Mau Bikin Pensi Tapi Kurang Pengalaman? Ini 5 Tips yang Harus Dicoba!
Bicara masa SMA pasti nggak bisa dilepasin dari kegiatan pensi. Ya, ajang tahunan yang menjadi wadah para siswa unjuk kebolehan ini telah berkembang menjadi sebuah acara yang luar biasa. Selain menampilkan bakat para siswa, panitia pensi juga turut menyertakan artis-artis ternama.
Nah, buat kamu yang baru akan membuat pensi di SMAmu, berikut tips-tipsnya.
1. Lakukan persiapan yang matang
Nah, masa persiapan merupakan masa yang paling krusial. Untuk membuat suatu pensi yang seru dan menarik, waktu sebulan atau dua bulan tidaklah cukup. Buatlah kepanitiaan acara enam bulan atau satu tahun sebelum acara. Ya, hal itu bertujuan agar setiap perencanaan yang kamu persiapkan bisa matang dan sukses.
Tapi kalau kamu mau membuat pensi yang tidak terlalu besar, waktu enam bulan atau satu tahun mungkin terlalu lama. Jadi kamu bisa menyesuaikannya sendiri, tentunya sesuai dengan pensimu nanti.
2. Cermat dalam membentuk kepanitiaan
Kepanitiaan merupakan salah satu roda penggerak pensimu dapat berjalan sukses. Buatlah kepanitiaan yang proposional. Maksudnya, jumlah panitiamu jangan terlalu sedikit dan jangan terlalu banyak. Pilihlah dan tempatkan orang dalam divisi atau seksi di kepanitiaanmu dengan tepat. Kamu juga harus benar-benar mengenal setiap kemampuan panitiamu agar tidak terjadi kesalahan pembagian tugas.
Gunakan komunikasi dengan baik. Karena kalau sudah ada salah paham, bisa saja salah satu panitia tiba-tiba badmood dan mengganggu jalannya kepanitiaanmu. So, hati-hati ya kalau berbicara terutama dalam memilih orang.
3. Hati-hati dalam menyusun acara
Ini dia bagian yang nggak boleh ketinggalan. Ya, bagian tersebut adalah acara. Karena acara merupakan roh dari pensi itu sendiri. Langkah pertama tentukan tema yang menarik. Kalau zaman sekarang kamu bisa memilih tema yang unik dan bernuansa jaman now. Dalam menyusun acara, bentuklah divisi acara yang diisi oleh orang-orang yang teliti, proaktif, kreatif, dan memiliki passion lebih tentunya.
Kemudian diskusikan acara yang sesuai dengan tema yang kamu pilih dalam divisi acara. Susunlah acara itu sedetail mungkin agar dalam tahap perencanaan ini, koordinasi antar divisi dalam mempersiapkan pensi berjalan baik. Jangan lupa juga untuk membuat deadline. Tujuannya agar setiap tugas setiap divisi bisa tepat waktu. Kamu juga bisa memonitor progress dari persiapan pensimu.
4. Publikasi tu penting!
Kamu pasti mau dong pensimu didatangi banyak orang. Kalau mau, lakukanlah langkah ini secara maksimal. Banyak media publikasi yang bisa kamu gunakan, contohnya Instagram. Buatlah official account untuk pensimu. Kemudian kamu juga bisa membuat poster, grid, spanduk, dsb untuk agar promosi pensimu semakin menarik.
Selain itu cobalah mempromosikannya lewat radio. Kamu bisa kok menggandeng radio sebagai media partnermu. Siapa tau ada pihak yang mengetahui dan tertarik menjadi sponsor dalam acaramu nanti. Kalau kamu mau membuat pensi internal, berusahalah agar acaramu diketahui seluruh warga sekolah. Ajaklah teman-teman atau guru-gurumu agar berpartisipasi.
Dengan publikasi yang baik, nggak menutup kemungkinan ada masukan atau kritik terhadap acaramu tersebut. So, kamu harus terbuka dan jangan lupa sampaikan masukan dan kritik itu kepada divisi acara, ketua panitia, dan pihak sekolah.
5. Cobalah menggandeng sponsor
Kamu pasti pernah kan melihat nama sponsor terpampang di poster, spanduk, atau banner dalam sebuah pensi? Ya, penempatan nama-nama sponsor tersebut pastinya tidak gratis. Hal tersebut merupakan kerjasama panitia dengan pihak sponsor. Yakinkan kepada sponor bahwa dengan mereka mendukung acaramu, mereka juga akan mendapat feed back (timbal balik) yang menguntungkan.
Berilah fasilitas kepada sponsor untuk mengiklankan produknya. Kamu harus pintar-pintar mendekati sponsor. Apalagi kalau kamu baru pertama kali mengadakan pensi. Menggaet sponsor gampang-gampang susah. Bahkan bisa saja proposal ditolak padahal kamu belum mempresentasikan acaramu.
Dalam mengajukan tawaran kepada sponsor, buatlah juga paket-paket sponsorship yang ada dalam proposalmu agar calon sponsor bisa paham. Carilah sponsor yang punya interest sama dengan acaramu, agar kamu mudah menggandeng sponsor. Selain itu, jangan terlalu pede atau terlalu pesimis. Asal waktu persiapanmu banyak, kamu masih bisa kok mengajukan tawaran kerja sama ke banyak pihak bila proposalmu sebelumnya sudah ditolak.
6. Pilihlah Guest Star yang cocok untuk mengisi line up pensimu!
Siapa sih yang nggak mau pensinya dimeriahkan oleh artis? Penampilan artis bisa menjadi nilai plus sebuah pensi. Kalau kamu mau mendatangkan artis atau guest star, perhatikan dahulu kondisi keuangan acaramu. Pastikan dana yang ada aman, dalam arti masih ada cadangan dana/ dana darurat untuk acaramu bila kamu ingin mendatangan guest star.
Perlu diingat mendatangkan guest star tidaklah mudah. Cobalah untuk mengontak manajernya terlebih dahulu. Tanyakan berapa publish rates-nya, biasanya kamu juga akan diberi riders artis tersebut. Dalam riders tersebut kamu harus memperhatikan technical riders dan riders itu sendiri. Tanyakan bila tidak paham dan bernegosiasilah bila ada hal yang tidak bisa dipenuhi. Utamakan komunikasi yang baik, agar negosiasimu dengan si manajer bisa lancar.
Jadi, itu dia tips-tips buat kamu yang ingin mengadakan pensi. Selamat mencoba dan semoga sukses!
