5 Cara Efektif Terapkan Time Blocking, Bisa Tingkatkan Produktivitas!

18 Mar 2024, 22:01 WIB

Time blocking untuk produktivitas (Pexels.com/Pavel Danilyuk)

Metode time blocking adalah teknik yang melibatkan penjadwalan tugas atau aktivitas tertentu ke dalam “blok” waktu khusus sepanjang hari. Tidak hanya mencatat to-do-list, time blocking mengalokasikan jangka waktu tertentu untuk menyelesaikan setiap tugas. Teknik ini akan membantumu untuk memprioritaskan dan mendedikasikan waktu yang terfokus pada tugas-tugas terpenting di hari itu.

“Mengalokasikan waktu dengan blok waktu di agenda (digital atau kertas) ketika kamu akan mengerjakan sesuatu, dapat memastikan bahwa kamu memiliki cukup waktu untuk melakukannya,” tutur pengusaha buku planner Laurel Smith, dikutip CNN.

Contoh cara sederhana untuk menjelaskan teknik ini adalah mengalokasikan waktu pada pukul 08.00-08.30 hanya untuk mengecek dan merespons pesan email. Setelah kotak masuk habis diperiksa, kamu melanjutkan ke tugas berikutnya. Hal ini tentu lebih efektif dibandingkan kamu terus memeriksa kotak email sepanjang hari.

Jadi, metode ini membuatmu fokus pada jam-jam yang terjadwal dan meminimalkan distraksi. Berikut 5 cara efektif untuk melakukan time blocking yang telah kami rangkum untukmu.

1.Ketahui waktu produktifmu

Jadwalkan waktu produktif (Unsplash.com/Marten Bjork)

Saat membuat time blocking, kamu menjadwalkan jangka waktu untuk mengerjakan pekerjaan, baik menjawab email, menghadiri rapat, memeriksa tugas, atau hal lainnya. Cara ini lebih efektif dengan menyesuaikan pekerjaan dan preferensi produktivitasmu. Jika belum mengetahuinya, pikirkan kapan kamu merasa paling produktif.

“Menjadwalkan seluruh minggu sedikit demi sedikit, bisa sangat melelahkan dan terasa terlalu kaku bagi sebagian orang. Sebaliknya, pertimbangkan untuk meluangkan waktu setiap hari demi merencanakan alur kerja produktifmu,” tambah Smith.

Apakah kamu merasa berenergi di pagi hari? Jika ya, pertimbangkan untuk menjadwalkan pekerjaan yang paling membutuhkan energi, baik itu pekerjaan terfokus atau rapat, sebelum waktu makan siang. Bila kamu merasa mudah mengantuk di sore hari, jadwalkan tugas-tugas yang lebih kecil sehingga kamu dapat mempertahankan produktivitas.

2.Jadwalkan time block

Blok waktu untuk produktivitas (Pexels.com/Ivan Samkov)

Setelah mengetahui kapan waktu paling produktif, kamu memiliki kesempatan memblokir waktu untuk setiap jadwal. Bagi waktu jadi bagian produktif dan atur sisa waktu untuk hal-hal yang lebih ringan dilakukan. Pikirkan prioritas yang kamu miliki untuk hari itu dan jadwalkan waktu fokus khusus untuk setiap kumpulan tugas di planner favoritmu.

Tidak masalah jika kamu ingin kembali mengerjakan tugas lebih dari sekali dalam sehari. Misalnya, kamu mungkin ingin menjadwalkan dua atau tiga blok waktu untuk memeriksa dan membalas pesan dalam satu hari.

3.Berikan waktu istirahat

Luangkan waktu untuk orang terdekat (Pexels.com/BOOM)

Time blocking bukan hanya soal menjadwalkan pekerjaan, tetapi juga waktu istirahat. Sama seperti menjadwalkan waktu khusus untuk bekerja, membuat blok waktu untuk aktivitas pribadi dapat membantumu menaatinya. Selain menjadwalkan makan siang, luangkan waktu istirahat sejenak untuk waktu pribadi, aktivitas harian, atau tugas sehari-hari lainnya yang perlu diselesaikan.

Dilansir Asana, tidak setiap blok waktu pribadi memerlukan tujuan. Pertimbangkan untuk membiarkan blok waktu pribadi terbuka sehingga kamu dapat memutuskan kapan waktu ingin berjalan-jalan, memeriksa media sosial, atau bercengkerama dengan orang terkasih.

4.Pertimbangkan adanya tugas mendadak

Jadwalkan waktu produktif (Pexels.com/Karolina Grabowska)

Kamu perlu memiliki ruang untuk menghadapi adanya tugas tidak terduga yang memiliki deadline ketat di hari itu. Misalnya, rapat di menit-menit terakhir yang dijadwalkan selama blok waktu atau mengunjungi klien yang melewati blok waktu milikmu. Tentunya, hal ini tidak dapat kamu hindari, tetapi kamu tetap perlu fokus akan hal ini.

Jika situasi ini sering muncul di tempat kerja, kamu dapat mendedikasikan waktu sore hari untuk waktu yang fleksibel. Dengan begitu, kamu sudah memiliki batasan waktu untuk tugas yang tidak terduga. Atau, jika terjadi sesuatu yang mengganggu salah satu blok waktu produktifmu, kamu dapat memindahkan pekerjaan yang terganggu tersebut ke blok sore fleksibel.

5.Tinjau dan sesuaikan jadwal sesuai dengan kebutuhan

Tinjau jadwal sesuai kebutuhan (Unsplash.com/ Marissa Grootes)

Hidup itu dinamis dan jadwalmu tidak selalu dapat berjalan lancar. Jadwal dibuat untuk mempermudahmu, bukan untuk membatasi. Jadi, jangan takut untuk menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan.

Misalnya, kamu mungkin mendapati beberapa tugas yang membutuhkan waktu lebih lama dari perkiraan. Meluangkan waktu dan memperpanjang blok waktu merupakan hal yang normal. Perlakukan jadwalmu sebagai pedoman, bukan sebagai hukum.

Jadwal menjadi alat untuk memberikan struktur. Oleh karena itu, janganlah menghukum diri sendiri karena tidak menaatinya dengan sempurna. Dari 5 cara di atas, kini kamu tahu cara menjalani kehidupan yang produktif, seimbang, dan memuaskan!

This article is written by our community writers and has been carefully reviewed by our editorial team. We strive to provide the most accurate and reliable information, ensuring high standards of quality, credibility, and trustworthiness.