Apa itu Kwitansi? Pengertian, Fungsi, Komponen, dan Cara Membuatnya

Kwitansi merupakan dokumen resmi yang digunakan sebagai bukti dari transaksi yang telah dilakukan antara penjual dan pembeli. Umumnya, kwitansi digunakan dalam proses jual beli barang dalam jumlah besar. Dokumen ini digunakan sebagai alat bukti agar terhindari dari kesalahan pencatatan transaksi.

Meski hanya terlihat sebagai sebuah bukti pembayaran yang wajib disin, ternyata kwitansi punya beberapa fungsi lainnya. Berikut fungsi kwitansi dalam transaksi keuangan.

• Menjadi Alat Bukti Transaksi

Fungsi utama kwitansi adalah sebagai bukti transaksi yang telah dilakukan baik dalam bentuk tunai maupun cicilan. Kwitansi memiliki kekuatan hukum sehingga jika suatu saat terjadi gugatan antara penjual dan pembeli, maka kwitansi dapat menjadi bukti konkrit dalam persidangan.

Selain berfungsi di persidangan, kwitansi adalah alat yang memvalidasi komplain penjual atau pembeli terkait nominal pembayaran. Misalnya, seorang pelanggan meminta ganti rugi atas suatu produk, maka dokumen berikut perlu disertakan.

• Memudahkan Audit Keuangan Perusahaan

Fungsi kwitansi selanjutnya yaitu untuk memudahkan proses audit keuangan perusahaan dalam mengecek kebenaran transaksi.

Hal ini berkaitan dengan bentuk kwitansi yang umumnya disimpan oleh penjual dan pembeli sehingga pihak audit dapat mencocokkan barang apa saja yang benar terjual serta berapa jumlah pendapatan di kas.

• Dokumen Pelengkap Klaim Garansi Barang

Fungsi lain dari kwitansi adalah untuk mengklaim garansi barang. Umumnya, beberapa barang memiliki jaminan garansi apabila ada kerusakan barang atau ketidakcocokan jenis produk.

Kamu perlu memperhatikan komponen wajib dalam kwitansi ketika membuat atau menerima kwitansi. Hal ini untuk memastikan kwitansi memiliki format yang baik dan benar. Berikut komponen yang wajib ada dalam kwitansi.

1. Nomor Kwitansi

Nomor kwitansi umumnya tertera pada bagian paling atas kwitansi. Setiap kwitansi perlu memiliki nomor unik untuk memudahkan pelacakan. Nomor ini berfungsi untuk mencatat urutan pengeluaran dari catatan kas perusahaan serta mencegah terjadinya pemalsuan transaksi pembelian atau pembayaran barang.

2. Tanggal Transaksi

Tanggal transaksi merujuk pada tanggal terjadinya transaksi. Bukan hanya tanggal, pihak pemberi kwitansi perlu menyertakan bulan dan tahun sehingga menghasilkan informasi yang jelas dan dipercaya. Tanggal juga penting untuk menjaga ketepatan pencatatan, terutama dalam laporan keuangan dan audit.

3. Nama Lengkap

Nama kedua belah pihak wajib tertera pada lembar kwitansi. Pastikan nama yang tercantum pada kwitansi adalah lengkap dan asli.

5. Nominal yang Dibayarkan

Umumnya, jumlah uang yang dibayarkan harus ditulis dalam angka dan huruf. Misalnya, jika pembayaran adalah Rp 2.500.000, maka harus ditulis juga “dua juta lima ratus ribu rupiah.” Ini dilakukan meminimalisir kesalahan terkait jumlah yang dibayarkan.

6. Keterangan transaksi

Alasan atau tujuan pembayaran harus tertera pada kwitansi. Misalnya, apakah pembayaran tersebut untuk pembelian barang, jasa, atau pelunasan hutang. Keterangan ini bermanfaat untuk membantu dalam pelacakan transaksi.

7. Tanda tangan penerima

Sebagai penutup, tanda tangan berfungsi mengesahkan dokumen. Hal ini memberikan bukti otentik bahwa pihak penerima telah mendapatkan pembayaran sekaligus memastikan validitas kwitansi tersebut.

Umumnya, ada beberapa jenis kwitansi yang digunakan dalam transaksi bisnis. Berikut beberapa di antaranya.

1. Kwitansi Pembelian

Penjual akan mengeluarkan kwitansi ini dan memberikannya kepada pembeli sebagai bukti sah jika barang atau jasa tersebut sudah dibayar.

2. Kwitansi Pembayaran

Dokumen ini adalah tanda bukti dari si penerima dana buat pihak pengirim bahwa uangnya sudah mendarat dengan aman dan diterima dengan baik.

3. Kwitansi Pembayaran Uang Muka (DP)

Kwitansi ini diterbitkan ketika kamu menerima pembayaran uang muka alias down payment (DP).

4. Kwitansi Penerimaan Donasi

Biasanya dokumen ini dikeluarkan oleh organisasi, komunitas, atau yayasan sebagai bukti resmi kalau mereka sudah menerima sumbangan atau suntikan dana dari para donatur.

5. Kwitansi Pembayaran Cicilan

Kalau transaksinya menggunakan sistem kredit atau dibayar secara bertahap, kwitansi jenis ini digunakan untuk mencatat setiap termin pembayarannya agar riwayatnya jelas.

6. Kwitansi Pengembalian Barang

Kalau ada proses retur barang dari pelanggan ke penjual, kwitansi ini wajib diberikan kepada pembeli sebagai bukti sah kalau barang yang dibeli sebelumnya sudah dikembalikan.

7. Kwitansi Penerimaan Pengeluaran

Kwitansi ini berfungsi untuk mencatat penerimaan uang yang dikeluarkan oleh seseorang atau kas perusahaan. Contoh paling umumnya adalah saat proses pencairan reimbursement biaya perjalanan dinas karyawan.

8. Kwitansi Pembayaran Tagihan

Bukti pembayaran yang kamu terima setelah melunasi tagihan tertentu. Misalnya, kwitansi pembayaran tagihan listrik, air, atau internet

Pembuatan kwitansi harus baik dan benar agar dokumen tersebut memuat informasi yang sah dan valid. Berikut cara pembuatan kwitansi yang sah dan benar.

1. Isi Nomor & Tanggal: Isi nomor urut untuk kemudahan pengarsipan dan catat tanggal pasti transaksi terjadi.

2. Tulis Nama Pemberi Uang: Tulis nama lengkap sesuai identitas resmi dan jangan disingkat.

3. Tulis Nominal Uang dengan Huruf dan Angka: Tulis jumlah uang dalam bentuk kalimat atau ejaan untuk mencegah kecurangan manipulasi angka. Cantumkan juga jumlah angka rupiah secara langsung pada kolom "Total".

4. Tujuan Pembayaran: Tuliskan alasan atau peruntukan transaksi secara jelas dan spesifik.

6. Meterai & Tanda Tangan: Bubuhkan tanda tangan sebagai tanda setuju, serta meterai agar kwitansi sah di mata hukum. Sesuai aturan UU Nomor 10 Tahun 2020, materai yang digunakan Rp10.000 untuk transaksi di atas Rp5 Juta ke atas.

Masih banyak orang yang mengira kalau kwitansi, nota dan invoice merupakan dokumen yang sama. Namun sebenarnya, ketiganya memiliki sedikit perbedaan. Berikut IDN Times sajikan tabel perbedaan kwitansi, nota, dan invoice.

Itulah pengertian kwitansi, jenis-jenis, fungsi, komponen, dan cara membuatnya. Semoga bermanfaat!