Pegawai Hantu: 4 Modus Licik yang Bikin Perusahaan Rugi
Di dunia kerja, ada satu fenomena curang yang sering bikin perusahaan pusing, yaitu ghost employee. Istilah ini merujuk pada pegawai fiktif yang sengaja dimasukkan ke dalam sistem penggajian perusahaan. Akibatnya, uang perusahaan terus mengalir ke kantong orang yang seharusnya gak menerima gaji.
Modus seperti ini sering terjadi di perusahaan besar yang punya sistem administrasi kurang ketat. Jika dibiarkan, kerugian bisa mencapai miliaran rupiah setiap tahunnya. Berikut ini empat cara curang yang sering dipakai dalam praktik ghost employee.
1. Gaji untuk pegawai fiktif
Salah satu modus yang paling umum adalah menciptakan identitas pegawai fiktif dalam sistem penggajian. Identitas ini bisa berupa nama palsu atau pegawai yang sudah keluar tapi tetap tercatat sebagai karyawan aktif. Gaji mereka tetap dibayarkan, tapi uangnya masuk ke rekening seseorang yang sengaja mengatur skema ini.
Biasanya, pelaku adalah bagian keuangan atau HRD yang punya akses ke sistem administrasi perusahaan. Dengan cara ini, mereka bisa mengalihkan gaji tanpa dicurigai. Jika tidak ada audit yang ketat, modus ini bisa berlangsung bertahun-tahun tanpa terdeteksi.
2. Pegawai ganda di sistem
Modus lain yang sering terjadi adalah satu orang didaftarkan sebagai dua pegawai berbeda. Misalnya, seorang karyawan aktif memiliki identitas kedua dalam sistem dengan nama berbeda. Kedua akun tersebut tetap menerima gaji, padahal hanya satu orang yang bekerja.
Biasanya, ini dilakukan dengan memanfaatkan celah dalam sistem penggajian perusahaan. Data pegawai ganda ini dibuat serapi mungkin agar tidak mencurigakan. Jika pihak perusahaan tidak melakukan pengecekan mendalam, kebocoran keuangan ini bisa terus terjadi.
3. Pegawai yang sudah keluar tapi masih digaji
Beberapa perusahaan kurang memperbarui data pegawai yang sudah keluar. Hal ini sering dimanfaatkan oleh oknum HRD atau keuangan dengan tetap membayarkan gaji kepada pegawai yang sudah gak bekerja. Uang gaji tersebut kemudian dialihkan ke rekening pribadi atau pihak lain yang terlibat.
Kasus seperti ini sering ditemukan di perusahaan yang kurang memiliki sistem pemantauan kepegawaian yang baik. Tanpa sistem pencocokan antara daftar pegawai aktif dan daftar gaji, kebocoran ini sulit terdeteksi. Perusahaan baru sadar saat ada audit keuangan atau laporan dari pihak lain.
4. Lembur fiktif yang direkayasa
Selain gaji pegawai fiktif, modus lain yang sering terjadi adalah klaim lembur yang direkayasa. Karyawan atau oknum bagian keuangan bisa mengajukan jam lembur palsu dan tetap mendapatkan pembayaran tambahan. Jika dilakukan secara terus-menerus, perusahaan bisa mengalami kerugian besar.
Biasanya, modus ini terjadi di perusahaan yang kurang ketat dalam verifikasi kehadiran lembur. Tanpa sistem validasi berbasis fingerprint atau laporan tertulis yang jelas, kecurangan ini bisa dengan mudah dilakukan. Akibatnya, biaya operasional membengkak tanpa alasan yang jelas.
Praktik ghost employee ini memang sulit terdeteksi jika perusahaan gak punya sistem pengawasan yang ketat. Perusahaan perlu menerapkan audit rutin, verifikasi data karyawan, serta sistem pembayaran yang transparan. Jika dibiarkan, modus ini bisa terus menggerogoti keuangan perusahaan tanpa disadari.
