Purchase order adalah dokumen resmi yang merinci transaksi bisnis antara pembeli dan pihak vendor guna dijadikan acuan. Karena perannya yang sangat vital, penyusunan formatnya pun wajib dilakukan secara tepat dan akurat.
Bagi kamu yang masih merasa belum paham, mari simak ulasan lengkap mengenai contoh purchase order yang benar melalui artikel ini.
Purchase order (PO) adalah dokumen tertulis yang diterbitkan oleh pembeli (buyer) kepada penjual atau vendor untuk memesan barang atau jasa tertentu. Dokumen ini bersifat mengikat kedua belah pihak, memastikan jumlah, harga, serta spesifikasi pesanan sudah disepakati sebelum proses pengiriman maupun penagihan (invoice) dilakukan.
Pembuatan PO memiliki beberapa tujuan penting dalam bisnis, di antaranya:
Menghindari kesalahpahaman atau selisih data antara pesanan dan barang yang dikirim.
Menjadi bukti transaksi yang sah bagi bagian finance dan audit perusahaan.
Membantu proses pengontrolan persediaan barang di gudang secara berkala.
Ketika hendak membuat purchase order, kamu perlu memperhatikan komponen-komponen penting berikut ini:
Nama Produk: Kolom atau deskripsi barang yang dipesan harus dituliskan secara jelas dan memiliki ruang yang cukup agar rincian produk mudah dibaca.
Nomor Pesanan (Order Number): Nomor identifikasi unik yang berfungsi untuk memudahkan pelacakan status pengiriman barang sekaligus keperluan pengarsipan data bagi penjual.
Informasi Pelanggan / Tujuan Pengiriman : Nama perusahaan pemesan, alamat pengiriman barang, nama staf purchasing yang bertugas, beserta kontak mereka.
Tanggal PO: Ketika membuat dokumen purchase order, pastikan kamu mencantumkan tanggal saat purchase order diterbitkan.
Kuantitas Barang: Jumlah atau volume barang yang dibeli harus tercantum dengan pasti guna memudahkan kalkulasi total biaya.
Harga Satuan: Rincian harga per unit produk mutlak diperlukan untuk memastikan perhitungan transaksi akurat.
Total Harga: Akumulasi dari keseluruhan harga produk yang dipesan agar nilai transaksi transparan bagi kedua belah pihak.
Metode Pembayaran: Ketentuan dan cara pembayaran yang telah disepakati bersama untuk mempercepat proses pelunasan serta konfirmasi oleh pihak penjual.
Syarat dan Ketentuan (Terms & Conditions): Catatan penting seperti ketentuan pengiriman, lampiran dokumen yang diperlukan (surat jalan atau faktur), serta batas waktu pembayaran (term of payment).
Berikut contoh purchase order yang bisa kamu jadikan referensi:
Pembuatan purchase order (PO) harus dilakukan secara berkelanjutan, mulai dari awal pembuatan hingga transaksi benar-benar tuntas. Agar pembuatan purchase order lebih mudah dan tanpa kendala, kamu bisa ikuti beberapa tips berikut.
1. Verifikasi Detail Pesanan Sebelum Dikirim
Cek kembali nama vendor, spesifikasi barang/jasa, jumlah, harga, hingga lokasi pengiriman agar tidak terjadi kekeliruan. Langkah ini dapat mengurangi risiko adanya kesalah saat pihak vendor mulai memproses pesanan.
2. Gunakan Sistem Penomoran PO yang Mudah Dilacak
Beri nomor unik dengan format yang konsisten pada setiap transaksi. Dengan memberikan nomor PO yang mudah dilacak akan memudahkan tim internal melacak riwayat atau status pembelian dengan cepat.
3. Pastikan Approval Melalui Cara yang Sah
Sebelum dikirim ke vendor, PO wajib disetujui oleh pihak berwenang. Mekanisme approval ini dapat diatur berdasarkan besar kecilnya nominal, departemen terkait, jenis pengeluaran, maupun SOP perusahaan.
Bagi perusahaan dengan transaksi dalam jumlah banyak, penerapan otomatisasi persetujuan sangat membantu mengefisiensikan alur birokrasi sesuai aturan yang berlaku.
4. Arsipkan PO Bersamaan dengan Dokumen Pendukung
Dokumen PO harus tersimpan rapi agar tim keuangan dapat mencocokkannya dengan bukti penerimaan barang atau tagihan tanpa kendala. Arsip yang tertib juga membuat tim pengadaan lebih mudah memantau histori transaksi di satu tempat.
5. Awasi Status PO hingga Transaksi Tuntas
Lakukan monitoring secara berkala sampai barang atau jasa diterima serta tagihan selesai dibayar. Pembaruan status ini berguna untuk memetakan pesanan yang masih berjalan maupun yang sudah siap dilunasi.
Itulah contoh purchase order lengkap dengan tips membuatnya. Semoga informasinya bermanfaat!