3 Hal yang Harus Dibiasakan bila Ingin Rapat Cepat Kelar
- Pastikan materi rapat sudah diinformasikan secara detail
- Perlu adanya kedisiplinan untuk fokus membahas hanya materi terkait rapat
- Seluruh peserta wajib datang sebelum jam rapat dimulai
Rapat menjadi aktivitas yang kerap ditemui dalam kehidupan sehari-hari. Kegiatan ini pun bisa dijumpai dalam lingkup yang bervariasi, mulai dari tempat kerja, keluarga, hingga masyarakat. Hal ini biasanya dilakukan saat hendak mengadakan suatu acara penting, di mana setiap pihak yang terlibat harus paham betul apa yang menjadi tugasnya, sehingga diharapkan dapat membuat acara tersebut terselenggara dengan sukses.
Kendati merupakan sesuatu yang lumrah, tetapi rapat sering kali menjadi kegiatan yang bikin malas. Pasalnya, terdapat "budaya" negatif terkait rapat, seperti selalu menghabiskan banyak waktu dan belum tentu hasilnya efektif. Nah, hal seperti ini memang perlu dikoreksi agar tidak menjadi kebiasaan buruk. Oleh karena itu, mulailah untuk membiasakan hal berikut ini bila ingin rapat cepat kelar.
1. Pastikan materi rapat sudah diinformasikan secara detail
Rasanya masih banyak orang yang menggelar rapat tanpa persiapan matang. Mereka hanya sekadar janjian bertemu di waktu tertentu, lalu baru menyusun materi yang hendak dijadikan bahan diskusi saat semua orang sudah berkumpul. Hal semacam ini sama sekali tidak efisien alias hanya buang-buang waktu karena jelas durasi rapat akan menjadi lebih panjang.
Mulai sekarang, hapus kebiasaan buruk semacam itu. Jika memang ingin mengadakan rapat, pastikan materinya sudah dipikirkan dengan saksama dan harus diinformasikan kepada seluruh peserta secara detail. Hal ini bertujuan agar setiap orang yang terlibat memahami apa yang akan mereka hadapi, sehingga bisa mempersiapkan diri dan ide-ide brilian yang bantu sukseskan kegiatan.
2. Perlu adanya kedisiplinan untuk fokus membahas hanya materi terkait rapat
Jika diperhatikan dengan saksama, faktor yang membuat sebuah rapat sampai memakan waktu lama bukan selalu adanya pembahasan alot terkait materi, tetapi justru hal-hal yang tidak ada kaitannya dengan materi. Sebagai contoh, saat sedang break diskusi, ada satu atau dua orang yang melontarkan topik tertentu diluar agenda rapat dan ternyata berhasil menarik perhatian banyak peserta lain. Alih-alih mengendalikan diri dan segera mulai rapat kembali, malah salah fokus dengan sesuatu yang tidak penting. Kalau sudah begini, pasti rentan bikin kesal, kan?
Supaya bisa menghindari kejadian semacam ini, diperlukan kedisiplinan dalam menjaga fokus dari setiap peserta rapat. Tujuannya jelas, yaitu agar waktu dimanfaatkan hanya untuk membahas materi-materi yang penting, sehingga bisa lekas mengeksekusi kegiatan yang dikehendaki dengan baik. Hasilnya, rapat pun cepat selesai dan semua dapat melanjutkan tugas masing-masing.
3. Seluruh peserta wajib datang sebelum jam rapat dimulai
Idealnya, sebuah rapat memang seharusnya dimulai begitu seluruh peserta sudah lengkap. Pasalnya, setiap orang pasti akan mendapatkan tanggung jawab tertentu, sehingga bila sampai tidak hadir, maka bisa terjadi miskomunikasi yang merugikan. Sayangnya, kesadaran untuk datang tepat waktu ini sering kali masih rendah. Mereka yang telah ada di tempat rapat lebih dulu terpaksa harus menunggu rekan-rekannya yang terlambat. Akibatnya, durasi rapat menjadi panjang dan mengganggu jalannya pekerjaan lain.
Jika tidak ingin situasi semacam ini terus terulang, maka setiap orang perlu menumbuhkan kesadaran untuk disiplin waktu. Kalau memang akan mengadakan rapat, maka semua pihak yang terlibat harus sudah tiba di tempat sebelum jam rapat yang ditentukan, kecuali memang ada hal mendesak yang menyebabkan terjadinya keterlambatan. Dengan cepat berkumpul begini, maka agenda utama dapat cepat dimulai, sehingga akan cepat kelar juga, bukan begitu?
Rapat memang merupakan aktivitas yang lumrah dijumpai dalam kehidupan sehari-hari dan dilakukan oleh berbagai kalangan. Kendati begitu, kegiatan ini sering kali memakan waktu lama karena banyak penyebab. Oleh sebab itu, diperlukan cara-cara tepat, seperti yang telah dijelaskan dalam artikel untuk membangun kebiasaan baru berupa rapat yang efektif dan efisien. Kalau rapatnya cepat kelar, berarti bisa segera bekerja untuk realisasikan rencana, kan?
