Apa Itu General Affair? Pengertian, Tugas hingga Jenjang Karier

Secara umum, General Affair adalah divisi yang mengatur dan mengawasi pengelolaan fasilitas, aset, dan berbagai layanan pendukung perusahaan untuk memastikan operasional berjalan lancar.

Divisi ini biasanya di bawah pimpinan divisi umum atau kepala operasional. Tugasnya pun bisa dibilang cukup luas, mulai dari urusan fisik hingga administratif.

General Affair akan mengurus pengadaan barang dan jasa, perawatan gedung, sampai mengurus pembayaran, semuanya ada di tangan mereka. Semakin rapi dan tepat seorang GA menjalankan perannya, semakin lancar juga jalannya operasional perusahaan. Gak heran kalau posisi ini dianggap sebagai salah satu fondasi penting di balik mulusnya sebuah bisnis.

Secara garis besar, tugas seorang General Affair adalah bertanggung jawab atas semua hal yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Namun, tugas General Affair mungkin akan sedikit berbeda tergantung jenis perusahaannya. Berikut beberapa tugas dari General Affair.

• Memastikan semua aset fisik perusahaan, seperti perawatan, perbaikan, hingga pengelolaan inventaris kantor terjaga dengan baik.

• Merencanakan proses pengadaan barang dan kebutuhan operasional, mulai dari menentukan apa saja yang dibutuhkan perusahaan, mencari vendor yang tepat, hingga negosiasi harga.

• Mengelola pembayaran atas pembelian barang atau layanan yang dibutuhkan perusahaan.

• Memastikan tenaga kerja atau pekerja kontrak mendapat pembayaran yang sesuai. Biasanya General Affair akan melakukan perhitungan gaji dan memantau jam kerja.

• Ketika perusahaan membuka cabang baru, General Affair akan meninjau kelayakan, dana yang dibutuhkan, dan biaya renovasi jika diperlukan.

Dalam menjalankan tugasnya, General Affair memiliki fungsinya tersendiri dalam menjalankan operasional perusahaan. Fungsi-fungsi ini saling berkaitan dengan tugas utama GA, mulai dari memastikan kebutuhan internal terpenuhi hingga menjalin hubungan baik dengan pihak eksternal. Berikut fungsi penting General Affair, di antaranya.

• Memastikan pemeliharaan dan perawatan aset dan fasilitas dengan melakukan penilaian terhadap kondisi fasilitas.

• Untuk keperluan rapat anggaran, General Affair juga bertanggung jawab untuk membuat laporan berkala.

• Mengawasi dan memastikan kebijakan dan SOP diterapkan dengan baik, terutama terkait penggunaan fasilitas.

• General Affair juga berperan penting dalam mengurus berbagai perizinan perusahaan, mulai dari izin operasional bisnis, surat-surat kendaraan, atau dokumen legalitas lainnya.

• Menjalin serta menjaga hubungan baik dengan pihak eksternal, seperti vendor, pemasok, lembaga pemerintah, hingga masyarakat.

Memilih pekerjaan dengan jenjang karier yang jelas tentunya memberikan banyak manfaat, terutama untuk perkembangan profesional. General Affair sebagai salah satu divisi penting juga memeiliki jenjang karier, level staf hingga posisi manajerial yang lebih strategis. Berikut jenjang karier untuk posisi General Affair.

• Staff General Affair: Lebih banyak menjalankan tugas yang berkaitan dengan pemeliharaan, pengadaan barang, dan administrasi umum.

• Supervisor General Affair: Bertanggung jawab mengawasi staff General Affair sekaligus membuat perencanaan anggaran.

• Manager General Affair: Memimpin tim, mengelola anggaran, dan merancang strategi untuk efisiensi serta perencanaan bisnis jangka panjang.

• Head of General Affair: Bertanggung jawab penuh terhadap pengambilan keputusan, bekerja sama dengan manajemen, hingga mengawasi seluruh operasional perusahaan.

Singkatnya, General Affair berperan penting dalam memastikan semua roda penggerak berjalan dengan mulus di balik layar. Tanpa peran mereka, perusahaan akan kesulitan beroperasi secara efisien dan produktif. Profesi ini juga cocok buat kamu yang ingin membangun karier profesional.