6 Cara Mengatur Spasi di Word agar Rapi dan Tidak Berantakan

Perubahan format dari satu file atau dokumen ke file lain dapat membuat spasi di Word berantakan. Kalau begini biasanya kita menghapus spasi tersebut satu per satu alias manual. Sebetulnya cara tersebut tidak salah, kok. Namun, kalau ada cara memperbaiki spasi yang berantakan dengan lebih cepat, kenapa tidak dicoba?

Di Microsoft Word, ada fitur yang bisa digunakan untuk mencari karakter tertentu dan menggantinya dengan karakter lain. Fitur ini bernama Find and Replace. Kamu bisa memanfaatkan fitur tersebut sebagai cara memperbaiki spasi yang berantakan. Begini langkahnya:

1. Buka dokumen Word yang berisi teks berantakan
2. Jika sudah, klik ‘Ctrl+A’ pada keyboard secara bersamaan
3. Buka ke tab ‘Home’
4. Pilih opsi ‘Clear Formatting’ pada boks menu ‘Style’. Langkah ini berfungsi untuk menghilangkan format apapun pada teks yang membuatnya berantakan
5. Buka boks ‘Find and Replace’ dengan shortcut ‘Ctrl+H’ pada Windows dan ‘Cmd+A’ pada Mac. Selain shortcut, opsi ini juga dapat diakses melalui Edit > ‘Find and Replace’ 
6. Kamu akan melihat jendela baru dengan dua boks format di dalamnya. Pada boks pertama, ketik spasi dua kali sebagai karakter yang ingin dihilangkan
7. Pada boks kedua, masukkan satu spasi sebagai karakter penggantinya
8. Jika sudah, klik ‘Replace All’ untuk menerapkan perubahan pada semua spasi
9. Ulangi hingga muncul pop up berisi ‘0 replacement’, yang artinya sudah tidak ada lagi spasi dua kali pada dokumen.

Langkah di atas dapat menghapus spasi-spasi berantakan pada dokumen secara otomatis. Setelah menutup jendela Find and Replace, kamu akan mendapati teks dalam dokumen jadi rapi. 

Salah satu penyebab spasi di dokumen berantakan karena tipe saving yang tidak sesuai dengan versi Microsoft yang dipakai. Misalnya, dokumen tersimpan dalam bentuk 2019, tapi aplikasinya versi 2003. 

Nah, karena tidak support tampilan dokumen bisa berantakan. Kalau alasannya itu, cara memperbaiki spasi yang berantakan bisa dengan mengganti jenis file sesuai dengan versi aplikasinya. Caranya begini:

1. Buka dokumen yang spasinya berantakan
2. Kemudian buka tab ‘File’ 
3. Lalu, pilih opsi ‘Save As’ untuk menyimpannya dalam bentuk file baru
4. Di bagian bawah jendela yang muncul, masukkan nama file yang berbeda sebagai penanda perbedaan file tersebut dengan file yang lama
5. Di bawahnya lagi, klik ‘Save as Type’ hingga muncul menu dropdown
6. Pilih ‘Word 97-2003 Document’ atau versi sesuai dengan versi aplikasi yang sedang kamu gunakan
7. Klik ‘Save’ untuk menyimpan perubahan.

Begitu selesai, file akan tersimpan dalam dokumen baru dengan versi berbeda. Untuk mengecek apakah spasi sudah benar, bisa dibuka terlebih dahulu.

Sederhananya, fitur ini memungkinkan file versi 2010 ke atas untuk dibuka pada Microsoft versi berapa saja. Untuk pengaturannya, bisa dilakukan sebelum saving atau menyimpan dokumen yang diubah.

1. Buka file di Microsoft versi 2010 atau lebih baru
2. Buka tab ‘File’
3. Pilih ‘Info’ 
4. Pada dropdown yang ada, pilih ‘Check for Issues, Check Compatibility’
5. Akan muncul jendela baru. Pastikan telah membubuhkan centang pada kedua versi versi 2003-2007 dan 2010
6. Klik ‘Ok’ untuk menyimpan pengaturan.

Nantinya, file tersebut tidak akan berantakan meski dibuka dengan Microsoft Office versi berapa pun. 

Menginstal add-on Microsoft Office Suite Service Pack 3 (SP3) juga termasuk cara mengatur spasi di Word yang berantakan. Fitur tersebut dapat membuat versi Microsoft Word lawas, bisa membuka file terbaru. 

Caranya, tinggal download software tambahannya, tersedia secara resmi di situs Microsoft Office. Setelah proses unduhan selesai, lakukan instalasi. Begitu selesai, kamu bisa membuka file versi berapa saja tanpa takut spasi berantakan.

Cara mengatur spasi di Word yang berantakan selanjutnya memanfaatkan Notepad. Dengan menggunakan aplikasi ini, format bawaan dari tulisan yang kamu copy paste akan hilang. Termasuk tulisan yang berantakan, baik abjad atau tulisan Arab yang kerap amburadul saat langsung di-copas.

Untuk caranya sendiri mudah. Silakan copy tulisan, lalu paste di Notepad. Setelahnya, copy kembali tulisan tersebut dan paste di Microsoft Word. Langkah ini works di lembar kerja lainnya, seperti Google Docs hingga room chat sekalipun, lho.

Bukan hanya spasi antar kata, jarak antara satu baris atau paragraf dengan yang lainnya bisa berantakan. Kalau begini, bagaimana cara merapikannya? Sebagai contoh, kita buat cara mengatur spasi di Word 1,5 saja, ya. 

1. Buka dokumen Word yang ingin dirapikan
2. Blok seluruh paragraf atau teks yang ada dalam dokumen. Bisa gunakan shortcut CTRL+A, ya
3. Masuk ke menu 'Home' 
4. Lihat kelompok menu 'Paragraph' 
5. Pilih opsi 'Line and Paragraph Spacing' yang digambarkan dengan empat garis berurutan dan tanda panah ke atas serta bawah di bagian kirinya
6. Pada menu dropdown yang muncul, pilih opsi 1,5
7. Selesai, paragrafmu akan diatur spasi sesuai ukuran yang ditetapkan.

Tutorial di atas tidak hanya untuk spasi 1,5 saja, ya. Kamu bisa memilih sesuai opsi yang tersedia atau atur sendiri dengan masuk ke pengaturan, pilih 'Line Spacing Options..' guna menyesuaikannya.

Kamu bisa menerapkan cara mengatur spasi di Word sebagaimana kebutuhan dan kondisi, ya. Tulisan jadi rapi dan jauh lebih nyaman untuk dibaca.