Surat pengantar adalah surat berisikan informasi yang menyatakan si pembawa surat diberi tugas tertentu dan sudah disetujui oleh pihak yang bertanggung jawab atas isi surat. Surat ini biasanya dibutuhkan saat ada keperluan untuk meminta dokumen resmi, seperti SKCK, surat izin nikah, dan dokumen resmi lainnya.
Masih bingung bagaimana menulis surat pengantar? Ini beberapa contoh surat pengantar dan juga formatnya yang bisa dipakai dalam berbagai keperluan.
Surat pengantar merupakan salah satu jenis surat resmi. Hal ini membuatnya memiliki beberapa bagian yang berbeda dari surat biasa.
Walaupun multifungsi, surat pengantar memiliki format yang sama. Untuk lebih jelasnya, berikut format dari surat pengantar secara umum.
Kop surat menjadi tanda bahwa surat pengantar tersebut dikirim secara resmi dari suatu instansi. Selain itu, kop surat juga memberikan informasi tentang identitas pengirim, mulai dari logo, nama, alamat, hingga kontak yang bisa dihubungi.
Penempatannya sendiri biasanya berada pada bagian surat paling atas. Apabila ada surat yang tidak menyertakan bagian ini, surat tersebut bisa dianggap kurang profesional, lho!
Bagian ini umumnya terletak di atas surat setelah kop surat. Dalam surat pengantar, kepala surat berisikan
Badan surat memuat informasi tentang maksud dan tujuan yang akan disampaikan. Bagian ini perlu ditulis sejelas dan sesingkat mungkin agar orang yang menerima surat bisa memahaminya dengan mudah dan cepat.
Last but not least, ada penutup. Bagian ini juga tak kalah penting dalam sebuah surat pengantar.
Pada penutup, biasanya tertera salam penutup beserta tanda tangan dan nama terang dari pengirim surat. Banyaknya tanda tangan disesuaikan dengan struktur organisasi.
Sudah paham dengan format surat pengantar, kan? Perlu kamu ketahui pula, pada bagian badan surat, isinya akan disesuaikan dengan tujuan maupun keperluan. Hal ini untuk memudahkan penerima dalam memahami maksud dari surat tersebut.
Supaya lebih mengerti, yuk, langsung lihat beberapa contoh surat pengantar sesuai dengan keperluannya berikut ini!
Surat jenis ini biasanya digunakan untuk permohonan dana maupun proposal kegiatan. Isi dari surat tersebut sebenarnya bisa dikembangkan sesuai dengan keperluan yang dibutuhkan.
Pada bagian badan surat, bisa diberi penjelasan lebih lengkap terkait maksud dan tujuan dibuatnya surat. Hal itu supaya pembaca dapat memahami maksud dari isi suratnya.
Jika ingin membuat dokumen tertentu, biasanya perlu surat pengantar. Contohnya untuk keperluan menikah, ketua RT/RW akan memberikan surat pengantar yang berisikan identitas si pemohon.
Umumnya, surat ini tidak perlu dibuat sendiri. Kamu hanya perlu memintanya kepada pihak terkait.
Surat ini biasa disebut sebagai surat jalan. Selain untuk mengantarkan berkas dan dokumen, surat ini juga bisa digunakan sebagai surat untuk mengantarkan orang, lho!
Surat pengantar yang satu ini juga bisa menjadi tanda terima penyerahan barang. Gunanya adalah untuk menjamin keamanan barang selama di perjalanan bila sewaktu-waktu ada pemeriksaan dari pihak berwajib.
Surat dinas biasa dibuat oleh suatu instansi untuk memberitahukan kegiatan yang akan dilaksanakan. Di dalamnya, juga tertera informasi lengkap tentang waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan.
Ada beberapa fungsi surat pengantar dinas, antara lain
Seperti namanya, surat pengantar ini dibuat oleh kepala sekolah. Tujuan pembuatannya sendiri adalah untuk memberitahu pihak yang dituju bahwa hal yang akan dilakukan pembawa surat telah diketahui dan disetujui oleh kepala sekolah.
Biasanya, surat pengantar kepala sekolah ditulis untuk keperluan di luar kantor. Seperti pada contoh di atas, surat tersebut sengaja disusun sebagai bukti bahwa pembawa surat telah diketahui dan diizinkan kepala sekolah untuk melakukan pembuatan Karsu.
Mengusulkan sesuatu juga bisa dilakukan lewat surat pengantar. Pada contoh di atas, pihak Dinas Sosial Kabupaten Wakanda memohon perubahan pos anggaran Tahun 2022 kepada Kepala Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Wakanda.
Mirip surat pengantar dinas, surat pengantar kerja bisa digunakan untuk berbagai keperluan. Misalnya, surat ini bisa ditulis untuk memberitahukan bahwa perusahaanmu akan mengirimkan salah satu karyawan ke kantor cabang untuk keperluan evaluasi.
RT tertentu ada yang menyediakan file surat pengantarnya secara online sehingga dapat diunduh kapan saja dan di mana saja. Penggunaan surat pengantar RT juga bisa untuk berbagai hal, salah satunya untuk membuat KTP.
Selain RT atau RW, desa juga memiliki surat pengantar. Seperti pada contoh di atas, Desa Wadidaw membuat surat pengantar untuk salah satu penduduknya untuk mengurus Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK).
Perusahaan sewaktu-waktu membuat surat pengantar, salah satunya untuk keperluan pekerjaan. Pada contoh di atas, surat pengantar sengaja disusun untuk memberitahukan pihak yang dituju terkait nama-nama karyawan PT QWERTY yang akan melakukan kegiatan evaluasi.
Itulah beberapa contoh surat pengantar dan juga formatnya untuk berbagai keperluan. Sudah tidak bingung lagi membuat surat pengantar, kan? Semoga membantu, ya!
Writer: Cynthia