Apa Itu Procurement? Ini Tugas, Prinsip, dan Skill Utama!

Secara sederhana, procurement adalah salah satu kegiatan strategis untuk menganalisa kebutuhan perusahaan. Cakupan posisi ini cukup luas, mulai dari membuat permintaan pembelian, mengevaluasi pihak penyedia barang, melakukan pemesanan, sampai dengan tahapan akhir pencatatan aktivitas yang sudah dijalankan.

Lalu apa bedanya dengan purchasing? Jika procurement lebih bersifat kepada perencanaan, analisa, dan evaluasi. Sedangkan purchasing, lebih kepada transaksional, terutama ketika perusahaan memerlukan kebutuhan untuk proses produksi atau operasional.

Untuk berkarier sebagai procurement, ada prinsip-prinsip tertentu yang menjadi pegangan kamu selama bekerja. Jika hal ini bisa kamu kuasai, maka tugas dan tanggung jawabmu akan berjalan dengan semestinya. Apa saja prinsip tersebut?

• Kamu harus memiliki akuntabilitas yang baik, karena mewakili perusahaan saat berhubungan dengan supplier.
• Sebagai procurement harus punya konsistensi, karena berkaitan erat dengan pembuatan aturan, kualitas produk, hingga jadwal pengiriman.
• Memiliki value for money karena setiap pihak akan memberi penawaran terbaik dan kedua belah pihak harus saling diuntungkan.
• Fair trading, maksudnya supplier harus diperlakukan secara adil tanpa diskriminasi, termasuk perlindungan kerahasiaan komersial.
• Informed decision making. Jadi semua keputusan procurement dilakukan dengan dasar informasi yang akurat, sehingga semua kewajiban akan terpantau, dan kebutuhan supplier serta perusahaan dapat terpenuhi.

Setelah mengetahui prinsip sebagai procurement, kamu juga harus tahu skill yang dibutuhkan untuk mendukungnya. Pasalnya posisi ini berkaitan dengan manajemen relasi, kecermatan finansial, dan adaptasi cepat jika terjadi perubahan. Berikut beberapa skill yang harus kamu kuasai:

• Manajemen risiko: Terkait risiko yang mungkin dihadapi dan forecasting yang mungkin menyimpan potensi masalah.
• Menjaga relasi: Antara supplier dan perusahaan harus punya relasi bagus, karena procurement harus bisa menjaga kualitas hubungan tersebut.
• Adaptasi yang cepat: Zaman cepat berubah dan teknologi semakin maju, hal ini wajib bisa diadaptasi dengan cepat oleh procurement.
• Pemahaman finansial: Hal ini terkait aturan, prinsip kerja, praktis penggunaan ilmu, serta perhitungan kebutuhan dan menentukan supplier yang paling menguntungkan.

Tugas dan tanggung jawab sebagai procurement tidaklah mudah. Banyak hal yang harus dikerjakan dan kamu membutuhkan skill yang sudah dijelaskan di atas. Lalu apa saja sih jobdesc procurement? Berikut di antaranya:

• Membuat standar kebutuhan perusahaan, baik berupa barang atau jasa, dan membutuhkan proses penyaringan saat tender yang akurat, cermat, dan terukur.
• Membuat perencanaan penyediaan barang dan menyusun daftar lengkap barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
• Penyesuaian permintaan setelah pengajuan yang masuk dari berbagai divisi lalu disaring dan dianalisa dengan baik.
• Pencarian vendor dan supplier untuk pemasok barang atau jasa yang tepat, sehingga perusahaan memiliki opsi terbaik dari pelaku bisnis yang ada.
• Menganalisa surat penawaran saat berhadapan dengan vendor dan supplier untuk mendapatkan penawaran yang paling menguntungkan.
• Melakukan negosiasi dengan vendor dan supplier untuk mengoptimalkan keuntungan.
• Membuat kontrak yang jelas atas transaksi yang akan dilakukan dan disepakati kedua belah pihak.  
• Menerima invoice dan memastikan setiap transaksi yang dilakukan sudah dibayar dengan nilai yang sesuai, setelah pengecekan kualitas dan kuantitas.
• Mengontrol barang atau jasa yang datang, mulai dari kualitas dan kuantitas barang, semua harus dipastikan sama dengan kesepakatan.

Itulah tadi jobdesc procurement yang perlu kamu tahu. Tentunya kamu sudah tahu apa saja skill dan prinsip yang harus dipegang jika berkarier sebagai procurement. Semoga artikel ini bisa membantu, ya.