E-payslip Kian Populer, Perusahaan Beralih ke Slip Gaji Digital

Menjelang tanggal gajian, tim payroll biasanya berpacu dengan waktu karena semua data harus sudah siap sebelum gaji diproses. Absensi, lembur, cuti, sampai berbagai tunjangan akan dicek agar tidak ada yang terlewat. Kalau masih ada data yang terlambat masuk, jadwal penggajian pun bisa ikut mundur.

Setelah proses payroll selesai, e-payslip bisa langsung dikirim ke seluruh karyawan dalam hitungan menit. Tim payroll tidak lagi direpotkan dengan pekerjaan mencetak, menyusun, lalu membagikan slip gaji satu per satu. Alhasil, waktu yang sebelumnya habis untuk pekerjaan administratif bisa dimanfaatkan untuk menyelesaikan pekerjaan lain.

Nominal gaji bukan informasi yang bisa diketahui sembarang orang. Itulah mengapa perusahaan perlu memastikan rincian penghasilan setiap karyawan tetap bersifat pribadi dan tidak mudah diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan. Kalau informasi seperti ini sampai tersebar, suasana kerja juga bisa ikut terdampak.

E-payslip umumnya dilengkapi dengan kata sandi, PIN, atau autentikasi melalui akun karyawan di portal HRIS agar hanya pemiliknya yang dapat mengakses dokumen tersebut. Beberapa perusahaan juga menerapkan lapisan keamanan tambahan sesuai sistem yang digunakan. Dengan begitu, informasi gaji tetap terjaga dan risiko data diakses oleh pihak lain pun dapat dikurangi.

Biasanya orang baru ingat mencari slip gaji saat ada keperluan mendadak. Slip gaji sering diminta sebagai salah satu syarat untuk mengajukan KPR, kredit kendaraan, atau melengkapi persyaratan administrasi lainnya. Kalau file lama sudah tidak ada, tim payroll biasanya harus meluangkan waktu untuk mencari atau mengirimkan salinannya lagi.

Selama riwayat slip gaji masih tersedia di sistem, karyawan bisa mencari sendiri periode yang dibutuhkan lalu mengunduhnya kapan saja. Mereka tidak perlu menunggu balasan dari tim payroll hanya untuk mendapatkan dokumen yang sebenarnya sudah pernah diterbitkan. Proses administrasi pun menjadi lebih lancar karena permintaan salinan slip gaji dapat berkurang.

Tim payroll terkadang perlu membuka kembali slip gaji lama saat audit atau mencocokkan data karyawan. Kalau arsip masih berupa dokumen fisik, mereka harus membongkar map atau boks penyimpanan hanya untuk mencari satu file. Pekerjaan yang seharusnya selesai dalam hitungan menit pun bisa memakan waktu lebih lama.

Dengan e-payslip, riwayat slip gaji tersimpan dalam satu sistem sehingga lebih mudah ditemukan saat dibutuhkan. Tim payroll cukup memasukkan nama karyawan atau periode penggajian, lalu dokumen yang dicari langsung muncul. Proses pencarian pun menjadi lebih cepat sekaligus mengurangi risiko arsip terselip atau hilang.

Setiap periode penggajian, perusahaan perlu menyiapkan kertas, tinta printer, hingga amplop jika slip gaji masih dibagikan secara fisik. Pengeluaran tersebut mungkin tidak terlalu terasa pada perusahaan dengan jumlah karyawan yang sedikit. Lain ceritanya ketika slip gaji harus dicetak untuk ratusan bahkan ribuan karyawan setiap bulan.

Setelah beralih ke e-payslip, proses tersebut tidak lagi membutuhkan dokumen fisik dalam jumlah besar. Kebutuhan untuk mencetak dan mendistribusikan slip gaji pun ikut berkurang sehingga anggaran yang sebelumnya digunakan untuk keperluan itu dapat ditekan. Meski terlihat sederhana, perubahan seperti ini cukup berarti jika dilakukan secara konsisten setiap periode penggajian.

Perubahan kecil dalam proses administrasi ternyata bisa membawa dampak yang cukup besar bagi perusahaan. Itulah mengapa e-payslip kini bukan lagi sekadar alternatif, melainkan sudah menjadi bagian dari sistem kerja di banyak tempat. Bukan tidak mungkin, ke depannya semakin banyak perusahaan yang memilih beralih ke sistem ini.