5 Jobdesk Event Coordinator yang Bikin Kamu Salut, Multi Tasking

Tahapan pertama yang jadi tanggung jawab utama Event Coordinator adalah membuat konsep dan perencanaan acara. Mereka harus menggali ide kreatif yang sesuai dengan visi klien, mulai dari tema, desain visual, hingga pengalaman yang ingin diberikan kepada peserta. Di tahap ini, EC harus piawai mendengarkan kebutuhan klien dan menerjemahkannya menjadi konsep yang konkret, unik, serta menarik.

Selain itu, perencanaan melibatkan penyusunan timeline kegiatan, anggaran, dan kebutuhan sumber daya. Semua harus disusun secara detail dan realistis agar tidak ada kendala di tengah jalan. Kesalahan sekecil apa pun dalam perencanaan bisa berakibat fatal pada hari pelaksanaan. Itulah mengapa seorang Event Coordinator harus cermat, teliti, dan mampu memprediksi segala kemungkinan.

Setelah konsep matang, langkah berikutnya adalah mengkoordinasikan vendor dan tim produksi. Event Coordinator akan berhubungan dengan banyak pihak seperti penyedia dekorasi, catering, lighting, sound system, dokumentasi, hingga pengisi acara. Masing-masing punya kebutuhan dan jadwal berbeda, sehingga EC harus memastikan semua pihak bekerja selaras dengan visi acara.

Kemampuan komunikasi dan negosiasi menjadi kunci di tahap ini. Event Coordinator harus bisa menegosiasikan harga terbaik tanpa mengorbankan kualitas, serta menjaga hubungan baik dengan vendor agar kerja sama berjalan lancar. Di sinilah keahlian multitasking mereka diuji mengatur berbagai pihak sekaligus, memastikan setiap detail tepat waktu dan sesuai standar.

Selain urusan konsep dan koordinasi, Event Coordinator juga bertanggung jawab dalam mengelola aspek teknis dan logistik. Mereka harus memastikan semua kebutuhan fisik acara terpenuhi: mulai dari tata letak panggung, penempatan booth, area tamu VIP, hingga peralatan listrik dan keamanan. Segala sesuatu yang tampak kecil seperti stopkontak tambahan atau kabel cadangan, bisa jadi hal besar jika terlewat.

Tak hanya itu, EC juga harus menyusun rundown acara secara detail, menentukan siapa melakukan apa dan kapan. Semua elemen dari tim keamanan, penari pembuka, hingga lighting operator harus tahu jadwal dengan jelas. Ketepatan waktu dan ketepatan eksekusi menjadi faktor utama kesuksesan acara. Tanpa manajemen logistik yang baik, acara bisa kacau hanya karena satu elemen tidak sinkron.

Inilah momen paling menegangkan sekaligus menantang: hari pelaksanaan acara. Event Coordinator harus siap siaga dari pagi hingga acara berakhir, memastikan semua berjalan sesuai rencana. Mereka harus menjadi “pusat kendali” yang bisa diandalkan oleh semua tim, serta cepat mengambil keputusan jika ada kendala mendadak seperti cuaca buruk, peralatan rusak, atau tamu yang datang terlambat.

Kemampuan multitasking dan ketenangan menjadi kunci utama di tahap ini. EC tidak hanya mengawasi jalannya acara, tapi juga memantau kenyamanan tamu, mengatur komunikasi tim via radio, dan menjaga agar suasana tetap kondusif. Meskipun tampak tenang di luar, di dalam kepala mereka sedang terjadi ribuan kalkulasi benar-benar kerja keras yang luar biasa!

Setelah acara selesai, pekerjaan Event Coordinator belum berhenti. Mereka harus melakukan evaluasi menyeluruh untuk menilai apa yang berjalan baik dan apa yang perlu diperbaiki. Ini termasuk melakukan debrief dengan tim, mengumpulkan feedback dari klien dan peserta, serta mencatat hal-hal penting untuk referensi acara berikutnya.

Selain evaluasi, EC juga harus menyusun laporan akhir yang berisi rincian keuangan, daftar vendor, dan dokumentasi kegiatan. Proses ini menjadi bentuk profesionalisme sekaligus bukti pertanggungjawaban kepada klien. Tahap ini mungkin terlihat administratif, tapi sangat penting untuk menjaga reputasi dan kredibilitas Event Coordinator di mata klien dan rekan kerja.

Menjadi Event Coordinator bukanlah pekerjaan mudah butuh kreativitas, disiplin, ketenangan, dan kemampuan mengatur banyak hal sekaligus. Dari tahap perencanaan hingga evaluasi, mereka selalu berada di tengah hiruk pikuk, memastikan setiap detail berjalan sempurna.

Jadi, ketika kamu menghadiri acara yang sukses tanpa cela, jangan lupa bahwa di balik itu ada sosok Event Coordinator yang diam-diam jadi pahlawan tanpa tanda jasa. Mereka bukan sekadar pekerja di balik layar, tapi sang maestro multitasking yang membuat setiap momen berkesan dan tak terlupakan.