Apa itu purchasing? Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasional sehari-hari.
Dalam menjalankan kegiatan operasional, perusahaan tentu membutuhkan bahan baku maupun layanan jasa pendukung. Oleh karena itu, aktivitas pembelian barang atau jasa inilah yang disebut dengan istilah purchasing.
Lalu, bagaimana alur dan proses purchasing dilakukan di perusahaan? Yuk, simak penjelasannya di artikel ini!
Purchasing adalah proses pembelian atau pengadaan barang dan jasa yang dilakukan perusahaan untuk mendukung kegiatan operasional sehari-hari. Divisi purchasing berperan penting dalam memastikan seluruh kegiatan operasional berjalan lancar mulai dari pengadaan barang atau jasa hingga pemantauan persediaan.
Dilansir dari Inc, rata-rata perusahaan menghabiskan sekitar 50 sampai 70 persen dari pendapatannya untuk membeli barang atau jasa. Oleh karena itu, tugas purchasing bukan hanya sekadar melakukan aktivitas pembelian, tetapi juga berperan penting dalam meningkatkan efisiensi biaya.
Peran purchasing dalam perusahaan lebih dari sekadar pengadaan barang atau jasa. Berikut ini adalah beberapa fungsi purchasing.
1. Memastikan perusahaan mendapatkan harga beli yang layak
Sebelum melakukan pembelian, divisi purchasing perlu melakukan riset terlebih dahulu. Riset yang dilakukan dapat mencakup perbandingan harga yang ditawarkan, kualitas barang, hingga ulasan terhadap barang atau jasa yang ditawarkan.
2. Menjaga kestabilan harga jual perusahaan
Harga barang atau jasa yang dibeli perusahaan tentunya dapat memengaruhi harga jual produknya. Oleh karena itu, divisi purchasing harus mampu menjaga kestabilan harga bahan baku agar harga jual produk tetap stabil.
3. Supply chain yang lebih efisien
Purchasing juga berfungsi untuk mengoptimalkan proses supply chain perusahaan. Divisi purchasing bertugas memastikan produk yang dibeli datang tepat waktu serta memantau kualitas barang yang diterima agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
4. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Jika harga dan kualitas barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan, maka produk yang dihasilkan pun akan berkualitas dengan harga yang sesuai dengan pasar. Hal ini tentu akan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Banyak yang mengira kalau kegiatan purchasing dan procurement adalah hal yang sama, namun sebenarnya keduanya memiliki peran yang berbeda di perusahaan. Yuk, simak penjelasan berikut ini.
Aspek | Purchasing | Procurement |
|---|---|---|
Definisi | Aktivitas pembelian yang bersifat transaksional | Proses menyeluruh (end-to-end) untuk pengadaan barang atau jasa |
Tujuan | Memiliki tujuan jangka pendek yang berfokus pada penyelesaian transaksi pembelian | memiliki tujuan jangka panjang untuk memperoleh nilai terbaik secara total (total cost ownership) |
Hubungan dengan supplier | Hanya ada interaksi pada saat melakukan pemesanan dan pengiriman barang | Membangun hubungan yang baik dengan supplier dalam jangka panjang |
Peran | Level operasional dan administrasi, menagani pemesanan dan pembayaran sehari-hari | Level startegis, sering bekerja sama dengan divisi Finance dan RnD |
Pembelian barang dalam perusahaan butuh banyak pertimbangan yang matang, bukan hanya sekadar tawar-menawar lalu langsung membelinya. Yuk, simak penjelasan alur dan proses purchasing yang dilakukan perusahaan sebagai berikut.
1. Proses perencanaan
Proses pertama yang harus dilakukan tentunya adalah perencanaan keperluan bisnis, mulai dari mencatat apa saja yang dibutuhkan dalam mendukung proses operasional perusahaan hingga kekurangan dan kelebihan ketika melakukan pembelian atau menyewa jasa tertentu. Selain itu, kamu perlu membandingkan anggaran yang ada lewat beberapa pertanyaan seperti berikut:
Kenapa melakukan pembelian barang atau jasa tersebut?
Untuk apa barang atau jasa itu dibeli?
Berapa total pembelianmu dari berbagai vendor yang dipesan?
Bagaimana reputasi supplier?
Berapa jarak supplier dengan tempat produksi usahamu?
Apakah kualitas dan harga yang diberikan supplier sepadan dengan standar perusahaanmu?
2. Proses pemilihan supplier
Pada tahap kedua ini kamu perlu memilih supplier potensial yang sesuai dengan standar perusahaanmu. Berikut ini adalah hal-hal yang perlu kamu perhatikan.
Pastikan supplier memiliki reputasi yang baik
Pastikan suplier memiliki customer-oriented
Pastikan suplier memiliki fleksibilitas yang tinggi
Pstikan supplier emiliki kondisi keuangan yang stabil
Pastikan supplier memiliki lokasi yang dekat denganmu
Pastikan supplier mempunyai komitmen untuk berkembang
Pastikan supplier menyediakan layanan customer support setelah pembelian
3. Proses Bidding
Bidding merupakan proses di mana supplier akan memberikan penawaran berdasarkan Request for Information (RFI) yang kamu berikan. Informasi tersebut berupa kemampuan supplier tersebut dan dibandingkan dengan biaya yang kamu mampu keluarkan, rincian barang atau jasa yang akan dibeli, jumlah yang dibeli, durasi pemakaian, hingga tenggat waktu pembayaran.
4. Proses negosiasi
Setelah melakukan proses bidding, langkah selanjutnya yang kamu perlu lakukan adalah negosiasi dengan supplier yang kamu pilih. Tujuan negosiasi adalah untuk mencapai kesepakatan antara pihakmu dan supplier agar menemukan harga ketentuan kerja sama yang sesuai bagi kedua belah pihak sebelum dituangkan dalam kontrak kerja sama, invoice, atau faktur penjualan.
Peran buyer dalam purchasing sangat penting dalam memastikan keperluan barang atau jasa terpenuhi dengan baik. Berikut ini beberapa tugas yang menjadi tanggung jawab seorang buyer meliputi:
Membuat perencanaan dan daftar barang atau jasa apa yang ingin dibeli di tiap divisi perusahaan
Mengelompokkan pembelian, apakah untuk jangka panjang, rutin bulanan, atau sesuai dengan permintaan (just in time)
Melakukan analisis total cost of ownership untuk efisiensi biaya
Mencari dan menyusun daftar supplier potensial
Meminta persetujuan pembelian dari manajemen sebelum melakukan pembelian
Berkomunikasi langsung dengan supplier
Melakukan negosiasi dengan supplier
Membuat dan mengirimkan dokumen purchase order kepada supplier
Memeriksa dan melakukan quality control terhadap barang atau jasa yang telah dibeli atau disewa.
Mendokumentasikan dokumen pembelian agar mudah dilacak
Melakukan koordinasi dengan divisi logistik dan keuangan
Melakukan evaluasi terhadap performa dan efektivitas barang atau jasa yang telah dibeli atau disewa.
Itulah penjelasan mengenai apa itu purchasing beserta fungsi, tugas, dan proses lengkapnya dalam perusahaan. Dengan memahami purchasing, nantinya kamu dapat mengelola proses pembelian dengan lebih efektif untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.