Misal, ada 3 kriteria "hadir", "tidak hadir", dan "Tanpa Keterangan", maka kamu bisa mengulang rumus sesuai kebutuhan

3. Cara menghitung persentase kehadiran

ilustrasi Microsoft Excel (freepik.com/rawpixel.com)

Masih lanjutan dari cara membuat absen di Excel, tahap ini membantumu membuat laporan daftar kehadiran. Rumus yang digunakan hanya perkalian dasar. Berikut formulanya:

=(jumlah peserta hadir/hari kerja) * 100%

Hari kerjanya bisa disesuaikan dengan jumlah hari aktif pada absensimu, misalnya 5 hari seminggu.

Serangkaian cara membuat absen di Excel membantumu melacak kehadiran dengan lebih mudah. Selain itu, kamu bakal lebih cepat mendapatkan rekapitulasi untuk laporan akhir.