Telat karena KRL? Ini Cara Profesional Jelaskan Keterlambatan ke Bos

Kalau sejak masih di stasiun kamu sudah mengetahui bahwa KRL mengalami gangguan dan kemungkinan membuatmu terlambat, sebaiknya segera beri tahu atasan. Jangan menunggu sampai kereta kembali berjalan atau sampai kamu sudah masuk kantor.

Informasi lebih awal memberi kesempatan kepada atasan untuk menyesuaikan agenda, terutama jika kamu memiliki meeting atau pekerjaan yang harus dimulai pada jam tertentu. Menurut Diana DeLonzor, pakar manajemen waktu yang pernah memimpin penelitian tentang keterlambatan kronis, orang yang sering terlambat bukan selalu sengaja mengabaikan waktu.

"Kebanyakan orang yang selalu terlambat tidak bermaksud untuk datang terlambat, melainkan cenderung kesulitan dalam manajemen waktu," jelasnya dikutip dari Society for Human Resource Management (SHRM).

Dalam konteks KRL, kamu bisa membedakan antara keterlambatan yang benar-benar tidak terduga dan kebiasaan datang terlambat. Jika hari itu ada gangguan perjalanan yang tidak bisa kamu kendalikan, sampaikan faktanya secara singkat dan jelas.

Misalnya, “Pagi, Kak. Mohon maaf, KRL yang saya gunakan mengalami gangguan sehingga perjalanan tertahan. Perkiraan saya tiba sekitar pukul 08.45. Saya akan langsung ke kantor setelah tiba.” Pesan seperti ini jauh lebih membantu daripada hanya menulis, “Maaf telat, KRL bermasalah.”

Saat panik karena terlambat, seseorang terkadang merasa harus memberikan penjelasan sedetail mungkin agar tidak dianggap lalai. Padahal, semakin panjang penjelasan, semakin besar kemungkinan pesan terdengar seperti sedang mencari pembenaran.

Cukup jelaskan apa yang terjadi, dampaknya terhadap waktu kedatangan, lalu beri informasi mengenai langkah yang akan kamu lakukan. Bila memang KRL mengalami gangguan, kamu tidak perlu mengubahnya menjadi cerita panjang.

Sampaikan fakta yang relevan: kereta tertahan, perjalanan terganggu, dan estimasi waktu tiba. Hindari kalimat seperti, “Saya sebenarnya sudah berangkat pagi banget, tapi tadi begini, terus di stasiun juga begitu, belum lagi...”. Penjelasan berlebihan justru bisa membuat fokus bergeser dari masalah utama.

Meminta maaf ketika terlambat menunjukkan bahwa kamu memahami waktu orang lain juga penting. Namun, meminta maaf tidak berarti kamu harus mengirim lima pesan berturut-turut, terus-menerus mengatakan “maaf”, atau langsung menganggap dirimu sebagai karyawan yang tidak bertanggung jawab.

Satu permintaan maaf yang tulus dan disertai informasi jelas sudah cukup. Sandra J. Sucher, profesor praktik manajemen di Harvard Business School, menjelaskan bahwa dalam proses memulihkan kepercayaan, langkah pertama adalah mengakui dampak yang terjadi dan meminta maaf.

"Langkah pertama dalam proses ini adalah bertanggung jawab atas kerugian yang telah kamu timbulkan dan meminta maaf," jelasnya dalam wawancara yang dikutip McKinsey & Company.

Prinsip tersebut bisa diterapkan secara sederhana ketika kamu terlambat karena KRL. Misalnya, “Mohon maaf saya terlambat karena perjalanan KRL mengalami gangguan. Saya memahami keterlambatan ini bisa memengaruhi agenda pagi ini.”

Setelah itu, langsung berikan solusi atau perkiraan kedatangan. Tidak perlu mengulang permintaan maaf berkali-kali. Permintaan maaf yang diikuti tindakan jauh lebih profesional daripada permintaan maaf yang panjang tetapi tidak disertai solusi.

Salah satu kesalahan yang sering dilakukan ketika terlambat adalah memberikan perkiraan waktu yang terlalu optimistis. Karena takut dimarahi, kamu mungkin mengatakan akan tiba dalam 10 menit, padahal posisi kereta masih jauh dari stasiun tujuan.

Akibatnya, ketika kembali terlambat dari estimasi pertama, masalahnya justru terlihat lebih buruk. Diana DeLonzor menyarankan agar orang yang sering terlambat mempelajari kembali berapa lama waktu yang sebenarnya dibutuhkan untuk menjalani aktivitas sehari-hari. Ia juga menyarankan agar seseorang tidak sekadar menargetkan tiba tepat waktu, tetapi memberi ruang waktu tambahan. 

"Kebanyakan orang yang sering terlambat secara konsisten meremehkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas sehari-hari. Catatlah durasi sebenarnya yang kamu habiskan untuk tugas-tugas harian selama satu minggu, lalu tempelkan estimasi waktu baru tersebut di tempat yang mudah kamu lihat setiap hari," jelasnya dalam SHRM.

"Selalu rencanakan untuk tiba 15 menit lebih awal, dan kemungkinan besar kamu akan sampai tepat pada waktunya," tambahnya.

Untuk kondisi KRL, prinsip ini berarti kamu perlu membuat estimasi berdasarkan situasi nyata, bukan berdasarkan harapan. Jika aplikasi perjalanan menunjukkan kamu baru bisa sampai kantor pukul 08.50, jangan mengatakan “sebentar lagi sampai”. Lebih baik berkata, “Estimasi saya tiba sekitar 08.50, tetapi saya akan memberi kabar jika ada perubahan.” Dengan begitu, atasan memiliki informasi yang bisa digunakan untuk mengatur pekerjaan.

Memberi penjelasan kepada atasan bukan berarti urusan selesai. Setelah sampai di kantor, jangan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk membahas keterlambatan. Segera cek pekerjaan yang tertunda, meeting yang mungkin sudah dimulai, atau pesan dari tim yang perlu ditindaklanjuti.

Sikap setelah datang justru bisa menunjukkan seberapa serius kamu bertanggung jawab. Dalam artikel SHRM tentang keterlambatan, DeLonzor menekankan pentingnya membuat jadwal, menggunakan estimasi waktu yang realistis, dan mengembangkan kebiasaan untuk melakukan sesuatu lebih awal.

Ia juga menyarankan penggunaan “action statement” untuk membantu seseorang mengambil keputusan yang lebih sadar terhadap waktu, misalnya dengan bertanya kepada diri sendiri, “Apakah aku bersikap realistis atau terlalu optimis mengenai waktuku?”

Oleh karena itu, kalau keterlambatan akibat KRL terjadi sesekali, jangan langsung menganggap kariermu akan bermasalah. Namun, kalau kejadian serupa berulang, evaluasi kembali rutinitas perjalananmu. Coba berangkat dengan kereta yang lebih awal, siapkan alternatif rute, cek informasi perjalanan sebelum berangkat, atau beri buffer waktu lebih panjang.

Profesionalitas bukan berarti tidak pernah terlambat. Melainkan mampu berkomunikasi dengan baik ketika sesuatu yang tidak terduga terjadi dan belajar mengurangi kemungkinan masalah yang sama terulang.

Keterlambatan karena KRL memang bisa membuat pagi terasa kacau, tetapi bukan berarti kamu harus ikut panik ketika menjelaskannya kepada atasan. Beri kabar secepat mungkin, sampaikan fakta secara singkat, minta maaf dengan wajar, berikan estimasi waktu yang realistis, lalu tunjukkan tanggung jawab setelah tiba.