Mengenal Microsoft Teams: Fitur, Kelebihan, dan Kekurangan

Microsoft Teams adalah platform kolaborasi berbasis obrolan yang mendukung beragam fungsi, seperti berbagi dokumen, rapat online, dan fitur penunjang untuk komunikasi jarak jauh. Kalau kamu akrab dengan Zoom atau Google Meet, Microsoft Teams merupakan salah satu bagian dari mereka, tapi produk Microsoft Corporation.

Nilai plusnya, aplikasi ini telah terintegrasi dengan produk Microsoft Office lainnya, seperti Word, Excel, PowerPoint. Jadi, kamu dan tim bisa bekerja sama secara daring dengan mudah tanpa perlu berpindah-pindah aplikasi. 

Selain itu, Microsoft Teams juga telah terintegrasi dengan fitur eksternal. Ada Kahoot!, Workday, Clever Google Ads, dan masih banyak lagi. Tentu sangat memudahkan, kalau kamu memerlukan aktivitas interaktif di dalam konferensi video.

Fitur di dalam Microsoft Teams pun gak kalah canggih dengan aplikasi meeting online lainnya. Selain video call tim pada umumnya, masih ada pilihan fitur lain yang disediakan oleh Microsoft. Apa saja?   

• Teams connect merupakan fitur yang memudahkan kamu untuk chatting dalam satu saluran khusus. Ini bisa berisi tim atau berkolaborasi dengan tim dari saluran lain, baik internal atau eksternal organisasi
• Hubungan eksternal dengan Cisco Webex dan Slack. Microsoft Teams memungkinkan kamu untuk terkoneksi dengan dua aplikasi tersebut tanpa harus berpindah platform
• Tabs yang memungkinkan kamu bisa menampilkan konten web interaktif ke tim mereka, seperti catatan pribadi atau panduan dan informasi khusus
• Pembaca immersive Microsoft. Saat sedang membagi fokus, aktifkan fitur immersive reading dan biarkan Microsoft Teams membacakan teks untukmu
• Tagging. Saat obrolan grup yang beruntun dan cepat, kamu tetap bisa memfilter dengan fitur tagging @ sehingga obrolan pun lebih mudah
• Perintah cepat dengan garis miring. Misalnya, panggilan yang memungkinkanmu melakukan panggilan cepat dengan pengguna lain
• Konektor Microsoft Teams. Setiap pengguna dapat dihubungkan dengan beberapa layanan cloud paling populer. Begitu konektor diaktifkan, seluruh anggota bisa mendapatkan notifikasi informasi terbaru 
• Sinkronisasi SharePoints. Kumpulkan semua dokumen, halaman, serta daftar SharePoints dalam satu tempat yang bisa diakses secara online oleh semua anggota
• Rekaman clouds dengan transkrip otomatis. Setelah melakukan rapat daring, rekamannya tersimpan di penyimpanan awan, plus memiliki transkrip yang dibuat secara otomatis. 

Hal di atas merupakan beberapa fitur pembeda Microsoft Teams dengan aplikasi konferensi lainnya. Microsoft menggabungkan seluruh kebutuhan komunikasi tim dalam satu wadah, sehingga memudahkan kamu dan rekan kerja untuk selalu terhubung di mana pun dan kapan pun. Efisien, bukan?

Well, dari seluruh fitur yang tersedia, terkesan bahwa Microsoft Teams memiliki berbagai keunggulan, kan? Kalau kamu sedang mempertimbangkan layanan konferensi online untuk tim atau, ingin beralih, poin kelebihan Microsoft Teams berikut bisa jadi pertimbangan.

1. Penggunaan yang mudah. Variasi fitur built-in dan integrasi dengan berbagai aplikasi dan penunjang lainnya tentu mempermudah pekerjaan tim
2. Menghemat waktu kerja. Saat menggunakan Microsoft Teams, kamu gak perlu berpindah dari satu aplikasi ke aplikasi yang lain. Membuat catatan, menyimpan dokumen, melakukan obrolan dan panggilan hingga video conference cukup dalam satu platform
3. Manajemen tugas lebih baik. Microsoft Teams terhubung dengan planner yang memungkinkan kamu mendelegasikan tugas dengan lebih baik dan terjadwal. Ini juga bisa diatur akses untuk semua orang ataupun beberapa anggota tim saja
4. Akses di mana saja. Aplikasi Microsoft Teams tersedia baik di gawai desktop, tablet, maupun ponsel. Jadi, gak perlu khawatir kesulitan mengakses, bahkan ketika gak bawa laptop sekalipun
5. Merapikan tugas lebih mudah. Microsoft Teams memberikan kebebasan untuk mengorganisir obrolan, dokumen, dan folder sekreatif mungkin. Kamu bisa memberikan nama dan kata kunci yang unik, sehingga mudah ditemukan dan dikelompokkan. 

Meski sempat dikabarkan down, tim Microsoft Teams telah memperbaiki gangguan server penyimpanan internal mereka. Laporan gangguan pun terus berkurang hanya dalam waktu tiga jam saja. Artinya, kalau kamu menggunakan Microsoft Teams gak perlu khawatir gangguan akan berlangsung berlarut, karena perbaikannya yang cepat. 

Meski ada keuntungan, kamu juga tetap perlu mempertimbangkan kekurangan apabila hendak menggunakan Microsoft Teams. IDN Times telah merangkum beberapa poin yang bisa kamu perhatikan.

1. Fitur yang mirip. Saking canggihnya, Microsoft Teams memiliki berbagai fitur yang mirip. Misalnya, OneDrive dengan SharePoints sebagai fitur penyimpanan. Beberapa pengguna mungkin kebingungan harus menggunakan yang mana
2. Memakan ruang cukup besar. Semua orang yang tergabung di dalam saluran Microsoft Teams dapat membuat kelompok timnya sendiri-sendiri. Hal ini tentu membutuhkan space penyimpanan yang lebih besar
3. Peningkatan risiko keamanan. Karena bisa terhubung dengan siapa pun saat kolaborasi, ini memungkinkan seseorang bisa mengakses apa saja. Apabila tak sengaja mengunggah file confidental, maka dapat tersebar ke seluruh anggota
4. Notifikasi yang bertumpuk. Integrasi memang membuat pekerjaan lebih cepat dan mudah, tetapi juga mengakibatkan notifikasi menumpuk. Namun, kamu tetap bisa memfilter notifikasi mana yang hendak dibisukan, kok.

Hingga saat ini jumlah saluran Microsoft Teams masih dibatasi, hingga 200 saluran publik dan 30 saluran pribadi per tim. Nah, bagi perusahaan besar, ini mungkin menjadi masalah karena harus menghapus saluran yang gak aktif sebelum membuat baru. 

Microsoft Teams mendadak trending setelah dilaporkan mengalami down pada penyimpanan internalnya. Ini lantas membuat sejumlah penggunanya gak bisa mengakses apapun. Nah, apakah kamu juga salah satunya?