4 Perbedaan Kwitansi dan Invoice Beserta Pengertiannya

Invoice menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah merupakan daftar barang kiriman yang telah dilengkapi nama, jumlah, dan harga yang dibayar oleh pembeli (pemesan).

Invoice merupakan dokumen komersial dengan memiliki keterangan waktu yang merinci dan terdapat transaksi antara penjual dan pembeli. Jadi invoice sendiri merupakan dokumen berisikan pembayaran atau faktur dari perusahaan di mana barang sudah diterima konsumen atau klien.

Jadi, dokumen ini berisikan bukti tagihan atas barang atau jasa yang sudah dibeli. Tentu saja, invoice perlu ada di bisnis kamu supaya mempermudah kamu dalam memperhitungkan laba maupun rugi. 

Menurut Kamus Cambridge kwitansi adalah selembar kertas yang menjadi bukti bahwa produk dan uang sudah diterima. Bukti penerimaan uang ini juga nantinya disimpan oleh kedua pihak, yakni pembeli dan penjual.

Ada dua rangkap mengenai kwitansi ini, jadi untuk lembar pertamanya untuk pembeli dan lembar keduanya untuk penjual. Selain memiliki dua rangkap, kwitansi terdiri dari dua bagian yaitu kanan dan kiri. Bagian kiri (kecil) disimpan oleh penerima uang. Bagian kanan diberikan untuk pembeli.

Ingat ya, kwitansi ini memiliki kekuatan hukum karena bukti transaksi karena telah dibubuhi materai oleh penerima. Jadi, jika kamu mengalami kasus mengenai kwitansi, kamu bisa ajukan sebagai bukti.  

Setelah mengetahui mengenai pengertian dari invoice dan kwitansi, berikut ini beberapa perbedaan kwitansi dan invoice yang harus kamu ketahui.

1. Waktu penggunaan

Perbedaan kwitansi dan invoice ada pada waktu penggunaan yaitu kalau invoice sendiri merupakan suatu surat yang berisikan penagihan total barang yang sudah dibeli untuk segera dibayar ketika barang sudah diterima pembeli. 

Sedangkan untuk kwitansi, akan dikeluarkan ketika pemmbayaran sudah diterima oleh penjual termasuk barang juga sudah diterima pembeli. Kwitansi sendiri merupakan bukti bahwa pembeli sudah lunas membayar dan pesanan sesuai. 

2. Fungsi dalam transaksi

Selain karena perbedaan waktu yang dikeluarkannya,  kwitansi dan invoice ini memiliki perbedaan fungsi. Invoice digunakan ketika penjual meminta pembayaran atau sebagai penagihan untuk pembeli.

Sedangkan kwitansi merupakan surat yang dikeluarkan sebagai bukti pelunasan dari pembeli ke penjual, termasuk barang sudah diterima. Adapun kwitansi ini biasanya juga bisa dalam bentuk pembayaran cicilan dari beberapa bisnis tertentu. 

3. Informasi dan detail di dalamnya

Selain dari waktu dan fungsi, informasi pada kertas dari keduanya berbeda ya. Kalau untuk kwitansi maka kamu akan bisa menemukan informasi yang tertera sebagai berikut. 

• Nomor kwitansi
• Nama lengkap pihak pembayar
• Jumlah uang yang dibayar (dalam angka dan huruf)
• Tujuan pembayaran
• Tanggal, bulan, tahun pembayaran
• Nama dan tanda tangan penerima
• Materai
• Stempel/cap perusahaan

Sedangkan untuk invoice sendiri, kamu  akan menemukan informasi seperti ini. 

• Nomor invoice
• Nomor order (jika ada)
• Nama dan detail alamat pemesan/ pembeli
• Nama dan detail alamat penjual
• Tanggal pembuatan/ pengiriman invoice
• Detail barang atau jasa yang dikirim (jenis, deskripsi, jumlah, harga per
  unit)
• Komponen biaya lain (ongkos kirim, pajak, diskon, dll)
• Total biaya yang ditagihkan
• Detail dan ketentuan pembayaran (metode, waktu jatuh tempo, dll)

4. Manfaat

Meskipun keduanya ini sama-sama merupakan kertas transaksi, akan tetapi keduanya memiliki manfaat yang berbeda untuk penjual. Pertama invoice sendiri bermanfaat untuk merekam kinerja penjualan dari perusahaan. Kalau versi pembeli, invoice ini bermanfaat bisa sebagai pengecekan dan verifikasi barang atau jasa yang diterima. Jadi invoice ini bisa membantu pembeli atau penjual untuk saling mengoreksi apabila terdapat kekurangan baik dari barang maupun pembayaran.

Berlanjut manfaat dari kwitansi, ini nantinya bisa dijadikan sebagai dokumen penting dalam proses memantau arus kas masuk dan keluar perusahaan. Jadi dokumen ini perlu disimpan karena nantinya akan dibutuhkan ketika masa tutup buku karena perlu kesesuaian pemasukan dan pengeluaran.

Eits, semua dokumen tersebut harus kamu simpan di tempat aman seperti secara digital Google Drive atau penyimpanan online lainnya ya. Ini penting agar kalau dokumen asli hilang, kamu masih memiliki cadangan secara digitalnya. Kamu perlu kehati-hatian saat berbisnis meminimalisasi potensi kerugian.

Nah, itulah 4 perbedaan kwitansi dan invoice yang perlu kamu ketahui sebelum menjalankan bisnis. Semoga informasi ini bermanfaat untuk kamu ya. 

Penulis: Ayu Mujiyanti