5 Langkah untuk Menghindari Jadi Manajer yang Tidak Berpikiran Luas
Banyak orang yang berusaha membedakan antara posisi pemimpin, manajer, dan supervisor. Pemimpin biasanya fokus pada gambaran besar, manajer fokus pada detail, sementara supervisor lebih fokus pada pelaksanaan detail.
Pemimpin memberikan inspirasi, manajer mengerjakan dokumen, dan supervisor menugaskan, memantau, dan mengukur tugas masing-masing kontributor. Namun, pada kenyataannya tidak ada garis pemisah yang benar-benar jelas di antara ketiga posisi ini.
Saat kamu memiliki wewenang dan pengaruh, serta memiliki karyawan yang melapor kepada kamu, maka kamu harus bisa fokus terhadap gambaran besar, fokus pada detail, mengerjakan dokumen, dan memastikan semua pengerjaan selesai.
Jadi, agar dalam praktik sehari-hari pikiranmu bisa lebih terbuka, ada lima komponen yang dapat memperluas pandangan kamu sebagai seorang manajer. Simak penjelasannya lebih lanjut di artikel berikut!
1. Ketahui tugas dan tanggung jawab bawahan langsung kamu
Sebagai seorang manajer, kamu harus berusaha tahu apa saja tugas milik karyawan yang merupakan bawahan langsung dirimu. Ada beberapa poin detail penting yang harus kamu ketahui.
Contohnya, apa saja pekerjaan bawahanmu dan apa saja yang tidak dikerjakan harian, apa saja sumber daya yang diperlukan mereka, masalah apa yang mungkin terjadi, harapan seperti yang masuk akal untuk mereka, serta tujuan dan deadline seperti yang cukup ambisius bagi mereka.
Dengan banyak tahu detail utama dari pekerjaan masing-masing bawahan langsung, kamu akan bisa lebih mengukur keberhasilan dan kegagalan secara adil dan akurat. Kamu pun dapat memantau bagaimana kinerja karyawan tersebut dengan lebih optimal.
Sekaligus, memungkin kamu memberikan saran atau kritik yang lebih tepat sasaran. Ingat, meskipun kamu merupakan atasan, memahami pandangan sebagai manajer dan pandangan sebagai karyawan bawahan langsung kamu itu akan sangat berguna.
2. Luangkan waktu bersama bawahan dalam sesi daily coaching
Mengandalkan waktu berdiskusi dengan bawahan hanya dalam sesi setiap triwulan ternyata tidak cukup dan terlalu lama. Agar kamu dapat memantau, memberikan bimbingan, untuk kelancaran kerja bawahan dengan lebih baik, luangkanlah waktu 15 menit setiap hari untuk berdiskusi dengan mereka. Sebagai manajer, kamu perlu memahami jika setiap bawahan memiliki kebutuhan untuk berdiskusi yang berbeda-beda.
Apalagi, beberapa tugas, tanggung jawab, dan pengerjaan proyek tertentu bisa membutuhkan lebih banyak waktu. Jika kamu cukup terlibat langsung, kamu pun bisa mengukur berapa lama waktu yang harus dihabiskan bersama bawahan tersebut.
Terlepas dari itu aturan yang dianjurkan meluangkan waktu 15 menit setiap hari untuk berdiskusi terkait tugas yang sedang dikerjakan bawahan. Jika tidak memungkinkan sehari sekali, lakukanlah setidaknya seminggu sekali.
3. Gunakan sesi coaching untuk mengungkapkan ekspektasi atas pekerjaan bawahan
Di dalam sesi coaching yang sudah dibahas di atas, topik yang dibicarakan bisa mengenai kesulitan karyawan dalam bekerja hingga ide yang ingin mereka ungkapkan terkait pekerjaan.
Namun, jika kamu hanya memiliki waktu terbatas untuk sesi individual ini, maka fokuslah terhadap jenis pekerjaan yang memang harus segera diselesaikan. Kamu bisa menjabarkan mengenai standar kerja secara keseluruhan dan harapan konkret kamu terhadap hasil kerja dari karyawan atas pekerjaan tersebut.
Kamu bisa mengklarifikasi tujuan dan tenggat waktu jangka pendek hingga jangka panjang. Komunikasikan pedoman dan parameter dari pekerjaan tersebut. Diskusi dalam sesi coaching ini harus dilakukan dengan tatap muka.
4. Berikan bawahan arahan, bimbingan, dukungan secara berkala
Di dalam rapat rutin, sebagai manajer kamu harus siap untuk membantu mengidentifikasi kebutuhan sumber daya dan membantu memahaminya. Kamu juga harus siap membantu mengidentifikasi potensi masalah dan membantu menyelesaikannya. Kamu juga harus siap membantu mengukur beban kerja setiap orang, dengan begitu kamu bisa memberi atau mengurangi tekanan setiap orang sesuai dengan kebutuhan.
Di sini, kamu juga harus selalu siap mengevaluasi kinerja, meliputi tugas, tanggung jawab, dan proyek cocok atau tidak cocok. Kemudian, menilai kembali apakah bawahan tersebut memerlukan informasi lebih lanjut atau pelatihan tambahan.
Kamu juga bisa mencari tahu, bagaimana hari yang dilalui bawahan sedang baik atau kurang baik. Selain itu, kamu harus selalu terbuka untuk memberikan saran, motivasi, inspirasi, atau konseling jika memang diperlukan.
5. Pantau dan ukur kinerja secara tertulis
Kamu harus mampu menilai penyebab keberhasilan dan kegagalan yang dilakukan oleh bawahan. Termasuk, melihat apakah penyebab kegagalan tersebut berkaitan dengan perhatian, kepedulian, penilaian dan upaya dari bawahan. Kemudian, hasil penilaian tersebut harus didokumentasikan. Jadi, pastikan kamu selalu menyiapkan catatan untuk setiap individu dari bawah yang kamu temui setiap kali ada sesi coaching.
Catatlah standar dan harapan kinerja yang dikomunikasikan, sasaran dan tenggat waktu yang ditetapkan, dan semua detail penting lainnya saat dibahas. Dari sinilah, kamu bisa menggunakan bahan ini sebagai tolak ukur untuk melihat progress performa yang ditunjukkan oleh bawahan.
Cara ini akan semakin memperluas pandangan kamu sebagai manajer dalam memposisikan diri sebagai atasan yang memberikan bimbingan dan arahan sesuai kebutuhan bawahan.
Mulai dengan menjadi manajer yang selalu memiliki banyak cara untuk bisa melihat setiap kompentensi yang dimiliki karyawan bawahan. Setiap individu, pada dasarnya memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Jangan ragu untuk melihat lebih jauh dan melakukan cara baru yang relevan untuk dapat mendorong kinerja karyawan maupun tim kamu secara keseluruhan.
