Cara Membuat Visa Waiver Jepang Lengkap dengan Syaratnya

Mengutip laman Japan Visa Exemption System milik Ministry of Foreign Affairs of Japan, warga negara Indonesia yang berminat untuk mendaftar program visa exemption harus mempunyai beberapa berkas berikut ini:

1. Paspor Indonesia elektronik atau e-passport yang masih berlaku.
   • Paspor elektronik mempunyai logo chip di bagian depan sampul. Logo ini sudah disesuaikan dengan standar International Civil Aviation Organization (ICAO).
2. Tujuan untuk berkunjung hanya untuk wisata, mengunjungi anggota keluarga atau teman, dan urusan pekerjaan dalam waktu yang singkat, yaitu tidak lebih dari 15 hari.
3. Durasi visa adalah 3 tahun, dimulai dari tanggal mendaftar atau sampai masa berlaku paspor elektronik habis. 

Efektif sejak 27 Maret 2023 kemarin, proses pendaftaran untuk pra-keberangkatan bebas visa ke Jepang dilakukan secara daring. Proses ini dilakukan melalui sistem Japan Visa Exemption System (JAVES).

Berikut langkah-langkah untuk melakukan pendaftaran pra-keberangkatan:

1. Membuat akun di sistem JAVES yang dapat diakses melalui https://www.evisa.mofa.go.jp/personal/logintoko
2. Ikuti petunjuk yang tertera di layar.
3. Perlu diingat, 1 akun hanya untuk 1 pendaftar saja dengan 1 alamat email milik pendaftar tersebut. Email dapat diakses di tablet atau ponsel cerdas pendaftar.
4. Siapkan dokumen-dokumen penting, seperti foto, surat perjalanan dalam bentuk PDF, JPG, PNG atau BMP dengan ukuran tidak lebih dari 2 MB.
5. Pendaftar akan memperoleh konfirmasi email bahwa proses pendaftaran telah selesai.
6. Proses pendaftaran ini tidak dipungut biaya.
7. Estimasi waktu tunggu adalah 2 hari kerja. Proses dapat lebih lama bila dokumen tidak lengkap.

Pendaftar akan memperoleh Visa Exemption Registration Notice atau Pemberitahuan Registrasi Pembebasan Visa lewat email. Bukti ini yang nantinya akan ditunjukkan ke petugas di bandara sebelum berangkat dan saat tiba di negara Jepang.

Perlu diketahui bahwa layanan bebas visa ini hanya berlaku untuk wisatawan yang akan bepergian dengan menggunakan pesawat terbang. Apabila perjalanan menggunakan kapal, maka wisatawan dapat menghubungi kedutaan Jepang di Jakarta untuk informasi lebih lanjut.

Seperti yang sudah disebutkan di poin pertama, masa berlaku bebas visa adalah 3 tahun, dihitung dari tanggal mendaftar atau hingga masa berlaku paspor elektronik habis. Seseorang perlu melakukan pendaftaran ulang apabila masa berlaku paspor elektronik habis, sementara bebas visa masih berlaku.

Misalnya, seseorang melakukan pendaftaran bebas visa Jepang tanggal 1 Mei 2023. Maka bebas visa Jepang tersebut berlaku hingga 1 Mei 2026. Apabila paspor elektronik habis sebelum tanggal 1 Mei 2026, maka pemilik paspor perlu melakukan pendaftaran ulang dengan membawa paspor elektronik lama dan paspor elektronik yang baru.

Paspor elektronik lama wajib dilampirkan saat mendaftar ulang. Apabila paspor elektronik lama hilang atau mungkin tidak bisa dilampirkan, maka orang tersebut perlu membawa surat dari lembaga resmi yang dapat menjelaskan alasannya.

Mengutip Ministry of Foreign Affairs of Japan, pendaftar yang formulir bebas visanya ditolak, maka dianjurkan untuk mendaftar visa turis Jepang biasa. Kemudian, bila ada perubahan nama dari yang tertera di lembar bebas visa (registration notice), maka pendaftar harus melakukan daftar ulang.

Tips penting lainnya yang wajib diketahui terkait dengan bebas visa Jepang:

1. Proses pendaftaran pra-keberangkatan harus dilakukan jauh-jauh hari dan sudah memperoleh registration notice sebelum tanggal keberangkatan.
2. Untuk kenyamanan saat melengkapi formulir secara daring, sebaiknya matikan fitur pop-up blocker di gawai elektronik untuk sementara waktu.
3. Seseorang yang memperoleh bebas visa dari negara Jepang dapat ditolak masuk dengan alasan:
   • Pernah melanggar hukum di negara tersebut dan dikenakan hukuman pidana misalnya dipenjara lebih dari 1 tahun.
   • Pernah dideportasi serta masa larangan untuk masuk ke Jepang masih berlaku.
4. Siapkan dokumen, seperti bukti reservasi hotel dan tiket pulang di dalam paspor. Petugas imigrasi di Jepang dapat menanyakan bukti tempat penginapan hotel dan tiket pulang kembali ke negara asal saat wisatawan tiba di bandara.

Proses pendaftaran bebas visa Jepang hanya dapat dilakukan bila seseorang mempunyai paspor elektronik yang masih berlaku. Kemudian, proses melengkapi tidaklah sulit asalkan dokumen sudah disiapkan dalam bentuk elektronik. Terakhir, pastikan saat melengkapi formulir elektronik penulisan nama dan tanggal sudah sama. Bila berbeda dapat ditolak atau harus mengulang.