2 Cara Memisahkan Data di Excel Sesuai Kategori dengan Cepat

Sekali kedip, auto jadi

Data dalam Excel bisa rupa-rupa bentuknya. Kadang ada yang langsung rapi, tapi tidak sedikit pula yang berantakan. Misalnya, data pada satu kolom yang berisi banyak kategori  dan hanya terpisah koma, padahal idealnya satu kolom ya satu klasifikasi. 

Kalau menggunakan cara memisahkan data di Excel manual, maka kamu perlu copy paste secara berulang. Untungnya, ada metode otomatis yang bisa kamu aplikasikan untuk membuat data lebih mudah dibaca. 

Cara memisahkan data di Excel

Microsoft Excel menyediakan dua cara untuk memisahkan data yang terkumpul di satu kolom. Cara tersebut bisa dengan menggunakan tanda baca pemisah dan memisahkan berdasarkan jenis data. Lebih lengkapnya, bisa kamu simak uraian di bawah ini. 

Opsi ini memanfaatkan tool yang disediakan Excel, yakni text to column. Tenang, tidak pakai rumus, kok.

Memisahkan sel berdasar delimiter

2 Cara Memisahkan Data di Excel Sesuai Kategori dengan Cepatilustrasi cara memisahkan data di Excel (IDN Times/Laili Zain)

Coba perhatikan datamu, apakah masing-masing kategori dipisahkan oleh tanda baca tertentu? Misalnya, pada data 'Timmy, 8 Juni 2014, Indonesia' yang masing-masing kategori dipisah menggunakan tanda koma.

Jika iya, maka kamu bisa memanfaatkan fitur delimiter guna memisahkan berbagai data dalam satu kolom tersebut. Hasil akhirnya, data akan dikelompokkan berdasarkan kategori yang dipisahkan tanda koma. 

1. Buat kolom kategori terlebih dahulu

2 Cara Memisahkan Data di Excel Sesuai Kategori dengan Cepatilustrasi kolom kategori (IDN Times/Laili Zain)

Sebagai contoh, data di atas berarti memuat informasi nama, tanggal lahir, dan negara asal. Maka, kamu bisa membuat tiga kolom baru yang digunakan sebagai tempat pada masing-masing kategori nantinya.

Kamu bisa ke tab 'Beranda' > 'Sisipkan' > 'Sisipkan Kolom Lembar' untuk membuat kolom baru. Lakukan sesuai banyak kategori yang akan dibuat. Pada tutorial ini berarti menyisipkan tiga kolom baru.

2. Seleksi semua data > Text to column

2 Cara Memisahkan Data di Excel Sesuai Kategori dengan Cepatilustrasi cara memisahkan data di Excel (IDN Times/Laili Zain)

Selanjutnya, kamu perlu menyeleksi semua sel berisi data yang ingin dipisahkan. Misalnya pada contoh, sel yang diblok meliputi A2:A10. Selanjutnya, buka tab 'Data' di bagian deret menu atas.

Pilih opsi 'Text to column' untuk membuka pengaturan pengubahan bentuk tabel sesuai kategori. Nantinya, akan muncul jendela baru yang bisa kamu sesuaikan.

Baca Juga: Cara Mencari Persamaan Banyak Baris Excel, Gak Duplikat Data

3. Delimited > koma

2 Cara Memisahkan Data di Excel Sesuai Kategori dengan Cepatilustrasi cara memisahkan data di Excel (IDN Times/Laili Zain)

Selanjutnya, akan muncul kotak dialog Convert Text to Columns wizard. Di sini, kamu bisa menyesuaikan jenis dari cara memisahkan data di Excel. Data telah dipisahkan koma, maka pilih opsi pertama yakni 'Delimited - character such as commas or tabs separate each field'. Lalu, klik 'next' sehingga akan muncul jendela baru.

Pada jendela tersebut, pilih delimiter yang digunakan sebagai pemisah data. Misalnya, menggunakan koma, maka pilih 'Commas'. Pengaturannya sesuaikan dengan bentuk datamu, ya.

Jangan lupa nyalakan opsi 'Treat consecutive delimiters as one' dan sesuaikan penentu teks jika ada. Opsi ini berfungsi untuk membatasi data yang akan dipisahkan. Jika sudah, klik 'Next'.

4. Sesuaikan format data > finish

2 Cara Memisahkan Data di Excel Sesuai Kategori dengan Cepatilustrasi cara memisahkan data di Excel (IDN Times/Laili Zain)

Masih di jendela 'Convert Text to Columns wizard', langkah ketiga yakni menyesuaikan format data. Misalnya, kamu memiliki data tanggal lahir '8 Juni 2014' dan ingin mengubahnya menjadi 'Juni 8 2014'. Opsi tersebut tersedia di sini.

Caranya, lihat bagian preview, ketuk kolom yang ingin kamu ganti formatnya, secara otomatis akan di-blok menggunakan penanda hitam. Baru kemudian kamu sesuaikan formatnya di atas. Pilihannya ada 'umum', 'teks', dan 'tanggal'. 

Untuk menjalankan sebagaimana contoh, pilih 'tanggal' dan sesuaikan urutannya. Dari TBT (Tanggal Bulan Tahun) menjadi BTT (Bulan Tahun Tanggal). Lalu, klik 'Finish' untuk menerapkan perubahan.

Memisahkan sel berdasar fixed width

2 Cara Memisahkan Data di Excel Sesuai Kategori dengan Cepatilustrasi cara memisahkan data di Excel (IDN Times/Laili Zain)

Bagaimana jika datanya tidak terpisah tanda baca apapun? Coba perhatikan kembali, adakah pola yang dibentuk dari data? Misalnya, 2 huruf-1 angka-3 huruf . Nah, Excel juga menyediakan cara untuk memisahkan data berdasar jumlah karakter.

Opsi yang juga disebut sebagai fixed width ini bisa dengan mudah mengenali data berdasar polanya. Misalnya, kamu memiliki data dengan pola 'ID987XY', nantinya akan dipisahkan menjadi ID-987-XY. Caranya:

  1. Blok semua data yang ingin dipisahkan
  2. Buka tab 'Data' > 'Text to column'
  3. Pada jendela 'Convert Text to Columns wizard', pilih 'Fixed width'
  4. Klik 'Next' untuk melanjutkan pengaturan
  5. Pada data preview di bagian bawah, bubuhkan pembatas pada setiap kategori data. Misalnya, 'ID987XY', maka pembatas diletakkan setelah huruf 'D' dan angka '7'
  6. Klik 'Next' untuk menyesuaikan format data
  7. Pilih 'Finish' untuk menyimpan dan menerapkan perubahan.

Tada! Datamu kini sudah terpisah sesuai jumlah karakter yang ada. Opsi ini bisa digunakan jika pola datanya serupa. Kamu bisa menerapkan pembatas sesuai kategori yang kamu inginkan.

Sudah mudeng cara memisahkan data di Excel? Kini kamu bisa merapikan data di Excel dengan mudah dan cepat, deh. Selamat mencoba!

Baca Juga: 3 Cara Mengubah Format Tanggal di Excel, Gak Perlu Manual

Topik:

  • Laili Zain
  • Lea Lyliana

Berita Terkini Lainnya