5 Hal yang Kudu Dimiliki Panitia Acara, Kerja Keras Awal sampai Akhir
Untuk orang-orang yang sudah terbiasa ikut dalam berbagai kepanitiaan, mudah bagi mereka menyesuaikan diri dengan cara kerja kelompok. Bahkan bila anggotanya baru dipertemukan, mereka seakan-akan sudah tahu cara membawa diri dalam kerja sama tersebut. Sementara itu, kamu yang baru kali ini hendak menjadi panitia masih takut kalau-kalau melakukan kesalahan.
Jangan khawatir untuk mencobanya agar dirimu benar-benar tahu rasanya mengorganisasi suatu acara. Kamu akan belajar banyak dan ke depan makin luwes apabila kembali terlibat dalam kepanitiaan. Pengalaman pertama memang selalu mendebarkan, tetapi yakinlah bahwa dirimu akan mampu melaluinya dengan baik.
Sebelumnya, kamu perlu mempersiapkan diri biar gak terlalu kagok ketika masuk dalam kepanitiaan. Apa pun posisimu nanti, jalankan tugasmu dengan penuh tanggung jawab. Terlepas dari jenis kegiatan yang akan diselenggarakan, ada lima hal yang kudu dimiliki panitia acara sebagai bentuk persiapan dan profesionalitas.
1. Kemampuan bekerja dalam tim
Semua kepanitiaan pasti memiliki banyak anggota. Maka dari itu, kemampuan bekerja sama dengan orang lain menjadi syarat mutlak. Jangan samakan dengan ketika kamu mengurus acara kecil sendirian. Detail pengaturannya tinggal mengikuti keinginanmu. Dirimu bebas membuat konsep acara seperti apa pun.
Sementara dalam kepanitiaan, segalanya mesti dirapatkan terlebih dahulu. Untuk penggalangan dana misalnya, gak dipegang oleh satu orang melainkan beberapa orang. Begitu pula tugas-tugas lainnya seperti seksi konsumsi, publikasi, dan sebagainya. Maka ada tim besar yang berisi seluruh seksi serta ada tim kecil yang bekerja sesuai tugas pokok masing-masing.
Keegoisan tidak bisa diterima dalam situasi kerja tim begini. Namun meski kalian perlu saling berdiskusi, jangan pula dirimu menjadi terlalu lamban dalam melakukan eksekusi. Seakan-akan kamu begitu takut salah dan berkali-kali meminta persetujuan untuk hal yang sama dari teman satu tim. Pekerjaan masih banyak, nanti malah gak selesai-selesai.
2. Stamina yang prima
Menjadi panitia tentu melelahkan. Kamu akan bekerja jauh-jauh hari sebelum acara dimulai sampai sesaat setelah kegiatan berakhir. Lain dengan ketika dirimu hanya menjadi peserta acaranya. Kamu cukup datang di waktu penyelenggaraannya dan tak perlu melakukan apa-apa lagi.
Makin besar acaranya, makin banyak hal yang perlu disiapkan. Bahkan kerja panitia dapat dimulai berbulan-bulan sebelum hari H kegiatan. Nanti selepas acara berakhir pun panitia masih bekerja membereskan sisa-sisanya, membuat laporan pertanggungjawaban, evaluasi, baru pembubaran.
Stamina yang bagus harus dipertahankan sejak awal hingga akhir masa kerjamu sebagai panitia. Jangan sampai staminamu cuma bertahan selama persiapan acara dan malah drop di hari H. Ini sebabnya mungkin tidak semua kepanitiaan akan cocok buatmu. Atau, cari posisi yang sesuai dengan kemampuanmu saja. Seperti kamu gak kuat di lapangan lama-lama, maka ajukan diri untuk posisi lain seperti bendahara atau sekretaris.
3. Bisa membuat rencana yang masuk akal
Tugas terpenting panitia adalah membuat rencana kegiatan. Akan tetapi, saking asyiknya merencanakan jangan sampai menjadi gak realistis buat dilaksanakan di lapangan. Seperti kamu selalu suka dengan berbagai ide muluk yang bikin rencana kegiatan amat padat.
Jika dirimu berkeras dengan rencana itu, nanti malah gagal dijalankan. Pahami bahwa dalam praktiknya selalu butuh waktu ekstra untuk setiap sesi kegiatan. Hindari waktu dalam rencana kegiatan dibuat serba mepet lantas semua orang pontang-panting di hari H. Satu sesi belum usai, sesi lain sudah harus dimulai karena semua pengisi acara telah siap.
Ini akan menyebabkan efek domino ke sesi-sesi selanjutnya. Disiplin dengan rencana kegiatan tetap wajib, tetapi perencanaannya juga mesti mempertimbangkan kemungkinan perkembangan situasi di lapangan. Jangan sampai rencana yang gak masuk akal dipaksakan. Nanti sesama panitia ribut sendiri lantaran kesal acara tidak berjalan dengan baik.
4. Menyiapkan langkah-langkah antisipasi
Perencanaan yang baik juga harus mengandung berbagai langkah antisipasi. Apa pun bisa terjadi di hari H atau mendekati pelaksanaan kegiatan. Contohnya, peralatan yang dipesan buat kegiatan ternyata rusak. Langkah antisipasi yang perlu disiapkan sejak dini adalah memilih tempat penyewaan alat yang terkenal paling bagus.
Juga miliki koneksi ke tempat penyewaan lainnya kalau-kalau hal di luar prediksi tetap terjadi. Memikirkan berbagai kemungkinan buruk bukan artinya berharap itu benar-benar menjadi nyata. Justru karena kamu tidak menginginkannya maka perlu langkah antisipasi. Memang berbagai kemungkinan buruk dapat terus berkembang dalam pikiran.
Ribet kalau dirimu mesti menyiapkan langkah antisipasi sampai tak terhingga. Fokuskan pada hal-hal yang vital saja seperti seandainya pengisi acara ada yang mendadak batal hadir, masalah pada konsumsi, dan peralatan wajib seperti sound system. Terlepas dari sesuatu yang dicemaskan benar-benar terjadi atau tidak terpenting panitia gak kelabakan di hari pelaksanaan.
5. Bisa bertindak cepat dan tepat saat terjadi hal tak terduga
Namun, sebaik-baiknya usahamu sebagai panitia dalam membuat rencana serta memikirkan antisipasinya tentu bisa terjadi hal lain yang sama sekali tak terduga. Manusia gak mampu memprediksi segalanya. Apabila hal-hal di luar dugaan tetap terjadi dan menjadi kendala, maka kamu kudu tenang.
Jangan panik karena itu mempersulitmu dalam mengambil tindakan yang tepat. Minimal jika kamu gak mampu mengatasinya sendirian, dirimu tahu siapa yang paling tepat untuk dihubungi. Contohnya, ada peserta kegiatan yang mendadak pingsan di depanmu padahal kamu bukan seksi kesehatan melainkan pendaftaran.
Kalau ada seksi kesehatan dalam kepanitiaan, segera hubungi mereka. Bila seksi kesehatan tidak ada karena acara sebenarnya gak berat buat fisik seperti hanya seminar 2 jam, bawa peserta tersebut ke fasilitas kesehatan terdekat. Hindari berusaha sok tahu dengan menolongnya sendiri. Dirimu gak mengerti apa pastinya yang bikin dia pingsan. Jangan-jangan malah serangan jantung.
Tugas panitia memang banyak dan tanggung jawabnya sangat besar. Kemampuan setiap anggota panitia sangat menentukan kesuksesan suatu kegiatan. Pastikan dirimu memiliki lima hal yang kudu dimiliki panitia acara sebagai kemampuan dasar jika kamu diajak untuk handle kegiatan lagi. Lumayan untuk menambah pengalaman bahkan beberapa kepanitiaan dapat memberimu uang lelah.
