Laporan: Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Jenis-jenisnya
Bagi kamu yang berada dalam lingkungan organisasi ataupun perusahaan, mungkin sudah tidak asing dengan istilah laporan. Ya, setiap melakukan berbagai kegiatan biasanya akan dilakukan pembuatan laporan mulai dari awal kegiatan hingga hasil dari kegiatan.
Lantas, sebenarnya apa sih laporan itu? Laporan merupakan dokumen yang berisi kronologis suatu kegiatan. Untuk mengenal lebih jauh tentang laporan, mari simak penjelasan berikut.
1. Pengertian laporan
Laporan merupakan dokumen yang berisi kronologis suatu kegiatan. Laporan merupakan suatu kegiatan pengamatan dalam bentuk penyampaian informasi yang dibuat secara lisan maupun tertulis.
Dalam laporan, ada berbagai macam informasi tergantung dengan kebutuhan mulai dari keterangan, berita, pemberitahuan dan lain sebagainya.
Menurut penelitian Keraf (2001), laporan merupakan sikap komunikasi di mana penulis bisa menyampaikan informasi yang diperoleh kepada seseorang karena tanggung jawab yang dibebankan kepada penulis tersebut.
Namun, menurut penelitian J.C Denyern menyatakan bahwa laporan dapat digunakan sebagai alat komunikasi tempat penulis dapat membuat kesimpulan dari suatu hal yang telah diselidiki sebelumnya.
Sementara menurut Prof. Dr. Prajudi, laporan merupakan suatu tulisan yang berisi hasil pengolahan data dan informasi.
2. Fungsi dan manfaat laporan
Fungsi dari laporan sangatlah penting dalam suatu perusahaan maupun organisasi. Hal ini dikarenakan laporan merupakan awal dari berbagai kronologi yang berkaitan langsung dengan pengeluaran perusahaan ataupun rangkaian dari kegiatan perusahaan. Berikut merupakan fungsi dari laporan di antaranya yaitu:
- Memiliki sarana untuk menyampaikan informasi
- Sebagai bahan pertanggungjawaban
- Sebagai bahan evaluasi
- Sebagai saranan pengawasan
- Sebagai pengambilan keputusan
Setelah mengetahui fungsi dari laporan, selanjutnya mari ketahui manfaat dari laporan di antaranya yaitu:
- Sebagai bahan penyusun rencana kegiatan selanjutnya di masa mendatang
- Untuk membantu menetapkan kebijakan
- Sebagai sumber informasi
- Untuk memudahkan mengetahui proses dan perkembangan dari setiap kegiatan
3. Ciri-ciri laporan
Perlu diketahuhi bahwa laporan memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Berbentuk ringkas
Ciri pertama dari laporan adalah berbentuk ringkas di mana penulisannya hanya berisi pokok dari suatu kegiatan saja. Kemudian hasil laporan tersebut diringkas dan dikualifikasikan berdasarkan tema dan tugasnya.
2. Bersifat logis
Ciri kedua dari laporan yaitu bersifat logis, sifat logis ini artinya segala keterangan yang sudah ditulis dapat ditelusuri berdasarkan dasar yang masuk akal.
3. Lengkap
Ciri ketiga yaitu laporan harus lengkap dan dirangkai dengan sempurna tanpa menghilangkan seluruh poin penting di dalamnya.
4. Berbentuk sistematis
Ciri yang terakhir adalah laporan harus bersifat sistematis yang disusun berdasarkan data dan ditulis dengan rapi dan saling memiliki keterkaitan satu sama lain.
4. Jenis-jenis laporan
Perlu diketahui bahwa laporan memiliki berbagai jenis yang wajib kamu ketahui, berikut di antaranya:
1. Laporan berdasarkan bentuknya
Berdasarkan bentuknya, laporan terdiri dari tiga jenis yaitu:
- Laporan dalam bentuk surat
Laporan dalam bentuk surat merupakan laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat dan biasanya memiliki 3-4 halaman.
- Laporan dalam bentuk memo
Laporan dalam bentuk memo merupakan laporan tertulis yang dibuat dengan kertas memo. Laporan ini memiliki fungsi pengingat dan biasanya ditulis dengan sangat singkat.
- Laporan dalam bentuk naskah
Laporan dalam bentuk naskah adalah laporan yang disampaikan penulis dalam bentuk naskah. Meski demikian, isinya tidak hanya terpatok dari jumlah karakter kata saja sehingga bisa ditulis panjang bahkan dalam laporan pendek
2. Laporan berdasarkan waktunya
Berdasarkan waktunya, laporan terdiri dari laporan berkala. Laporan berkala adalah laporan yang identik dilakukan dengan rutin dan berkala dalam jangka waktu tertentu. Adapun contoh dari laporan berkala adalah laporan harian, mingguan, bulanan, ataupun tahunan. Laporan berkala juga dinilai sebagai laporan keuangan seperti laporan laba rugi perusahaan.
3. Laporan berdasarkan sifatnya
Berdasarkan sifatnya, laporan terdiri dari dua jenis yaitu:
- Laporan yang bersifat penting
Laporan yang bersifat penting adalah laporan yang isinya berupa informasi atau keterangan penting dan rahasia. Laporan ini hanya ditujukan bagi orang tertentu.
- Laporan yang bersifat biasa
Laporan yang bersifat biasa merupakan laporan yang isinya berupa informasi umum yang isinya bersifat tidak rahasia.
4. Laporan berdasarkan penyampaiannya
Berdasarkan penyampaiannya, laporan terbagi menjadi tiga jenis yaitu:
- Laporan lisan
Laporan lisan adalah laporan yang berbentuk informasi yang perlu disampaikan secara langsung.
- Laporan tertulis
Laporan tertulis adalah laporan yang menunjukkan informasi yang penyampaiannya dalam bentuk tulisan.
- Laporan visual
Laporan visual adalah laporan yang disampaikan dengan media tertentu seperti power point dan lain sebagainya.
Itulah penjelasan tentang jenis-jenis laporan. Selain dari berbagai jenis laporan di atas, ada juga laporan yang berbentuk surat namun isinya lebih panjang daripada memo yang biasanya ditulis sekitar tiga lembar atau lebih. Biasanya laporan ini ditujukan ke luar organisasi atau luar perusahaan.
