5 Langkah Membuat To Do List yang Efektif 

To do list akan menjadi panduan kegiatanmu. Karenanya, untuk memudahkan, pastikan tempatmu menulis to do list adalah tempat yang memang suka kamu gunakan dan mudah untuk diraih kapan saja. Pada umumnya, ada dua media menulis to do list, yaitu aplikasi dan juga buku.

Setiap media punya keuntungan dan kekurangannya tersendiri. Keuntungan to do list dalam aplikasi adalah daftar itu menjadi mudah untuk disunting, memiliki fitur pengingat, dan mudah ditata. Kekurangan dari menggunakan aplikasi Adalah jika kita terus mengecek handphone untuk membuka to do list, bisa-bisa nanti akan tergiur untuk membuka aplikasi lainnya seperti aplikasi media sosial.

Kelebihan to do list dalam bentuk buku adalah buku mudah diakses tanpa harus membuka handphone atau perangkat lainnya, bisa dibentuk sesuka hati, dan media buku bisa memberikan kesenangan tersendiri ketika mencoret kegiatan yang sudah diselesaikan. Kekurangannya adalah buku cukup besar untuk dibawa ke mana-mana, menghabiskan kertas, dan lebih mudah hilang.

Inti daripada to do list tentunya adalah daftar pekerjaan. Selagi kamu membuat daftar kegiatan, masukan pula kegiatan-kegiatan itu ke dalam berbagai kategori. Ada banyak cara untuk mengkategorikan pekerjaan. Kamu bisa mengelompokkan sesuai jenisnya, seperti pekerjaan kantor atau sekolah, pekerjaan rumah, dan kegiatan sosialisasi. Kamu juga dapat membuat kelompok berdasarkan tingkat urgensinya, seperti pekerjaan yang penting dan mendesak, pekerjaan yang penting tapi tidak mendesak, ataupun pekerjaan tidak penting dan tidak mendesak.

Jangan lupa pula untuk mencatat tenggat waktu semua pekerjaan itu. Satu fakta yang harus kamu ingat: tidak semua pekerjaan bisa diselesaikan dalam satu hari. Karenanya, tandai pekerjaan-pekerjaan yang ingin kamu prioritaskan di setiap harinya. Misal, dari 12 pekerjaan yang ingin kamu selesaikan, kamu menetapkan dua hingga tiga tugas yang akan menjadi prioritas utamamu di hari itu.

Estimasi waktu pengerjaan juga merupakan hal yang krusial dalam membuat to do list. Pikirkan kira-kira berapa lama waktu yang kamu butuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan. Apakah 30 menit, satu jam, dua jam dengan jeda istirahat di tengah-tengahnya, atau lebih? Estimasi waktu ini bisa ditentukan dari tingkat kesulitan, jumlah pihak yang terlibat, serta ketersediaan peralatan yang diperlukan.

Saat menulis to do list, lebihkan waktu estimasi itu. Contohnya, jika kamu berpikir kamu membutuhkan waktu 45 menit untuk memasak, tulis bahwa pekerjaan itu membutuhkan waktu selama satu jam. Itu agar kamu tidak merasa terburu-buru dalam mengerjakan pekerjaan. Selain itu, lebihnya waktu ini akan mengurangi tekanan apabila ternyata kamu membutuhkan waktu yang lebih dibandingkan estimasi waktu yang telah kamu buat sebelumnya.

Tidak mungkin kamu menghabiskan seluruh waktumu untuk melakukan pekerjaan. Pasti akan ada saatnya kamu membutuhkan istirahat. Catat semua keperluan istirahatmu, mulai dari yang singkat hingga yang lama. Apakah kamu membutuhkan waktu istirahat selama 5-10 menit di sela-sela mengerjakan pekerjaan? Masukan itu ke dalam perhitungan. Apakah kamu akan melakukan makan siang lebih lama dari biasanya? Catat hal itu. Perhitungkan juga waktu-waktu istirahat untuk mengobrol dengan orang lain dan melakukan ibadah.

Kita juga tahu bahwa setiap hari bisa menjadi dinamis dan kita tidak bisa memprediksi semua hal yang akan terjadi di hari itu dengan sangat akurat. Karenanya, berikan juga “waktu jaga-jaga” berupa waktu kosong atau waktu yang pekerjaannya tidak terlalu padat. Waktu jaga-jaga ini bisa menjadi tempat kamu meletakkan pekerjaan yang bersifat mendadak dan tidak bisa diantisipasi sebelumnya.

Gunakan semua hal yang sudah kamu pertimbangkan di atas untuk membuat to do list. Urutkan semua kegiatan dan keperluan istirahatmu, kemudian berikan label waktu untuk masing-masing poin itu. Berikan warna atau simbol kepada masing-masing pekerjaan untuk menandakan pekerjaan mana yang harus diselesaikan di hari itu, mana yang tidak mendesak, dan mana yang merupakan waktu istirahat.

Jika bisa, hindari menaruh dua kegiatan di waktu bersamaan dengan maksud untuk melakukan multitasking. Itu agar kamu bisa berfokus pada pekerjaan satu per satu dan memaksimalkan hasil pekerjaan itu. Selain itu, pastikan to do list yang kamu buat mudah kamu mengerti dan memiliki tampilan sederhana agar kamu bisa menyerap informasi dengan cepat apabila kamu hanya membaca daftar itu secara kilat.

To do list yang efektif bisa berakibat baik bagi produktivitas. Semoga kelima langkah di atas bisa membantumu dalam membuat to do list yang efektif, ya! Selamat menulis to do list dan selamat beraktifitas!