"Kami memantau penggunaan email melalui pencatatan komputer, biosensor, dan survei harian terhadap 40 pekerja informasi di lingkungan kerja mereka yang sebenarnya selama 12 hari kerja. Kami menemukan bahwa semakin lama waktu harian yang dihabiskan untuk email, semakin rendah persepsi produktivitas dan semakin tinggi tingkat stres yang terukur," jelasnya dalam studi Email Duration, Batching and Self-interruption: Patterns of Email Use on Productivity and Stress The ACM Digital Library.
Hari Kerja Setelah Long Weekend: Jangan Langsung Balas Semua Email
Setelah menikmati long weekend, kembali ke rutinitas kerja sering terasa seperti berat, apalagi langsung berhadapan dengan tumpukan tugas. Salah satu yang kadang paling bikin panik adalah membuka inbox dan melihat puluhan bahkan ratusan email yang masuk selama libur. Refleks pertama mungkin ingin segera membalas semuanya agar pekerjaan terasa kembali terkendali.
Namun, membalas semua email begitu masuk kantor ternyata tidak selalu menjadi cara paling produktif untuk memulai hari. Justru, hari pertama setelah libur sebaiknya digunakan untuk memahami situasi, memilah prioritas, dan memberi waktu bagi diri sendiri untuk kembali masuk ke ritme kerja.
1. Jangan anggap semua email sebagai tugas yang harus langsung diselesaikan
Ilustrasi stres bekerja (unsplash.com/Photo by Vitaly Gariev) Kesalahan yang sering terjadi setelah long weekend adalah menganggap jumlah email sebagai ukuran banyaknya pekerjaan yang harus langsung dibereskan. Padahal, inbox lebih tepat dilihat sebagai tempat masuknya informasi. Pasalnya, mungkin saja sebagian email hanya berisi informasi, sebagian membutuhkan tindakan, sementara lainnya bahkan sudah tidak relevan ketika kamu kembali bekerja.
Penelitian yang dipimpin Gloria Mark, profesor informatika di University of California, Irvine, menemukan bahwa semakin lama waktu yang dihabiskan seseorang untuk email setiap hari, semakin rendah produktivitas yang mereka rasakan dan semakin tinggi tingkat stres yang terukur. Studi tersebut melibatkan 40 pekerja informasi selama 12 hari kerja.
"Kami menemukan bahwa ketika email dihilangkan dari keseharian pekerja, mereka lebih jarang melakukan multitasking dan mengalami lebih sedikit stres," Gloria menambahkan dikutip dari University of California UCI Irvine News.
2. Mulailah dengan membaca dan memilah, bukan membalas
Ilustrasi bekerja (pexels.com/Photo by Nataliya Vaitkevich) Begitu membuka inbox, tahan keinginan untuk langsung mengetik balasan. Langkah pertama yang lebih masuk akal adalah melakukan penyaringan cepat. Kamu bisa melihat siapa pengirimnya, apa topiknya, apakah ada tenggat waktu, dan apakah email tersebut benar-benar membutuhkan tindakan dari kamu.
Cara sederhana adalah membaginya menjadi beberapa kategori: harus ditangani hari ini, perlu ditindaklanjuti tetapi tidak mendesak, hanya perlu dibaca, dan tidak perlu ditanggapi. Dengan cara ini, kamu tidak menghabiskan energi untuk membuat keputusan yang sama berulang kali terhadap puluhan email.
3. Beri jeda sebelum menjawab email yang rumit
Ilustrasi bekerja (pexels.com/Photo by Vlada Karpovich) Tidak semua email bisa dijawab dengan satu atau dua kalimat. Ada pesan yang meminta keputusan, memberikan kritik, membawa persoalan dari klien, atau membutuhkan koordinasi dengan beberapa orang.
Email seperti ini sebaiknya tidak dijawab hanya karena kamu ingin segera mengosongkan inbox. Cal Newport, profesor ilmu komputer di Georgetown University, menjelaskan bahwa masalah email bukan hanya waktu yang dihabiskan untuk membaca atau membalasnya. Tetapi juga perhatianmu.
"'Biaya' produktivitas utama dari penggunaan email bukanlah waktu yang kamu habiskan untuk membaca dan membalas pesan, melainkan perubahan konteks secara mendadak yang terjadi saat kamu mengalihkan perhatian dari tugas yang sedang dikerjakan ke hiruk-pikuk kognitif di dalam kotak masuk," jelasnya dikutip dari lamannya Cal Newport.
Jadi pergantian konteks secara tiba-tiba dapat membuat perhatian yang sebelumnya digunakan untuk pekerjaan lain ikut terganggu. Oleh karena itu, kalau kamu sedang mengerjakan laporan penting lalu menemukan email yang membutuhkan pemikiran mendalam, jangan merasa wajib langsung membalasnya. Tandai email tersebut dan tentukan waktu khusus untuk mengerjakannya.
4. Coba terapkan email batching
Ilustrasi bekerja (pexels.com/Photo by Michael Burrows) Email batching berarti mengelompokkan waktu khusus untuk membaca dan membalas email, alih-alih membuka inbox setiap kali ada notifikasi. Setelah long weekend, metode ini bisa membantu karena kamu dapat menentukan kapan waktunya mengurus komunikasi dan kapan waktunya kembali mengerjakan pekerjaan utama.
"Para ahli telah mengusulkan metode email batching, yaitu memproses email hanya pada waktu-waktu tertentu dalam sehari—sebagai strategi untuk memitigasi dampak negatif email di tempat kerja," dikutip dalam studi For whom and under what circumstances does email message batching work? dalam PubMed Central.
"Email batching mengurangi kelelahan emosional yang diukur tepat setelah intervensi berakhir, terutama pada pekerja yang menangani volume email tinggi," tambahnya.
Namun, penelitian tersebut juga memberi catatan bahwa efeknya tidak selalu bertahan lama dan metode ini tidak otomatis meningkatkan keterlibatan kerja. Dengan kata lain, batching bukan aturan yang harus diterapkan secara kaku. Email batching akan lebih efektif jika sesuai dengan jenis pekerjaan dan ekspektasi organisasi mengenai kecepatan membalas email.
5. Gunakan hari pertama untuk menentukan prioritas mingguan
Ilustrasi bekerja (pexels.com/Photo by MART PRODUCTION) Hari pertama setelah long weekend sebaiknya tidak hanya dihabiskan untuk mengejar inbox. Setelah memilah email, lihat kembali kalender, daftar pekerjaan, deadline, serta proyek yang sedang berjalan. Tujuannya adalah mendapatkan gambaran besar mengenai apa yang benar-benar perlu dikerjakan minggu ini.
Kebiasaan ini penting karena komunikasi digital dapat menghabiskan porsi besar dari waktu kerja. Menurut laporan Microsoft dalam Work Trend Index, menemukan bahwa rata-rata pekerja menghabiskan waktunya dalam aktivitas komunikasi seperti meeting, email, dan chat, sementara lainnya digunakan untuk membuat berbagai pekerjaan seperti dokumen dan presentasi.
"Sebanyak 68 persen orang menyatakan bahwa mereka tidak memiliki cukup waktu untuk fokus tanpa gangguan selama hari kerja. Selain itu, 62 persen responden survei mengaku kesulitan karena terlalu banyak waktu yang habis digunakan untuk mencari informasi saat bekerja. Di seluruh aplikasi Microsoft 365, rata-rata karyawan menghabiskan 57 persen waktunya untuk berkomunikasi (melalui rapat, email, dan obrolan) dan 43 persen untuk membuat konten (dalam dokumen, lembar kerja, dan presentasi)," demikian laporannya dikutip dari Microsoft.
Jadi, cobalah pada hari pertama setelah libur untuk menyisihkan waktu untuk email, tetapi jangan sampai seluruh hari habis hanya untuk membalas pesan. Setelah inbox cukup terkendali, kembali fokus pada pekerjaan yang paling memberikan dampak.
Hari pertama kerja setelah long weekend tidak harus menjadi perlombaan untuk mencapai inbox zero. Yang lebih penting adalah memastikan kamu kembali memegang kendali atas pekerjaan, bukan membiarkan notifikasi menentukan apa yang harus dilakukan sepanjang hari.
