5 Duka Kerja di Bagian Arsip, Harus Sigap Cari Berkas Lama

Meski tidak semua, banyak orang beranggapan bahwa bekerja di bagian arsip sama seperti pekerjaan kasar yang tidak membutuhkan keahlian profesional. Dia ditugaskan hanya untuk menyimpan dan menjaga berkas dalam suatu ruangan agar tidak berserakan di segala tempat. Karena pekerjaannya dianggap mudah, sebagian besar pegawai—bahkan bos—kerap menganggap bagian arsip dengan sebelah mata. Ada atau tidaknya mereka, pekerjaan perusahaan atau instansi akan tetap berjalan karena keterlibatan mereka memang minim—ditempatkan dalam proses paling akhir.

Padahal kenyataannya, proses pekerjaan bagian arsip ternyata tidak sesederhana yang dipikirkan kebanyakan orang. Sebelum masuk gudang arsip, berkas-berkas sebenarnya harus dipilih dan dipilah menurut jenis dan sub-sub kegiatannya. Setelah itu, berkas diberi kode tertentu agar memudahkan proses pencarian pada saat arsip tersebut dibutuhkan. Belum lagi hal-hal lain terkait alur penyimpanan yang ribet dan terkadang bikin pusing. Jadi, semua pekerjaan punya keruwetannya masing-masing.

Berkas-berkas yang terus-menerus dihasilkan dari proses kegiatan perusahaan atau instansi kadang bikin pegawai bagian arsip kelimpungan. Apa pasal? Biasanya, jumlah berkas yang makin bertambah tidak sebanding dengan ketersediaan ruangan yang sempit yang bikin gerah. Akibatnya, banyak berkas yang tidak bisa tertata rapi dan terpaksa ditempatkan dalam sudut-sudut ruangan dengan posisi saling tumpang tindih.

Mending kalau ketemu atasan yang paham dan langsung menyediakan ruangan lain, kebanyakan bos malah seringnya membiarkan gudang arsip disesaki tumpukan berkas. Belum lagi masalah ruangan bocor, debu, ventilasi minim, tembok yang lembap, dan hal lain yang bisa bikin berkas-berkas jadi cepat usang dan rusak. Padahal, penyimpanan berkas tentu saja harus memenuhi standar keamanan dan kelayakan karena menyangkut data perusahaan atau instansi terkait.

Hal lain yang cukup mengganggu ketenangan pegawai bagian arsip adalah ketika ada pemeriksaan data-data lama dari pemilik perusahaan atau dari BPK dan Inspektorat—kalau instansi pemerintahan. Meski data digitalnya ada di komputer, berkas fisiknya juga biasanya harus dihadirkan dalam jangka waktu yang cukup mendesak. Belum lagi masalah berkas lama yang biasanya sudah usang, kodenya hilang, robek, dimakan rayap, atau malah berada di tumpukan paling bawah sehingga sulit untuk dicari.

Karena berkas lama biasanya diurus oleh pegawai lama—yang kebanyakan sudah pindah bagian atau bahkan pensiun, maka proses pencarian akan memakan waktu lebih lama. Kode yang dipakai pegawai lama pun, biasanya sulit dipahami oleh pegawai baru meski sistem utama yang dipakai masih sama. Ditekan dari berbagai hal, pegawai bagian arsip biasanya memang akan selalu kelabakan kalau ada pemeriksaan mendadak terkait berkas-berkas lama perusahaan yang ‘dianggap’ bermasalah.

Memang, sih, pegawai bagian arsip dibebankan tanggung jawab untuk menyimpan berkas-berkas di gudang arsip. Mereka ditugaskan menjaga arsip agar tetap aman, terjaga, terkendali, sehingga tidak ada berkas yang tercecer di tempat lain. Meski sesekali dipinjam divisi lain, bagian arsip harus punya catatan keluar-masuk mengenai berkas agar dikembalikan lagi ke tempat semula tepat waktu.

Namun, ada saat-saat ketika berkas hilang, yang disalahkan pertama kali tentu saja pegawai bagian arsip, meski sebenarnya bukan kesalahannya. Dalam pelaksanaan sebenarnya, berkas yang hilang tidak serta-merta jadi kesalahan petugas arsip, namun banyak disebabkan oleh banyak faktor. Bisa jadi ada peminjam ‘nakal’ yang meminjam berkas tanpa izin, berkas rusak, tercecer di tempat lain, pegawai divisi lain yang lupa, atasan yang dikit-dikit mengambil berkas, atau hal lain di luar kuasa pegawai arsip itu sendiri. 

Meski tidak semua, kebanyakan duka kerja di bagian arsip umumnya didominasi oleh pegawai laki-laki. Hal tersebut bukan tanpa maksud, mengingat pekerjaan bagian arsip kadang menggunakan kekuatan fisik saat memindahkan berkas ke tempat lain. Kelihatannya, sih, kertas selembar-selembar, tapi kalau bertumpuk dan ditempatkan dalam boks-boks, tentu saja akan menambah massa saat diangkat berkali-kali tanpa bantuan alat.

Bukan hanya arsip-arsip lama, berkas yang baru dimasukkan ke gudang juga harus diatur dan ditempatkan dengan cara diangkat dan dipindahkan ke tempat yang masih kosong. Jadi pada saat-saat tertentu, pegawai bagian arsip harus ‘olahraga’ sampai berkeringat saat harus memindahkan berkas-berkas. Momen inilah yang bikin pegawai bagian arsip hanya dianggap mengandalkan otot dibandingkan otak karena lebih banyak menggunakan kekuatan fisik—meski kenyataannya pikiran juga harus siap saat mengurusi berkas-berkas.

Setiap tupoksi pekerjaan sudah pasti memiliki sisi kelebihan dan kelemahannya masing-masing, termasuk di bagian arsip. Meski sering disepelekan, tugas bagian arsip tetap memiliki fungsi yang mampu menopang proses pekerjaan perusahaan atau instansi agar tetap berjalan. Tetap bekerja dengan penuh tanggung jawab, di mana pun kamu