Jangan Sembarangan, Ini 5 Etika Berkirim Pesan di Dunia Kerja
Dibandingkan surel atau telepon, saat ini, pesan instan lebih banyak digunakan untuk berkomunikasi untuk urusan profesional. Pesan instan menjadi wadah yang mudah dan praktis, apalagi saat tidak berada di satu tempat yang sama.
Meskipun pesan instan memudahkan kamu untuk berkomunikasi dengan rekan kerja, atasan, hingga klien tanpa bertemu langsung, tetapi ada beberapa aturan yang harus diikuti agar tetap sopan dan tampak profesional. Di bawah ini akan dijelaskan etika yang harus kamu pahami saat berkirim pesan singkat di dunia kerja.
1. Perhatikan tanda baca
Besar kecilnya huruf, tanda baca, singkatan, hingga tata bahasa pada pesan singkat sering dianggap remeh. Namun, dalam urusan pekerjaan, hal ini wajib hukumnya untuk diperhatikan. Jika tidak, si penerima pesan bisa salah menafsirkan apa yang kamu maksud.
Hindari penggunaan singkatan yang terlalu pendek dan tanda baca yang tidak tepat. Dengan demikian, penerima pesan akan memahami apa yang kamu maksud dengan baik.
2. Perkenalkan diri dan gunakan bahasa yang sopan
Etika yang juga wajib diperhatikan saat mengirim pesan adalah penggunaan bahasa. Gunakan bahasa yang sopan dan jelas agar penerima pesan nyaman membaca pesanmu.
Hindari mengirim pesan yang langsung berisi tujuanmu. Namun, mulailah dengan ucapan selamat pagi, siang, atau malam. Lalu, sebutkan namamu dan apa tujuanmu. Terakhir, akhiri pesan dengan ucapan terima kasih.
3. Jangan gunakan singkatan yang berlebihan
Kita mungkin terbiasa menyingkat kata-kata saat berkirim pesan teks dengan teman. Namun, menyingkat kata, terlebih menggunakan singkatan tidak resmi, sering dianggap tidak sopan dalam dunia kerja. Bahkan, tak jarang ini membuat si penerima pesan menjadi bingung.
Untuk lebih amannya, jangan singkat kata-kata apa pun saat berkirim pesan dalam urusan pekerjaan. Meskipun lebih panjang, pesan yang kamu sampaikan jadi lebih mudah dipahami dan tampak profesional.
4. Jangan mengirim pesan di luar jam kerja
Aplikasi pesan instan memungkinkan kita untuk menghubungi rekan kerja, klien, dan bos kapan saja dengan cara yang tampak lebih baik daripada surel. Meskipun begitu, penting untuk memperhatikan work-life balance dengan tidak mengirim pesan seputar pekerjaan di luar jam kerja.
Kamu mungkin tidak berharap pesanmu langsung dibalas, tapi orang yang kamu kirimkan pesan mungkin merasa berkewajiban untuk membalas pesanmu segera. Untuk itu, jika tidak mendesak, hindari mengirim pesan yang berhubungan dengan pekerjaan di luar jam kerja.
5. Jangan menambahkan Emoji secara berlebihan
Menambahkan Emoji saat mengirimkan pesan singkat mungkin membuat kamu tampak ramah dan akrab, tetapi ingatlah untuk menghindari penggunaan Emoji yang tidak diperlukan dan berlebihan. Pasalnya, kamu sedang mengirimkan pesan profesional, jadi jangan bertingkah seolah kamu sedang berkirim pesan dengan teman atau pasangan.
Bukan berarti kamu tidak boleh menggunakan Emoji. Bahkan, Emoji justru dapat membuat pesanmu lebih berwarna. Hanya saja, pakailah seperlunya dan gunakan secara tepat.
Meskipun tampak sepele, di dunia kerja, perihal berkirim pesan pun ada etika yang harus kita pahami. Dengan memperhatikan etika kerja, kamu akan terlihat profesional dan lebih dihargai di dunia kerja.
