Apa Itu Proforma Invoice? Begini Cara Membuatnya

Proforma invoice berisi informasi penting tentang transaksi. Apa saja informasinya? Ada nama barang, jumlah, harga, dan total biaya.

Faktur ini biasanya lebih sering digunakan dalam transaksi perdagangan internasional. Namun, proforma invoice juga bisa digunakan untuk mengajukan kredit dari bank atau lembaga keuangan lainnya.

Seperti yang disebutkan di atas, proforma invoice dan invoice adalah dua dokumen yang berbeda.

Dari sisi status hukum misalnya, proforma invoice tidak memiliki status hukum yang kuat seperti invoice. Mengapa demikian? Sebab, proforma invoice hanyalah faktur sementara yang digunakan untuk menyampaikan informasi tentang barang atau jasa yang akan dikirimkan kepada pembeli. Sementara itu, invoice sudah mengikat secara hukum.

Dari isinya, proforma invoice lebih lengkap, karena mencakup persyaratan pembayaran dan tanggal pengiriman.

Dari waktu pengiriman, proforma invoice dikirimkan sebelum barang atau jasa dikirim ke konsumen. Alasannya, dokumen itu memberikan estimasi biaya kepada konsumen. Sehingga konsumen dapat mengetahui berapa biaya yang harus dibayarkan sebelum barang atau jasa dikirimkan.

Sementara itu, invoice biasanya dikirimkan setelah barang atau jasa telah dikirimkan, karena invoice digunakan untuk mengonfirmasi transaksi dan meminta pembayaran.

Proforma invoice dapat dibuat dengan menggunakan template atau format yang sudah ada. Jika ingin membuat format sendiri, bisa mengikuti langkah berikut:

1. Menyantumkan informasi dasar yang meliputi tanggal pembuatan, nama dan alamat penjual, nama dan alamat pembeli, deskripsi produk, harga produk, total produk, jumlah produk, tanggal pengiriman, dan nomor invoice.
2. Tanda tangani dan cap proforma invoice oleh penjual untuk membuktikan dokumen itu sah.
3. Lakukan pemeriksaan ulang agar tak ada kesalahan atau mencegah data tidak akurat sebelum dikirim ke konsumen.