Kenapa Meeting Terlalu Banyak Bisa Menurunkan Produktivitas?

Menurut situs The Business Journals, masalah utamanya bukan soal karyawan yang kurang niat atau malas kerja. Justru banyak dari mereka yang merasa jam kerja semakin lama makin habis dengan aktivitas yang value-nya rendah, sampai gak ada sisa waktu buat kerjaan yang benar-benar berdampak.

Dari hasil survei The Business Journals, lebih dari 77 persen responden ngaku sebagian besar waktu kerjanya dalam seminggu habis buat kerjaan yang sifatnya repetitif atau kurang penting. Bahkan, 4 dari 10 orang merasa minimal seperempat jam kerja mereka habis buat 'busy work' atau kerjaan yang gak benar-benar mendorong progres project atau KPI.

Meeting jadi salah satu penyebab yang bikin masalah ini makin runyam. Sekitar 64 persen karyawan bilang, hanya ada kurang dari setengah meeting yang benar-benar bikin produktif. Sementara, 38 persen responden mengaku mereka menghabiskan waktu minimal 5 jam per minggu untuk rapat sehingga memotong waktu untuk mengerjakan hal penting lainnya.

Selain bikin waktu kerja habis percuma, kebiasaan meeting yang kelewat sering ini juga punya efek domino yang gak kalah bikin pusing. Produktivitas menurun karena konsentrasi buat deep work jadi gampang kepotong. Lalu, bisa juga timbul stres dan burnout yang muncul akibat jadwal meeting beruntun tanpa jeda buat otak istirahat, apalagi kalau meeting-nya kepanjangan atau menambahkan kerjaan baru tanpa keputusan yang jelas di akhir.

Belum lagi soal kualitas pengambilan keputusan yang ikut melemah sebab kebanyakan diskusi bikin fokus jadi pecah ke mana-mana dan beban kognitif karyawan pun numpuk. Ada juga fenomena meeting hangover, semacam efek capek mental yang masih nempel di kepala meski meeting sudah kelar. Sering bikin karyawan susah balik fokus buat lanjut kerja setelahnya.

"Meeting yang terlalu banyak bisa menciptakan kondisi 'siaga' terus menerus. Akibatnya, orang-orang merasa harus selalu 'on'. Karena meeting menuntut performa sosial dan respons cepat. Begitu hari kerja berakhir, kerjaan real masih banyak yang belum selesai. Pola seperti ini menjadi jalan umum menuju kelelahan atau burnout", tambah Philip Arkcoll, Founder Worklytics (workplace analytics platform).

Salah satu alasan lain yang bikin meeting jadi musuh produktivitas adalah minimnya persiapan sebelum rapat itu sendiri digelar. Gak jarang, undangan meeting dikirim mendadak tanpa agenda yang jelas. Sampai-sampai peserta yang hadir pun bingung sebenernya mereka sedang mendiskusikan apa. Akibatnya, waktu yang harusnya dipakai buat bahas hal-hal penting, malah habis buat basa-basi.

Belum lagi soal siapa saja yang diundang. Sering kali, satu meeting melibatkan banyak orang yang sebenernya tak benar-benar perlu untuk terlibat. Padahal, makin banyak peserta yang hadir tanpa peran jelas, makin besar juga potensi diskusi jadi melebar ke mana-mana dan waktu kerja masing-masing orang jadi kepotong percuma.

Temuan dari survei perusahaan perangkat lunak Atlassian Corp. terhadap 5.000 pekerja di Amerika Serikat, Australia, India, Jerman, dan Prancis yang dimuat dalam Financial Post menyebutkan, "3/4 pekerja mengatakan rapat tidak membantu mereka menghasilkan ide baru atau membuat keputusan. Rapat bahkan tidak efektif memberikan informasi penting yang dibutuhkan pekerja, dan mayoritas karyawan mengaku sering pulang rapat tanpa kejelasan status proyek atau target yang dicapai".

Itu dia beberapa alasan mengapa terlalu banyak meeting bisa menurunkan produktivitas. Apakah kamu juga merasakan hal yang sama?