Data dalam Excel bisa rupa-rupa bentuknya. Kadang ada yang langsung rapi, tapi tidak sedikit pula yang berantakan. Misalnya, data pada satu kolom yang berisi banyak kategori dan hanya terpisah koma, padahal idealnya satu kolom ya satu klasifikasi.
Kalau menggunakan cara memisahkan data di Excel manual, maka kamu perlu copy paste secara berulang. Untungnya, ada metode otomatis yang bisa kamu aplikasikan untuk membuat data lebih mudah dibaca.
Microsoft Excel menyediakan dua cara untuk memisahkan data yang terkumpul di satu kolom. Cara tersebut bisa dengan menggunakan tanda baca pemisah dan memisahkan berdasarkan jenis data. Lebih lengkapnya, bisa kamu simak uraian di bawah ini.
Opsi ini memanfaatkan tool yang disediakan Excel, yakni text to column. Tenang, tidak pakai rumus, kok.
Coba perhatikan datamu, apakah masing-masing kategori dipisahkan oleh tanda baca tertentu? Misalnya, pada data 'Timmy, 8 Juni 2014, Indonesia' yang masing-masing kategori dipisah menggunakan tanda koma.
Jika iya, maka kamu bisa memanfaatkan fitur delimiter guna memisahkan berbagai data dalam satu kolom tersebut. Hasil akhirnya, data akan dikelompokkan berdasarkan kategori yang dipisahkan tanda koma.
Sebagai contoh, data di atas berarti memuat informasi nama, tanggal lahir, dan negara asal. Maka, kamu bisa membuat tiga kolom baru yang digunakan sebagai tempat pada masing-masing kategori nantinya.
Kamu bisa ke tab 'Beranda' > 'Sisipkan' > 'Sisipkan Kolom Lembar' untuk membuat kolom baru. Lakukan sesuai banyak kategori yang akan dibuat. Pada tutorial ini berarti menyisipkan tiga kolom baru.
Selanjutnya, kamu perlu menyeleksi semua sel berisi data yang ingin dipisahkan. Misalnya pada contoh, sel yang diblok meliputi A2:A10. Selanjutnya, buka tab 'Data' di bagian deret menu atas.
Pilih opsi 'Text to column' untuk membuka pengaturan pengubahan bentuk tabel sesuai kategori. Nantinya, akan muncul jendela baru yang bisa kamu sesuaikan.
Selanjutnya, akan muncul kotak dialog Convert Text to Columns wizard. Di sini, kamu bisa menyesuaikan jenis dari cara memisahkan data di Excel. Data telah dipisahkan koma, maka pilih opsi pertama yakni 'Delimited - character such as commas or tabs separate each field'. Lalu, klik 'next' sehingga akan muncul jendela baru.
Pada jendela tersebut, pilih delimiter yang digunakan sebagai pemisah data. Misalnya, menggunakan koma, maka pilih 'Commas'. Pengaturannya sesuaikan dengan bentuk datamu, ya.
Jangan lupa nyalakan opsi 'Treat consecutive delimiters as one' dan sesuaikan penentu teks jika ada. Opsi ini berfungsi untuk membatasi data yang akan dipisahkan. Jika sudah, klik 'Next'.
Masih di jendela 'Convert Text to Columns wizard', langkah ketiga yakni menyesuaikan format data. Misalnya, kamu memiliki data tanggal lahir '8 Juni 2014' dan ingin mengubahnya menjadi 'Juni 8 2014'. Opsi tersebut tersedia di sini.
Caranya, lihat bagian preview, ketuk kolom yang ingin kamu ganti formatnya, secara otomatis akan di-blok menggunakan penanda hitam. Baru kemudian kamu sesuaikan formatnya di atas. Pilihannya ada 'umum', 'teks', dan 'tanggal'.
Untuk menjalankan sebagaimana contoh, pilih 'tanggal' dan sesuaikan urutannya. Dari TBT (Tanggal Bulan Tahun) menjadi BTT (Bulan Tahun Tanggal). Lalu, klik 'Finish' untuk menerapkan perubahan.
Bagaimana jika datanya tidak terpisah tanda baca apapun? Coba perhatikan kembali, adakah pola yang dibentuk dari data? Misalnya, 2 huruf-1 angka-3 huruf . Nah, Excel juga menyediakan cara untuk memisahkan data berdasar jumlah karakter.
Opsi yang juga disebut sebagai fixed width ini bisa dengan mudah mengenali data berdasar polanya. Misalnya, kamu memiliki data dengan pola 'ID987XY', nantinya akan dipisahkan menjadi ID-987-XY. Caranya:
Tada! Datamu kini sudah terpisah sesuai jumlah karakter yang ada. Opsi ini bisa digunakan jika pola datanya serupa. Kamu bisa menerapkan pembatas sesuai kategori yang kamu inginkan.
Sudah mudeng cara memisahkan data di Excel? Kini kamu bisa merapikan data di Excel dengan mudah dan cepat, deh. Selamat mencoba!